Sådan opretter og administrerer du private teams og kanaler i Teams

Microsoft Teams er designet til at gøre samarbejde nemt og effektivt.

En af de grundlæggende ideer i Teams er, at samtaler kan foregå åbent, så alle i organisationen kan være informeret og deltage.

Men der kan være situationer, hvor du har behov for at diskutere ting i et mere privat forum, enten i et helt team eller en bestemt kanal.

I dette indlæg guider vi dig igennem, hvordan du opretter og administrerer private teams og kanaler i Teams.

Hvornår er privat indstilling nødvendig?

I Microsoft Teams kan du vælge, om et team eller en kanal skal være offentlig (tilgængelig for alle i organisationen) eller privat (kun for inviterede medlemmer).

For eksempel:

  • Du ønsker at oprette afdelingsspecifikke teams, som kun særlige medarbejdere kan tilgå.
  • Du vil diskutere sensitive projekter med en mindre gruppe personer.
  • Du har generelle teams, men ønsker enkelte lukkede samtaler inden for disse.

Ved at bruge privat-indstillinger har du kontrol over, hvem der har adgang til information, og det hjælper med at sikre fortrolighed.

Sådan opretter du et privat team

Når du opretter et nyt team i Teams, kan du vælge, om det skal være åbent for alle, eller kun en udvalgt gruppe af medarbejdere skal have adgang.

Trin-for-trin:

  1. Gå til Teams i venstre sidepanel, og klik på Opret et team.
  2. Vælg Opret et team fra bunden.
  3. Vælg Privat fra valgmulighederne.
  4. Tip: Når teamet er privat, kan kun medlemmer, du inviterer, se teamet og deltage.
  5. Giv teamet et navn, og skriv en kort beskrivelse, der angiver formålet med teamet.
  6. Klik Opret og tilføj de relevante medlemmer.

Sådan ændrer du et eksisterende team til privat

Hvis du allerede har oprettet et team, der er åbent for hele organisationen, men senere ønsker at gøre det privat, kan du nemt ændre dette.

Trin-for-trin:

  1. Klik på de tre prikker () ved siden af teamets navn.
  2. Vælg Administrer team og derefter Indstillinger.
  3. Gå til punktet under fortrolighed, og vælg Privat i stedet for offentlig.
  4. Klik på Udført for at gemme ændringerne.

Sådan opretter du en privat kanal

Mens både Teams og kanaler kan være offentlige eller private, er det værd at bemærke, at du ikke kan ændre en offentlig kanal til privat, når den først er oprettet.

Hvis du har særlige emner, du kun ønsker at dele med en mindre gruppe inden for et team, kan du oprette en helt ny privat kanal.

Trin-for-trin:

  1. Gå til det team, hvor du vil oprette den private kanal.
  2. Klik på de tre prikker () ved siden af teamets navn, og vælg Tilføj kanal.
  3. Giv kanalen et navn og en kort beskrivelse.
  4. Under fortrolighed vælger du Privat – Kun tilgængelig for en bestemt gruppe af personer på teamet.
  5. Klik på Næste og inviter de ønskede medlemmer.

Fordele ved private kanaler:

  • Mulighed for at begrænse specifikke samtaler i et ellers åbent team.
  • Kun inviterede medlemmer kan se og deltage i kanalen.

Hvordan private teams og kanaler fungerer i praksis

Forestil dig et team med 20 medlemmer, hvor du generelt ønsker at dele informationer åbent.

Men til et specifikt projekt vil du kun inkludere fire personer fra det større team.

Her vil en privat kanal være ideel.

Når du opretter den private kanal og inviterer de relevante personer:

  • Resten af teamet kan ikke se, at kanalen eksisterer.
  • Kun inviterede medlemmer har adgang til samtaler og filer i kanalen.

Husk:

Hvis du opretter en privat kanal, skal du manuelt tilføje de medlemmer, du vil give adgang.

For eksempel kan du blot vælge navne som Laura for at sikre, at hun er med i kanalen.

Opsummering

Ved hjælp af private teams og kanaler i Microsoft Teams kan du nemt styre adgangen til fortrolige samtaler og filer.

Du har nu lært:

  • Hvordan du opretter private teams og ændrer eksisterende teams.
  • Hvordan du opretter private kanaler, og hvorfor de er nyttige.

Med disse værktøjer kan du sikre, at kun de rette personer får adgang til de rigtige informationer.

Vil du blive endnu bedre til at navigere i Teams? Tilmeld dig vores Teams-kursus og få det fulde overblik over alle funktionerne i Microsoft Teams!