Kom i gang med Outlooks kalender og få en nem hverdag på 5 minutter

Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.

Du har sikkert åbnet Outlooks kalender før… Eller også har du været tvunget til det i forbindelse med dit arbejde.

Men har du svært ved at finde hoved og hale i den?

Er du træt af at andre får så meget ud af kalenderen, når du ikke selv gør?

Så læs denne guide, og vær godt i gang med Outlook kalenderen allerede om 5 minutter ⏱️

Hvad vil du lære?

Outlook indeholder flere områder, og du bruger allerede den primære: Email 

Men de andre sider af Outlook indeholder funktioner der kan give dig et produktivt arbejdsliv med masser af overblik. Du skal bare række ud og gribe mulighederne.

I denne guide får du en dybdegående introduktion til en af de store områder i Outlook, nemlig kalenderen.

Kalenderen i Outlook fungerer ligesom den gode gamle kalender du ajourførte i hånden ✏️

Outlooks version er blot digital…

Det betyder at den aldrig bliver væk, og at den selv kan kommunikere med andres kalendere! Smart, ikke?

Outlooks kalender kan en masse ting, men her lærer du de vigtigste for at komme godt i gang:

• At oprette og redigere aftaler
• At ændre visningen i Outlook så den passer til dig
• Invitere til møder
• Synkronisere med telefon og andre online-kalendere

Lad os komme i gang

Aftaler er en den primære funktion du bruger i kalenderen – så prøv først at opret en aftale.

Trin 1

Dobbelt venstreklik ved det tidspunkt hvor aftalen skal begynde.

Trin 2

I det nye vindue, gør da følgende:

1. Skriv en titel på aftalen
2. Definer tid og dato
3. Definere hvor aftalen finder sted
4. Beskriv aftalen mere dybdegående
5. Klik på ‘Gem og luk’ når du er færdig

Trin 3

Det var rimelig nemt, ikke?

Se nu aftalen i din kalender!

Pssst!… Du kan flytte på aftalen ved at holde venstre musetast nede og trække aftalen til et andet tidspunkt.

Afhængigt af hvordan du har indstillet din Outlook kalender fra starten, kan den se vidt forskellig ud.

Vælg den kalender-visning som passer bedst til dig.

Skift visning i ‘Hjem’ fanen.

1. Vælg ‘Dag’ hvis du vil se 1 dag ad gangen.
2. Vælg ‘Arbejdsuge’ for at se mandag til fredag
3. Vælg ‘Uge’ for at se hele ugen, inklusive lørdag og søndag
4. Vælg ‘Måned’ for at få et overblik over alle dage i hele måneden

Flere muligheder for visning

For mere avancerede visningsmuligheder, gå til fanen ‘Vis’.

Her har du blandt andet mulighed for at skifte til listevisning, hvor du får vist alle dine aftaler på en lang liste, i stedet for i kalender-form.

Længere til højre på båndet har du mulighed for at ændre hvordan skærmen ser ud ved at tilføje og fjerne forskellige ruder og paneler.

Du kan eksempelvis få vist dine opgaver i højre side af kalenderen, hvilket hjælper dig hvis du bruger Outlooks opgavefunktion.

En stor del af det vi alle bruger Outlook til, er at invitere folk til møder.

Følg disse 3 trin – så har du inviteret til dit første møde om under 1 minut ⏱️

Trin 1

Gå til fanen ‘Hjem’ og klik på ‘Nyt møde’.

Trin 2

Indtast følgende:

1. Titlen på mødeinvitationen (så folk ved hvad de bliver inviteret til)
2. Her indtaster du hvem du vil invitere med til mødet (i feltet ‘Valgfri’ kan du invitere folk som ikke nødvendigvis skal deltage)
3. Vælg tid og dato for mødet
4. Indtast hvor mødet finder sted

Derudover kan du også indtaste en beskrivelse af mødet, så deltagerne er 100% klar over hvad de skal forberede, og hvad der skal ske. I beskrivelsen kan du med fordel skrive mødeagendaen.

Trin 3

Tryk nu på ‘Send’.

Nu er din mødeindkaldelse sendt ud til modtagerne, og de ser aftalen i deres kalender (ligesom på billedet herunder).

De har også modtaget en indkaldelse via email, som de kan besvare ✔️

Er du tit på farten?

Eller bruger du både Outlooks kalender OG en anden online-kalender?

Så læs her hvordan du synkroniserer Outlook med forskellige enheder og programmer.

Synkroniser kalender med iPhone

Du kan opsætte din Outlook-konto på din iPhone så du kan tilgå kontakter, skrive emails og bruge kalenderen mens du er på farten.

Jeg har skrevet en hel guide til hvordan du opsætter Outlook på din iPhone! Læs den her.

Synkroniser kalender med Android

Har du Android? Så skal du da ikke snydes!

Jeg har da også en guide til opsætning af Outlook på din Android smartphone. Læs den her.

Synkroniser med Google kalender  ️

Hvis du bruger flere kalendere, kan du med fordel synkronisere dem sammen, så det du skriver i Outlook bliver ført over i den anden kalender, og omvendt.

Dette kræver dog en særlig synkronisering – og det er ikke alle online-kalendere du kan gøre det med.

Du kan dog gøre det med Google kalender, som er en af verdens mest anvendte online-kalendere.

Læs min guide til at synkronisere Outlook kalender og Google kalender.

Del din Outlook kalender med dine kolleger

Din Outlook kalender er som udgangspunkt 100% offentlig, så andre i din organisation kan se dine aftaler.

Du kan ændre tilladelserne til at kigge i din kalender.

For eksempel, så nogle kolleger kan se det hele, andre kan se lidt og resten ikke kan se en dyt.

Eller at ingen kan se noget som helst i din kalender…

Du bestemmer selv hvordan du vil skrue det sammen, og du lærer præcist hvordan i min guide her.

I denne guide har du lært at oprette aftaler i kalenderen, og at invitere dine kolleger (+ andre) til møder.

Du har også lært at tilpasse visningen og layoutet af din kalender, så det passer til dig.

Og til sidst lærte du at synkronisere din Outlook kalender med Google kalenderen og din iPhone.

Nu er du klar til at bruge kalenderen i den virkelige verden, og få en produktiv hverdag, samt et bedre overblik over dit arbejdsliv.