VOPSLAG i Excel

Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.

Har du regneark med større datamængder, kan det være tidskrævende og uoverskueligt at sidde og ’slå op’ manuelt.

Kort sagt upraktisk og spild af tid.

For der er kyndig hjælp at hente i Excel, som klarer det beskidte arbejde hurtigt og effektivt.

Excels funktion VOPSLAG udfører et horisontalt opslag.

Måske har du allerede læst vores artikel om LOPSLAG (VLOOKUP)  – dette er en søster til VOPSLAG (HLOOKUP), som vi nu ser nærmere på.

Det er ikke så svært – Du får nu en rundtur og guide til hvordan du helt basalt bruger VOPSLAG med et par eksempler.

Hvad bruges VOPSLAG til?

VOPSLAG-funktionen er enkel at bruge, men kan være et genialt opslagsværk at mestre.

V’et står her for ‘Vandret’, hvor du søger i rækker.

Det betyder, at VOPSLAG bruges når sammenligningsværdierne findes i en række øverst i en datatabel, og du vil søge i et bestemt antal rækker.

Du angiver/søger efter en værdi hvorefter funktionen returnerer værdiens resultat i den samme kolonne eller række, du angiver i tabellen eller matrixen. Du kan f.eks. få funktionen til at returnere værdien af den 37. celle i kolonne B.

Det virker måske ikke så imponerende og noget, som du selv bare kunne gøre.

Men prøv alligevel at læse med og endnu bedre: Download vores øvelsesfil og følg med.

VOPSLAG kommer rigtig til sin ret, når den kombineres med andre funktioner. Bare vent, jeg forklarer om lidt!

Kasper Langmann, Partner i Proximo

Download øvelsesfilen

Inden du går i gang med resten af guiden, så download øvelsesfilen og følg de trin jeg viser dig.

Download øvelsesfil

Sådan bruges VOPSLAG

Som alle andre funktioner i Excel, har VOPSLAG en syntaks.

Syntaks dækker over, hvad du putter ind i funktionen for at få et resultat.

Syntaksen for VOPSLAG-funktionen er:

=VOPSLAG (opslagsværdi;tabelmatrix;rækkeindeksnr;[intervalopslag])

Syntaks for VOPSLAG
  • Her er tre argumenter påkrævede, mens det sidste i [] er valgfrit.

Argumenterne betyder:

  • Opslagsværdi: Værdien, du leder efter, i første række i tabellen.
  • Tabelmatrix: To eller flere rækker af data, som er sorteret i stigende rækkefølge. Excel skal vide at den skal søge i denne datatabel.
  • Rækkeindeks: Rækkenummeret i tabellen hvorfra Excel vil returnere data fra.
  • Intervalopslag: Valgfri. Den afgør, om du leder efter et eksakt match baseret på opslagsværdien.
    • Skriv ”FALSK” for at finde et eksakt match.
    • Skriv ”SAND” for at finde et tilnærmelsesvist match, hvilket betyder, hvis et eksakt match ikke bliver fundet, vil den tage den næststørste værdi, som er mindre end opslagsværdien.
    • Hvis dette parameter udelades, vil den vise et tilnærmelsesvis match.

Eksempel:

Vi har et regneark med en lagerstatus på nogle varenumre. Her er oplyst antal og købspris.

Her vil vi gerne kunne slå prisen op på det enkelte varenummer.

Eksempel på data til VOPSLAG

Her bruger vi alle fire argumenter:

Eksempel på VOPSLAG
  1. Det vi vil søge efter er varenr. – her indtastet i celle C9.
  2. Vi vil søge i matrixen C3:P5 – fra første varenr og så ned til sidste købspris.
  3. Excel skal returnere værdien i 3. række (købspris) – derfor sætter vi rækkeindeks til 3.
  4. Vi ønsker et eksakt match, hvorfor det er vigtigt at angive ‘Intervalopslag’ til falsk.
Resultat på eksempel med VOPSLAG

Herefter slår Excel varenr 15032 op i tabellen og returnere prisen i række tre, som her er 180.

VOPSLAG sammen med andre funktioner

Du kan afhængigt af situationen sætte VOPSLAG sammen med andre funktioner i Excel  – f.eks. ‘SAMMENLIGN’ og ‘HVIS’.

Vi prøver lige at se på begge funktioner med et par hurtige eksempler:

Funktionen SAMMENLIGN

Funktionen SAMMENLIGN finder en celle med indhold, der matcher et søgeudtryk, og returnerer den relative placering af den celle.

For at det kan lykkes at flette SAMMENLIGN ind i dette eksempel, skal der stå ‘Købspris’ i B10 som der gør i B5.

Dette er nødvendigt da det er dette søgeudtryk, som funktionen her søger efter.

