Hvordan bruger man Excel? Sådan her!
(Gratis 7-trins guide)
Spørger du nogle gange dig selv, hvordan bruger man Excel? Så er denne guide i Excel den hurtigste måde at lære Excel på.
Jeg har taget det, jeg lærte af at undervise i Microsoft Excel i 10 år, og komprimeret det til en gratis Excel-guide i 7 dele, der lærer dig Excel på kun 30 minutter.
Kort sagt: Hvis du vil være mere produktiv på arbejdet, lande dit drømmejob, lave grundlæggende dataanalyse og ikke sakke bagud i forhold til dine kolleger, er denne gratis Excel-vejledning perfekt for dig!
Hvis du selv vil afprøve det vi gennemgår i guiden, kan du downloade Excel øvelsesfilen her.
Det lærer du!
Kom i gang med celler, kolonner og rækker
En af de sejeste ting ved Excel er strukturen.
Den er fuldstændig fascinerende (i hvert fald for data-nørder som mig!)
Er du ikke allerede en data-nørd? 🤓
Så skal jeg nok indvie dig.
Ethvert Microsoft Excel-regneark består af rækker (vandrette) og kolonner (lodrette).
Skæringspunktet mellem en række og en kolonne danner en celle.
Hvis du venstreklikker på en celle og begynder at skrive, kan du gemme information som tekst eller tal i en celle.
Dette er grundlaget for alt i Excel.
Dette række-/kolonnegitter bruges til at gemme information i tusindvis (endda millioner) af celler på én gang.
Det er fint nok at bruge dette til at holde styr på information…
Men Excels sande kraft ligger i dets evne til at arbejde med cellerne og give dem mening.
Kasper Langmann, Partner i ProximoDet næste emne dækker en meget grundlæggende del af Excel: hvordan man laver beregninger med celler ved hjælp af Excels formler.
Formler
Du har allerede det grundlæggende på plads…
Men hold på hat og briller for nu vil jeg blæse dig omkuld 💣
Har du mødt den type mennesker, som gemmer tal i Excel og derefter finder en lommeregner frem for at lægge tal sammen eller lave andre manuelle udregninger?
Måske gør du det selv?
Du knuser mit hjerte 💔
Jeg kan godt love dig, at det behøver du aldrig at gøre igen.
Du kan bruge Excel til at gøre alt, hvad din lommeregner gør – men en gazillion gange hurtigere!
Du skal blot klikke på en celle i dit Excel ark og skrive et lighedstegn for at begynde at beregne.
Indtast din formel, tryk på ‘Enter’ og resultatet vises i cellen.
Ren barnemad, ikke?
Nu kan du godt brænde alle dine lommeregnere 🔥
Du kan lave mange typer beregninger i Excel. Og de har alle deres eget symbol, kaldet en ’operatør’.
For eksempel:
Brug + til addition og – til subtraktion (giver mening, ikke?)
Brug / til division
Brug * til multiplikation
Måden du bruger disse operetører på er den samme. Du kan kan se et eksempel i min guide til at dividere i Excel her.
“Kasper, du fortalte mig, at formler ville blæse mig omkuld… Men de virker ikke meget bedre end en almindelig lommeregner?”
Nåh ja, undskyld…
En formel i sig selv er ikke noget mirakel.
Men det vil den være om et par sekunder!
Referencer
Formler i sig selv er ikke det store vidunder – fordi de grundlæggende set bare er store lommeregnere.
Men når du bruger cellerne i regnearket inde i formlerne, så begynder det at ligne noget!
Lad os nu tage denne gratis Excel-guide videre til det næste niveau🚀
En reference er en celleadresse, som du kan indsætter i en formel som denne:
=100/E5
Det er en simpel formel, men hvad er resultatet?
Det ved jeg ikke… 🤷
Det afhænger af, hvad der er i celle E5.
E5-delen af formlen er en reference til celle E5, der afspejler værdien i cellen.
Hvis du skriver 20 i cellen E5, er resultatet af formlen 5, som illustreret her:
Det her er stort!
