Lær at oprette og ændre mødeindkaldelser i Outlook – trin for trin
Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.
I Outlook kan du indkalde andre personer til et møde. Hvis den indkaldte accepterer, registrerer Outlook mødet og reserverer tid i jer begges kalendere.
Udover at mødeindkalde, kan der her også vedhæftes filer såsom dagsordner.
Dette gør det let at finde, fremfor blot en mail inden mødet.
Sidst men ikke mindst, kan Outlooks planlægningsassistent hjælpe dig med at vælge det bedste tidspunkt og sted for mødet, så du får nøglepersonerne med.
Vi ser nu nærmere på, hvordan du hurtigt kan oprette en mødeindkaldelse i Outlook.
Indholdsfortegnelse
1: Opret et møde
Du kan oprette et møde på forskellig vis i Outlook, afhængigt af hvor du er.
Du kan oprette møde fra din kalender, indbakke og i en mail fra indbakken.
Via kalenderen
Det giver nok sig selv, men du kan oprette et møde i din Outlook kalender.
Herfra kan du blot klikke på knappen:
Eller brug tastaturgenvejen CTRL + SKIFT + Q.
Kasper Langmann, Partner i ProximoVia indbakken
Fra indbakken kan du oprette en mødeindkaldelse under ‘Nye elementer’, i fanen ‘Hjem’
– eller også ved hjælp af tastaturgenvejen CTRL + SKIFT + Q.
Via mail i indbakken
Har du fået en mail, som du gerne vil besvare med en mødeindkaldelse, kan du også det.
Dette kan gøres på to måder, afhængigt af om mailen er åbnet i eget vindue eller ej.
Har du blot klikket på mailen, vil du under fanen ‘hjem’ kunne vælge at besvare med et møde:
Når du har mailen åbnet i eget vindue, vælger du blot i stedet at oprette et møde under prikkerne:
2: Invitér deltagere
Når du opretter et møde, kan du føje deltagere til mødet ved at indtaste dem i feltet ’til’ eller i ‘Obligatorisk’ og ‘valgfrit’ i mødet (du kan også finde dem i menuen via adressebogen osv.).
Men du har også en anden mulighed; hvis du har en Microsoft 365 eller en Exchange-konto, kan du her bruge Outlooks ‘Planlægningsassistent.
Denne har sin egen fane. Her kan du enten skrive deltagernes navne/ e-mails eller klikke på knappen ‘Tilføj deltagere’ for at få vist adressekartoteket.
Her kan du klikke på ikonet ud for en deltagers navn for at markere denne. Enten som en nødvendig deltager ,valgfri deltager eller en ressource.
Når du begynder at skrive en deltagers navn, giver Outlook forslag til dig baseret på de personer, som du for nylig har haft kontakt med.
Kasper Langmann, Partner i Proximo3: Tilføj data til mødet
Du har nu en mødeindkaldelse og deltagerne. Nu mangler du bare information omkring mødet. Du skal nu have lavet indholdet.
Her kan du angive
- ‘Titel’ / ‘Emne’
- Starttidspunkt og sluttidspunkt – evt. gentagelse
- Sted
Har du adgang til ‘Planlægningsassistent’, kan du her klikke på ‘Lokalesøgning’ for at kontrollere hvilke lokaler, som er ledige og reservere dem.
Kasper Langmann, Partner i ProximoHerefter kan du skrive en agenda eller anden tekst i mødeindkaldelsen, som i en ganske almindelig mail.
Her kan du også vedhæfte en fil. Det gøres under fanen ‘Indsæt’ hvor du herefter kan vælge den fil, som skal tilføjes (du kan også indsætte et billede eller andet):
Herefter er du klar til at sende invitationen afsted!
Sådan redigerer du et møde
Du kan redigere / opdatere din mødeindkaldelse og også føje flere personer til et eksisterende møde.
Du dobbeltklikker blot på eksisterende møder og redigere dem.
Her kan du også invitere personer til eksisterende møder på samme måde, som du gjorde da du oprettede mødet.
Hvis du ikke har oprettet mødet og vil invitere, skal du videresende mødeindkaldelsen.
Sådan!
Du er nu klædt på til at oprette møder i Outlook.
- Du har lært at oprette dem fra forskellige steder – og via genvejstasten
- Du kan invitere personerne til møderne og tilføje et sted – har du planlægningsassistent ved du nu hvordan du booker et lokale!
- Du kan udfylde informationerne og vedhæfte elementer til møderne
- Du kan redigere møderne og tilføje nye deltagere til dem.