Herefter laver vi en formel som kommer til at se sådan her ud i dette tilfælde:

Eksempel med VOPSLAG og SAMMENLIGN

VOPSLAG er den samme som før, udover at rækkeindeks nu har SAMMENLIGN-funktionen i stedet.

Her er opslagsværdien sat til ‘Købspris’ i B10, som den så slå op i vores tabel ovenover (B3:B5). Sammenligningstypen er sat til 0, da vi ønsker et eksakt match på vores opslag.

Du ser formlen her:

Eksempel med SAMMENLIGN - formlen

Vi får nu samme resultat som før i eksemplet.

Det der sker, er som sagt at SAMMENLIGN returnerer købsprisens position og erstatter den med række, du manuelt skulle sætte.

Derfor behøver du ikke slå op hvilken række Købspris er i.

I dette tilfælde er det ikke det mest krævende, men hvis du i et andet tilfælde havde mange rækker at søge efter, ville sagen være en anden. Her ville du blot kunne indtaste søgekriteriet.

F.eks. hvis vi i stedet bare indtaster ‘Antal’ i B10, fås antallet nu fra tabellen:

Eksempel med SAMMENLIGN og 'Antal'

Funktionen HVIS

Funktionen HVIS bruges også flittigt sammen med opslagsfunktioner.

HVIS giver egentligt to scenarier: Hvis sandt så gør A, ellers gør B.

Hvis vi samtidigt vil kunne se ‘Antal’, når vi slår varenr. op for købspriserne, så kan vi indsætte funktionen HVIS:

Eksempel med HVIS og VOPSLAG

Her omslutter vi VOPSLAGET med HVIS, hvor vi i VOPSLAG kigger i 2. række efter antal.

Her angiver HVIS efterfølgende, at hvis antallet er større end 10 er det sandt og teksten ‘HØJ LAGERBEHOLDNING’ returneres.

Er antallet derimod under 10, er værdien falsk og teksten ‘LAV LAGERBEHOLDNING’ returneres.

-og i dette eksempel er det falsk:

Eksempel med HVIS

Du har nu fået to forslag til funktioner VOPSLAG kan kobles sammen med – det er oplagt at du prøver dem af i øvelsesfilen.

Inden vi runder af, er der dog en sidste ting som jeg synes er oplagt at se nærmere på, som vil kunne gøre VOPSLAG bedre:

Datavalidering – din vej til simple opslag

At skulle indtaste det, vi ønsker at slå op, tager både tid, men giver også anledning til fejl.

Her kan datavalidering hjælpe dig.

Der er mange måder, du kan bruge Excels datavalidering til at gøre processen lettere på, men vi holder os til en: Listen.

Kasper Langmann, Partner i Proximo

1: Klik i den celle, som du ønsker datavalideringen i – her C9 – og gå derefter fanen ‘Data’ på båndet. Klik her på ‘Datavalidering’, og vælg ‘Datavalidering‘:

Datavalidering

2: I dialogboksen ændrer du rullemenuen ‘Tillad’ til ‘Liste’.
Vælg derefter kilden, som her er varenr intervallet ‘=$C$3:$P$3’

Eksempel på datavalidering

3: Når vi klikker ‘OK’ får vi en rullemenu, som indeholder alle markerede varenumre.
Når du vælger et nyt navn fra listen, opdateres prisen samtidigt.

Nemt ikke?

Du kan oprette flere rullemenuer hvis du ønsker det!

Eksempel på datavalidering / rullemenu

Sådan!

Som du kan se, er VOPSLAG en fantastisk funktion, når dine data er arrangeret vandret.

Brug VOPSLAG sammen med andre funktioner og datavalidering for at gøre det til et endnu mere kraftfuldt værktøj!

Vil du lære mere omkring søgning og opslagsfunktioner

Har du fået blod på tanden og ønsker at læse mere omkring Excels søgefunktioner?

-Intet problem!

Lær om den lodrette udgave af VOPSLAG, kaldet LOPSLAG på 5 minutter: Her får du en hurtig 4 trins guide i LOPSLAG.

VOPSLAG OG LOPSLAG har også en stærk storebror, XOPSLAG, som kombinerer de to: Her får du en introduktion til XOPSLAG

Jeg gav også et eksempel med funktionen HVISden kan du få en introduktion til her

Eller vil du vide mere om SAMMENLIGN – Så får du en komplet guide her

Der er nok at lære, men jeg lover dig at det vil lette dit arbejde i Excel, at have kørekort i opslagsfunktionerne og søgninger.

Hvis du er ved at blive lidt rundtosset af alle de opslagsfunktioner, så kan jeg anbefale dig at se nærmere på vores kursus ‘Opslag’:

Her vil du lærer alt om opslag, herunder også INDEKS + SAMMENLIGN