Gendan Excel-fil

Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.

Du har brugt timer i dit regneark og pludselig lukker programmet uventet ned.

I kampens hede har du måske ikke fået gemt så hyppigt, som du nu godt kunne have drømt om.

At miste sit arbejde er drøn-irriterende.

Her er der heldigvis forskellige måder i Excel, hvorpå du kan gendanne din Excel-fil, så tabet bliver minimalt.

I denne artikel ser vi således nærmere på, hvordan du kan gendanne Excel-filer.

*Denne artikel er skrevet i Excel 2019 til Windows, men gælder også for Excel 2010, 2013 og 2016.
Læs alt om Office 2019/Office 365 og opgrader din Office version her.

Automatisk lagring

Dette er den sikreste måde, hvor du har den største mulighed for at forhindre tabt arbejde.

Det kræver dog at du har et Office-365-abonnement.

Her har du mulighed for at benytte funktionen ‘Automatisk lagring’, som automatisk gemmer din Excel-fil med få sekunders mellemrum, mens du arbejder.

Automatisk lagring er som standard slået til i Office 365.

Her gemmes dine filer online i skyen hos OneDriveOneDrive for Business eller SharePoint Online.

Derfor skal du således have enten OneDrive eller SharePoint, udover dit 365-abonnement, før du kan bruge denne funktion.

Du kan hurtigt se om funktionen er aktivt i Excel – du kigger øverst i programmets grønne bjælke:

Automatisk lagring

Hvis den ser ud som ovenstående er automatisk lagring aktivt.

Hvis det derimod ser sådan her ud, så er automatisk lagring ikke aktiveret:

Automatisk lagring ikke aktiv

Ønsker du at aktivere/deaktivere lagringen i det pågældende dokument, kan du blot klikke på feltet – herefter skifter den!

Hvis du ønsker en permanent standard som aktiv (eller deaktiveret), skal du konfigurere de generelle indstillinger – læs mere i infoboksen herunder.

BEMÆRK: Hvis filen er gemt et andet sted end OneDrive eller SharePoint Online, eller slet ikke er blevet gemt endnu, så er automatisk lagring deaktiveret.

Aktiver / deaktiver ‘Automatisk lagring’ som standard

Du kan konfigurere de generelle indstillinger for automatisk lagring, som du ønsker standarden skal være i dine dokumenter.

Det gør du ved at gå til fanen ‘Filer’, vælge ‘Indstillinger’ og herefter ‘Gem’.

Her tilføjer / fjerner du markering i afkrydsningsfeltet ud for ‘Automatisk lagring af OneDrive- og SharePoint Online-filer til i Excel som standard’.

Genstart Excel og så træder ændringen i kraft.

Du kan stadigvæk manuelt styre ‘Automatisk lagring’ i de individuelle regneark, som vist ovenover.

Dokumentgenoprettelse

Det næstbedste du kan prøve, erDokumentgendannelse’ som findes i Office.

Det kræver at ‘Automatisk gendannelse’ ikke er deaktiveret! Jeg viser hvordan du tjekker om lidt.

Når f.eks. Excel lukkes uventet, åbner Dokumentgendannelse automatisk, næste gang du åbner Excel.

Hermed har du stadigvæk en chance for at få (noget af) dit arbejde med dine seneste ændringer tilbage.

Når du åbner Excel igen efter et nedbrud, dukker ruden med Dokumentgendannelse op ude i siden, hvor du ser en liste med de tilgængelige filer:

Dokumentgenoprettelse i Excel

Hvis du kan se flere filer eller versioner på listen og ikke er sikker på hvilke(n) du ønsker at gemme, kan du se dato og tidspunkt for oprettelse af alle på listen.

Versionen med det seneste tidspunkt er den med flest af dine ændringer.

(Du kan også klikke på hvert enkelt dokument på listen og gennemgå det)

Aktiver / deaktiver ‘Automatisk gendannelse’

For at du har chancen for Dokumentgendannelse, skal ‘Automatisk gendannelse’ være aktiveret, samt hvor ofte der skal gemmes til gendannelse.

Support til Power BI Pro

Du finder indstillingen under ‘Indstillinger’ i fanen ‘Filer’.

Her vælger du fanen ‘Gem’ og tjekker, om disse er afkrydset under ‘Gem projektmappe’:

Gem projektmapper automatisk

Du kan ændre intervallet af minutter mellem backups.

Hvis du ofte vil have gemt en gendannelsesfil, vil Office kunne blive langsommere.

Derfor skal du afgøre med dig selv, hvor mange minutters tabt arbejde, som du er villig til at miste versus hvor hurtigt dit Office skal køre.

Genopret ikke-gemte projektmapper

En sidste mulighed for gendannelse i Excel, at du måske kan forsøge at genoprette ikke-gemte projektmapper.

Her gennemses de seneste filer, som ikke er blevet gemt.

Du finder denne funktion sådan:

1: Klik på fanen ‘Filer’, hvor du vælger ‘Oplysninger’.

2: Klik på ‘Administrer projektmappe’:

Administrer projektmappe

3: Klik på ‘Genopret ikke-gemte projektmapper’

Bemærk dog om der, som i dette tilfælde, ud fra ‘Administrer projektmappe’ står ‘Der er ingen ikke-gemte ændringer’.

I så fald vil du ikke kunne genoprette projektmapper på denne vis.

4: Hvis der er nogle ikke-gemte ændringer, vil du i dialogboksen, som viser mappen ‘UnsavedFiles’ kunne vælge hvilke du vil hente ind.

Ja jeg ved godt at det er salt i såret, men husk at knappen Gem er din bedste ven!

Du trykker enten på Knapflade  under filer eller bruger genvejstasten CTRL+S – gerne ofte!

Så har du garderet dig selv bedst muligt, hvis gendannelsesmulighederne i fremtiden ikke er til megen hjælp.

Kasper Langmann, Partner i Proximo

Gendan i papirkurven

Der er jo også scenariet, hvor du er kommet til at slette din Excel-fil ved et uheld.

Når filer slettes, ender de i papirkurven, som du finder på skrivebordet.

  1. Her åbner du ‘Papirkurv’ og finder filen.
  2. Her højreklikker du på filen og kliker på ‘Gendan’:
Eksempel på gendan fra Papirkurv

Sådan!

Du har nu fået nogle forskellige metoder til at forsøge at genskabe dine Excel-filer på.

Metoden du vælger, afhænger af hvad der er sket og hvad du har til rådighed.

Jeg håber, at du har held med en af dem, i din pågældende situation!