Planlæg møder i Teams: sådan opretter og synkroniserer du dem
Microsoft Teams er et kraftfuldt værktøj til samarbejde, og en af de vigtigste funktioner er muligheden for at planlægge og afholde møder.
I denne guide lærer du, hvordan du nemt opretter møder, synkroniserer dem med Outlook-kalenderen og håndterer deltagerne – alt sammen direkte i Teams!
Indholdsfortegnelse
Introduktion til mødeplanlægning i Teams
Når du arbejder i Teams, kan du bruge kalenderfunktionen til at oprette og administrere møder.
Det smarte ved Teams er, at det er fuldt integreret med Outlook, så du altid arbejder i den samme kalender, uanset hvilken app du bruger.
Her gennemgår vi trin-for-trin, hvordan du planlægger et møde, inviterer deltagere og bruger en praktisk planlægningsassistent til at finde det bedste tidspunkt.
Hvor finder jeg kalenderen?
- Klik på Kalender-knappen i venstre menu i Teams.Dette åbner din kalender, som ligner kalenderen i Outlook.
- Kalenderen i Teams er synkroniseret med din Outlook-kalender. Det betyder:
Sådan opretter du et møde i Teams
Der er to muligheder for at oprette et nyt møde i Teams:
Mulighed 1: Klik direkte i kalenderen
- Vælg det ønskede tidspunkt i kalenderen.
- Klik for at starte mødeoprettelsen.
Mulighed 2: Brug knappen “Nyt møde”
Udfyld mødeinformationerne
- Giv mødet en titel. Dette skal være kort og fortælle, hvad mødet handler om.Eksempel: “Statusmøde – Q4 opdateringer”
- Tilføj deltagere.
- Brug planlægningsassistenten.
- Klik på “Planlægningsassistent” for at få et visuelt overblik over deltagernes kalendere.
- Her kan du se, hvornår folk har tid, og vælge det mest passende tidspunkt.
Tilpas mødet
Inden du sender din invitation, kan du gøre dit møde endnu mere effektivt:
- Gentag mødet: Vælg, om mødet skal gentages dagligt, ugentligt osv.
- Tilføj en placering: Hvis det er et fysisk møde, kan du angive lokationen.
- Del detaljer: Skriv oplysninger, dagsordener eller andet, der hjælper deltagerne med at forberede sig.
Når det hele ser godt ud, klikker du på “Send”.
Nu er mødet oprettet og vises i kalenderen hos både dig og deltagerne.
Hvad sker der, når deltagerne modtager invitationen?
Når du sender mødeinvitationen:
- Deltagerne modtager en notifikation i deres Teams-app og i deres Outlook.
- Indtil de accepterer, vises mødet med stiblede linjer i deres kalender.
Sådan ser det ud, når mødet er accepteret
Når en deltager accepterer mødet:
- Alle får besked, og mødet opdateres i kalenderen.
- Inden mødet starter, får både du og deltagerne en påmindelse, ligesom i Outlook.
Opsummering
Med Microsoft Teams kan du nemt planlægge møder, tilpasse detaljer og finde de bedste tidspunkter via planlægningsassistenten.
Og fordi alting er synkroniseret med Outlook, slipper du for dobbeltarbejde.
Start med at bruge kalenderen i Teams, og oplev, hvordan mødeplanlægning bliver mere overskuelig!
Er du klar til at lære endnu mere om Teams? Tilmeld dig vores Teams-kursus hos Proximo og bliv en mester i digitalt samarbejde!