Tilpas Excel-ark til udskrivning: Skalering og layout-optimering

Når man arbejder i Microsoft Excel, kan udskrivning af et ark være lidt af en udfordring – især hvis man vil sikre, at det ser ordentligt og professionelt ud på papiret.

Her får du en guide til, hvordan du tilpasser dit Excel-ark til udskrivning, så det både ser godt ud og sparer dig tid – og måske også papir!

Vi gennemgår blandt andet, hvordan du filtrerer data, justerer skalering og sikrer, at kolonneoverskrifter følger med på alle sider.

Indholdsfortegnelse

Sådan printer du et Excel-ark

Trin 1: Åbn udskriftsvisning

Først og fremmest skal du finde ud af, hvordan dit Excel-ark vil se ud på papir.

For at åbne udskriftsvisningen kan du bruge genvejen Ctrl + P.

Dette fører dig direkte til indstillingerne for udskrivning.

Her kan du:

• Ændre margener.
• Justere papirretningen (stående eller liggende).
• Vælge farve- eller sort-hvid print.

Hvis du ser, at dit ark fylder mange sider, betyder det ofte, at dataene ikke er skaleret korrekt.

Det kan vi heldigvis justere, og det kommer vi til senere i guiden.

Reducering af data: Filtrér de relevante oplysninger

Hvis dit ark indeholder mere data, end du behøver at udskrive, kan det være en god idé at filtrere det.

Det gør vi sådan her:

1. Klik på den lille pil øverst i kolonnen, du vil filtrere (f.eks. “Dato”).
2. Vælg “Marker alt” fra, og klik kun på de datoer, du ønsker at vise i dit print.
   • Eksempel: 1., 2., 3., 4. og 5. januar.
3. Dit ark vil nu kun vise de filtrerede data.

Når du har filtreret dataene, kan du igen bruge genvejen Ctrl + P for at tjekke, hvordan det ser ud i udskriftsvisningen.

Juster skalering: Få data til at passe på én side

Hvis dit print stadig ikke ser optimalt ud, fordi data for eksempel breder sig over flere sider, kan du bruge Excel’s skalering.

1. Gå til indstillingen for “Skalering” i udskriftsvisningen.
2. Vælg en af følgende muligheder:
   • Tilpas hele arket til én side: Reducerer både rækker og kolonner, så alle data passer inden for en enkelt side.
   • Tilpas alle kolonner til én side: Sørger for, at bredden af dine kolonner bliver skaleret til én side.
   • Tilpas alle rækker til én side: Passer rækkerne til en enkelt sides højde.

Hvis én række eller kolonne ender på en ekstra side, kan du let samle det hele på én side ved at justere skaleringen.

For eksempel, hvis side 2 kun indeholder én række, kan du vælge “Tilpas alle rækker til én side”, så al data passer på første side.

Sikr kolonneoverskrifter på alle sider

En anden udfordring ved store ark er, at kolonneoverskrifter kun vises på side 1.

Det kan gøre det svært at forstå dataene på de efterfølgende sider.

Løsningen? Brug Excel’s funktion “Udskriftstitler”.

Sådan tilføjer du gentagne kolonneoverskrifter:

1. Gå tilbage til dit ark og vælg fanen “Side Layout”.
2. Klik på “Udskriftstitler”.
3. Klik i feltet “Gentag rækker øverst”, og marker første række i arket (den med kolonneoverskrifterne).
4. Tryk OK.

Nu vil overskrifterne automatisk vises på alle sider under udskrivning.

Tjek dette ved at trykke Ctrl + P og bladre gennem siderne i udskriftsvisningen.

Fjern unødvendig skalering

Hvis du har haft aktiveret “Skalér til én side”, kan det somme tider skabe problemer, når du fjerner filtre og vender tilbage til dit fulde datasæt.

Sørg for at sætte “Ingen skalering”, så dataene vender tilbage til deres normale størrelse.

Opsummering

At udskrive et Excel-ark på en pæn og læsevenlig måde kræver lidt forberedelse, men med disse trin kan du spare både papir og tid.

Husk følgende:

1. Brug filtre til kun at vise den relevante data.
2. Skalér dataene, så de passer til siderne.
3. Gentag kolonneoverskrifter for at gøre længere udskrifter mere overskuelige.

Når du mestrer disse grundlæggende trin, bliver det meget lettere at dele dine data med andre – både digitalt og på papir.

Prøv selv at arbejde med disse funktioner, og husk, at øvelse gør mester!

Vil du lære endnu mere om Excel’s mange værktøjer? Tilmeld dig vores gratis Excel-kursus på Proximo.dk og bliv en Excel-ekspert!