Gem Excel som PDF (eller PDF til Excel)

Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.

Du ved det nok allerede, men PDF er et fantastisk format når du f.eks. skal dele en fil. Formateringen forbliver ens uanset styresystem og udprint.

Som i de andre Office-programmer, kan du gemme eller konvertere dine Excel-filer som PDF – helt uden at skulle bruge anden software eller tilføjelsesprogrammer.

Det er straks mere udfordrende, hvis du vil konvertere indhold i en PDF-fil til et Excel-ark 😰 – men bare rolig – du får nu nogle fif, som forhåbentligt kan bringe dig i mål.

I denne artikel vil jeg vise dig hvordan du laver din Excel-fil om til en PDF-fil og den anden vej rundt: PDF-fil til Excel-fil.

*Denne artikel er lavet i Excel 2019 til Windows, men gælder også for Excel 2010, 2013 og 2016.
Læs alt om Office 2019/Office 365 og opgrader din Office version her.

Excel-fil til PDF-fil

Den nemme vej er at gemme Excel-filer som PDF-filer.

Når du er klar til at gemme din projektmappe i Excel – så går du ind under fanen ‘Filer’ og klikker på ‘Gem som’.

Herefter vælger du ‘PDF’ under ‘filtype’:

Vælg PDF som filtype

For at vælge om du ønsker at publicere en markering, de aktive ark eller hele projektmappen, klikker du på knappen ‘Indstillinger’:

gem Excel som PDF

Når du har valgt det du ønsker i dialogboksen, klikker du ‘OK’.

Herefter vælger du ‘Gem’ hvorefter din Excel-fil nu bliver gemt som en PDF – enten markeringen eller hele projektmappen, alt efter hvad du har valgt.

Dialogboksen 'Indstillinger'

PDF-fil til Excel-fil

Når vi i stedet vil have en PDF-fil over i en Excel-fil, er det noget mere problematisk. Her bliver man nødt til at være kreativ, men også realistisk.

Afhængig af PDF-filen kan det nemlig være alt fra lidt bøvlet til tæt på umuligt.

Jeg vil nu præsentere tre forskellige måder at konvertere din PDF til Excel. Løsningerne indbefatter Excel selv, Word og Adobe Acrobat – vælg den som giver mest mening for dig.

1: Adobe Acrobat

Den mest oplagte og bedste mulighed er, at bruge ‘Adobe Acrobat’.

Denne klarer arbejdet langt bedst, men er PDF-filen kompleks vil der stadigvæk være tilretninger.

Ulempen er selvfølgelig at det er et separat program, som du muligvis ikke har. Det er et program, som kræver abonnement, men man kan nogle gange få en 30-dages prøveversion.

Du finder mere information her.

Sådan gør du:

1: Åbn din PDF i programmet

2: Klik på værktøjet “Eksport PDF” i panelet til højre.

3: Her vælger du Regneark efterfulgt af Microsoft Excel-projektmappe.

4: Klik på ‘Eksportér’

5: Gem og navngiv din konverterede Excel-fil.

-Og så er du i mål!

Tip: Du kan også benytte andre PDF-programmer, men disse koster ofte også penge. Her anbefaler flere ‘Nitro Pro’.

2: Copy-paste

Du kan manuelt kopiere indholdet direkte fra PDF til Excel.

Dette kan være en mulighed hvis PDF-filen er arrangeret som f.eks. en fin tabel. Er dette ikke tilfældet, så kan dette ret omfattende og måske ikke den bedste idé.

Problemet ved denne fremgangsmåde er, at Excel importerer pdf-filen rækkevis, men ignorerer kolonnerne. Derfor vil du nok i bedste fald få indsat et mellemrum mellem det, som før var kolonner.

Det er et problem, hvis der i forvejen er mellemrum i teksten i cellerne. Så har man ingen mulighed for manuelt, med makro eller med VB at adskille kolonnerne. Hermed får du et noget mere omfattende copy-paste arbejde.

Sådan gør du:

1: Åbn PDF-filen

2: Marker alt med genvejstasten CTRL + A

3: Kopiér nu det med genvejstasten CTRL + C

4: Gå til Excel og indsæt indholdet med genvejstasten CTRL + V

3: Gennem Word

Du kan også åbne din PDF-fil med Word og herfra copy-paste fra Word til Excel.

Fordelen ved dette er, at Word rent faktisk kan åbne pdf-filer og de bliver automatisk indsat som en tabel.

Herfra kan man kopiere tabellen ind i et tomt regneark.

Igen vil der være rettelser – men du kan undgå nogle af problemerne, som du ellers ville møde ved at kopiere direkte fra PDF til Excel.

Sådan gør du:

1: Åbn PDF-filen i Word

2: Marker alt med genvejstasten CTRL + A

3: Kopiér nu det med genvejstasten CTRL + C

4: Gå til Excel og indsæt indholdet med genvejstasten CTRL + V

Sådan!

Du har nu lært at eksportere din Excel-fil til PDF-format og fået nogle bud på, hvordan du får en PDF-fil tryllet om til en Excel-fil.

Det er ikke let og problemfrit, men du kan stå i en situation hvor det er forsøgene værd.

God fornøjelse!