Hvornår du skal bruge Teams eller chat til effektiv kommunikation

Hvis du bruger Microsoft Teams i din hverdag, har du sikkert stødt på spørgsmålet: Hvornår er det bedst at bruge Teams og kanaler, og hvornår giver det mere mening at bruge chat?

I dette blogindlæg forklarer vi forskellene mellem de to funktioner, og hvornår du bør vælge den ene fremfor den anden.

Vi går trin for trin igennem fordele og forskelle, så du kan tage bedre beslutninger om din kommunikation.

Indholdsfortegnelse

Teams vs. chat: Hvad er forskellen?

Microsoft Teams giver dig to primære måder at kommunikere på: Teams (eller mere specifikt kanaler) og chat.

Selvom de kan ligne hinanden ved første øjekast, er der store forskelle i, hvordan de fungerer, og hvad de er bedst til.

Teams:

  • Kommunikation foregår i kanaler, der tilhører et bestemt team.
  • Al information og historik i kanalerne er tilgængelig for alle medlemmer af teamet – også nye medlemmer, der senere bliver tilføjet.
  • Typisk brugt til samarbejde på større projekter eller med flere teammedlemmer.

Chat:

  • Kommunikation foregår privat mellem specifikke personer.
  • Historikken deles kun med de allerede deltagende i samtalen. Nye deltagere kan ikke se tidligere beskeder.
  • Ideelt til kortvarige samtaler eller mindre opgaver mellem få personer.

Notifikationer: Hvem bliver informeret?

En vigtig forskel mellem Teams og chat er notifikationer.

  • I Teams: Du vil kun få en notifikation om en besked, hvis du bliver nævnt med en @-omtale eller hvis du følger (abonnerer på) en kanal.
  • I chat: Notifikationer sendes automatisk, hver gang der skrives en ny besked i samtalen.

Med andre ord: Hvis du vil sikre dig, at en bestemt person ser en besked i Teams, skal du huske at omtale dem med en snabela (@).

Hvornår skal du bruge Teams?

Teams og kanaler er det rette valg, når du arbejder med mange personer eller komplekse projekter, der kræver struktureret kommunikation og koordination.

Fordele ved Teams:

  1. Fælles historik for alle medlemmer: Når du tilføjer nye medlemmer til et team, kan de se al tidligere kommunikation i kanalerne.
  2. Struktureret kommunikation: Samtaler er opdelt i tråde, hvilket gør det nemmere at holde styr på forskellige diskussioner.
  3. Samarbejde i grupper: Ideelt til projekter, opgaver eller deling af materialer mellem flere personer.

Eksempler på brug af Teams:

  • Et projektteam, der deler statusopdateringer og diskuterer specifikke opgaver.
  • En afdeling, hvor information som mødenotater og vigtige opdateringer deles med alle.

Tip: Hold tonen lidt mere formel i Teams, da informationen ofte er synlig for mange kolleger og skal være nem at forstå på længere sigt.

Hvornår skal du bruge chat?

Chatfunktionen i Teams er perfekt til hurtige samtaler og mindre opgaver mellem få personer.

Det er lidt som en digital version af at vende sig om og tale direkte med en kollega.

Fordele ved chat:

  1. Privat kommunikation: Historikken er ikke tilgængelig for nye deltagere, medmindre de var en del af samtalen fra starten.
  2. Hurtig og uformel: Ideelt til korte diskussioner eller hurtige spørgsmål.
  3. Fokus på små teams: Velegnet til samtaler med bare én eller få personer.

Eksempler på brug af chat:

  • Hurtige afklaringer med en kollega om en præsentation.
  • Et kort møde i en lille projektgruppe med to eller tre deltagere.

Tip: Hold tonen uformel og direkte i chats, da det oftest er her, de små og korte beslutninger bliver taget.

Teams eller chat? Sådan vælger du

Når du står overfor valget om at bruge enten Teams eller chat, kan du tage denne hurtige overvejelse:

  1. Hvor mange personer skal involveres?
    Få personer → Chat
    Mange personer → Teams
  2. Hvor vigtig er historikken?
    Gennemsigtig for alle → Teams
    Privat historik → Chat
  3. Hvad er formålet?
    Hurtig afklaring → Chat
    Delt viden og samarbejde → Teams

Struktureret eller flydende kommunikation

En anden væsentlig forskel er, hvordan samtaler udvikler sig:

  • I Teams (kanaler): Opslag er ofte større og mere strukturerede. Typisk starter man med et opslag, og derefter kan teammedlemmer kommentere for at diskutere indholdet.
  • I chat: Samtalen er mere dynamisk og minder om en samtale ansigt til ansigt med hurtige replikker frem og tilbage.

Konklusion

Kort fortalt handler valget mellem Teams og chat om kontekst: Skal du dele information med flere personer og sikre gennemsigtighed? Så er Teams det rette valg.

Skal du have en hurtig dialog med få personer? Så er chat vejen frem.

Ved at bruge begge funktioner effektivt kan du spare tid og forbedre samarbejdet med dine kolleger.

Husk altid at tænke over formålet med din kommunikation, og hvem det vedrører, før du vælger værktøjet.

Vil du lære mere om Microsoft Teams og blive skarp på, hvordan du udnytter platformen bedst muligt? Tilmeld dig vores Teams-kursus og bliv en mester i digitalt samarbejde!