Sådan finder du forsvundne emails i Outlook – trin for trin

Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.

I dag modtager vi utroligt mange mails – nogle kan vi slette med det samme, mens andre gemmes.

Der kan være flere grunde til, at dine mails forsvinder i Outlook. Også afhængigt af hvor Outlook henter mails’ene fra.

Under alle omstændigheder er det nervepirrende, hvis det ikke er noget som du har kontrol over.

Overordnet er der to muligheder: At det er blevet arkiveret eller slettet.

Jeg vil nu give et par bud på, hvad du kan gøre i begge scenarier og hvor du kan kigge.

*Denne artikel er skrevet i Outlook 2019 til Windows, men gælder også for Outlook 2010, 2013 og 2016.
Læs alt om Office 2019/Office 365 og opgrader din Office version her.

Kig på din mailkonto

Outlook er en e-mailklient, hvor mails’ene kan komme fra mange typer konti.

Her skal vi have afklaret i første omgang, om det er Outlook som er “problemet”.

Derfor skal du tjekke om mails’ene kun er væk i Outlook.

Hvis du stadig kan finde dine gamle mails på din mailkonto / webmail (f.eks. Microsoft mail konto (hotmail, live.dk, outlook.dk) eller gmail), så er årsagen ofte, at dit mailprogram er konfigureret til kun at gemme mails i en kortere periode. 

Hvis du heller ikke kan finde mails’ene på den oprindelige mailkonto, er det ikke Outlook som skal fixes, men du skal i stedet søge hjælp hos den konkrete mailservice.

Er det kun Outlook, kan der være sket noget med indstillingerne.

Her har jeg et par konkrete steder at søge i første omgang.

Prøv dem inden du går mere alvorligt til værks og fjerner og tilføjer mailkonti til Outlook igen, for at nulstille indstillingerne.

Vi kigger nu nærmere på arkivering og sletning i Outlook:

Arkivering

Der kan være forskellige grunde til at dine mails er blevet arkiveret / flyttet fra indbakken.

Det kan f.eks. være blevet markeret som uønsket post eller der kan være opsat en automatisk arkivering.

‘Uønsket post’ / SPAM

Man kan manuelt blokere afsendere, men du kan også ved en fejl komme til at markere mails som uønsket / SPAM.

Derfor start med at kigge i mapperne, som enten hedder ‘SPAM’ / ‘Uønsket mail’.

Er du så heldig at den er her, kan du flytte den tilbage hvor den hører til, ved at højreklikke på mailen og vælge ‘Flyt’:

Flyt mail

Automatisk arkivering

I Outlook kan du få hjælp til at rydde op i dine forskellige mapper.

Her kan du opsætte således at der sker en automatisk arkivering – og måske er denne aktiv og arkiverer mails’ene i en eller anden mappe.

Du tjekker det sådan:

1: Vælg ‘Indstillinger’ under ‘Filer’, hvorefter du vælger avancerede indstillinger’.

2: Her finder du ‘Autoarkivér’ og klikker på ‘Indstillinger for autoarkivering…’:

Autoarkiver

3: Her får du et dialogvindue med forskellige muligheder for indstillinger.

Her kan der være aktiveret i en specifik mappe.

Hvis dette er tilfældet, skal du kigge i denne mappe!

Automatisk sletning

Er der ingen tegn på arkivering, tyder det på, at mails’ene bliver slettet.

Dette kan også ske fra samme dialogboks under Autoarkivering, manuelt eller ved hjælp af en opsat politik.

Tjek opsatte politikker

At mails bliver slettet, kan som sagt skyldes opsatte politikker.

Du kan opsætte politikker i Outlook, hvor dine mails automatisk bliver slettet i dine personlige mapper.

Her kan du prøve at tjekke om der er opsat automatisk sletning af e-mails i den pågældende mappe.

Det gør du under ‘Tildel politik’ i menulinjen:

Opret politikker for automatisk sletning

Dukker mulighederne ikke allerede op her, så klik på  ‘Angiv mappepolitik…’:

Angiv mappepolitik

Her kan du sætte indstillingen til aldrig at slette.

Mulig redning: ‘Genoprettelige elementer’

Det er selvfølgelig oplagt at starte med at kigge i ‘Slettet post’ – det har du sikkert gjort, men jeg nævner det lige for en god ordens skyld.

Hvis du vil gendanne en mail herfra, gør du som ved Uønsket post:

Højreklikker på mailen, som du ønsker at gendanne og flyt den tilbage i indbakken, eller hvilken som helst anden mappe.

Hvis mailen ikke er i Slettet post, kan du have et skud mere for at gendanne.

Det du her skal gøre er, at du søger efter en skjult mappe, som findes hvis du har mappen Slettet post (ikke ‘Papirkurv’)

– nemlig mappen Genoprettelige elementer

Du finder mappen Genoprettelige elementer, ved at gå til mappen Slettet post i listen.

Her skal du under fanen hjem, vælge du ‘Genopret slettede elementer fra serveren’:

Genopret slettede elementer
Herefter får du mulighed for at markere elementer, som du ønsker at gendanne.
De elementer som gendannes, lander i mappen ‘Slettet post’ – herfra kan du endelig gendanne og flytte mails til andre mapper.

Du kan læse mere om det i denne artikel

Hvis du stadig ikke kan finde dine mails

Der kan være sket mange ting, som gør at du nu ikke har dine mails og har intet virker med arkivering eller slettet post, må du have nulstillet dine indstillinger.

Det kan du gøre ved at tilføje en ny Outlook-profil og geninstallere din mailkonto.

Ja, det løser jo ikke problemet med at finde dine forsvundne mails, men dette er stadigvæk en god idé for at løse problemet fremadrettet.

Din profil indeholder nemlig dine Outlook-indstillinger. Lejlighedsvis kan disse blive beskadiget af en eller flere årsager.

Men angående dine nuværende forsvundne mails:

Du har dog stadigvæk dine mails på din oprindelige mailkonto.

-og muligvis eller en anden mulighed:

Hvis du har Exchange eller IMAP-konto, vil servere automatisk arkivere dine mails. 

Så har dine mails været inde omkring indbakken og hvis du har en Exchange-konto, kan du kontakte din administrator og få adgang til dine arkiverede mails.

Sådan!

Du har nu fået nogle bud på hvorfor dine mails forsvinder i Outlook – og hvordan du kan finde dem igen.

Herudover hvilke indstillinger, som du med fordel kan se nærmere på, så du undgår samme problemer i fremtiden.

Når mails’ene i stedet aldrig frem ?

Det skyldes nogle andre problemer, hvis Outlook ikke henter dine mails.

Du kan læse denne artikel og få nogle bud på, hvordan du fikser dét problem.