Det betyder, at du kan beregne ting i en meget større skala, meget hurtigere, end du nogensinde kunne før.
Nedenfor har jeg fundet forskellen mellem start- og slutværdier ved at skrive =B2-A2 i celle C2 og kopiere det ned til cellerne nedenfor.
Er det ikke sejt?
Det er den slags ting, du kan gøre med referencer. Samt meget mere.
Referencer er en essentiel del af arbejdet med Excel.
Men der er mere i det end dette.
Læs min guide her for at lære alt, hvad du behøver at vide om referencer.
Basale funktioner
Indtil nu har du lært de fleste af de afgørende byggesten til at arbejde med Excel og ikke imod det.
Men der er et par stykker mere.
Funktioner er en af disse grundlæggende Excel-funktioner, du har brug for at kende til.
Funktioner er små uddrag af færdig-lavede formler, der gør noget specifikt 🔨
SUM-funktionen lægger tal sammen.
MIN-funktionen finder det laveste tal i en masse celler.
Gæt hvad MAKS-funktionen gør?
Mange af de simple (men nyttige) funktioner er næsten identiske.
Så når du ved, hvordan du bruger en, ved du, hvordan du bruger dem alle 👍
På billedet nedenfor bruger jeg SUM-funktionen til at finde summen af værdierne i celle D2 til og med D7.
Ønsker du at finde den laveste værdi i kolonne D?
Så erstat ‘SUM’ med ‘MIN’:
=MIN(D2:D7)
Tryk blot ‘Enter’ for at se det ønskede resultat.
PRO TIP: Formatpensel
Hvis du ser en formatering, du kan lide, kan du nemt kopiere den til dit eget ark med formatpenslen.
Du kan lære mere om formatpensel og formatering i mit kursus “Formatering“, som er nyttigt uanset om Excel arket indeholder tal eller tekst.
Fedt, ikke?
Og der er funktioner der kan hjælpe med at løse alle dine behov og ønsker i Excel.
Du kan bruge funktioner til at finde gennemsnit, tælle ting, arbejde med datoer og meget mere!
Her kan du se min guide til de 10 vigtigste funktioner i Excel, inklusiv SUM og TÆL , hvis du gerne vil gå lidt mere i dybden med Excel.
Filtre
Før eller senere vil du stå over for et regneark, der er for stort til at give nogen mening.
Jeg håndterede dette ved at gå på toilettet for at græde 😢
Indtil en ven fortalte mig om en bedre måde…
Et filter forvandler dit store datasæt til et mindre datasæt, der viser dig præcis, hvad du leder efter.
- Vælg en celle i dit datasæt
- Gå til fanen ‘Data’
- Klik på knappen ‘Filter’
- Klik på den lille pil ud for den kolonne, du vil filtrere
- Filtrer de ting væk, du ikke vil se, og klik på ‘OK’.
Her har jeg filtreret datasættet, så det kun viser ordrer lavet af Maria.
I et stort regneark ville det have taget mig for evigt at finde frem til.
Filtre er gode til dataanalyse!
Excel indeholder flere gode værktøjer til dataanalyse som sortering, avancerede filtre og frysning af ruder. Lær alt dette (+ meget mere) med et Proximo-medlemskab. Du kan prøve det helt gratis i 7 dage her.
Kasper Langmann, Partner i ProximoHer kan du se min guide til filtre i Excel.
Formatering
Regneark ser som udgangspunkt ret kedelige ud…
Men det behøver de ikke!
Med et par tricks kan du gøre dit regneark mere indbydende på mindre end 60 sekunder ⏱️
Følg disse trin:
- Sæt rammer rundt om overskrifter
- Skift cellefarve i overskriftsceller
- Indsæt tusindtalsseparator i store tal
Og så kommer det til at se sådan ud:
Det ser ret godt ud for et standard regneark, ikke?
Du tilføjer farver og kanter ved at markere celler og bruge formateringsværktøjerne på fanen ‘Hjem’.
Du indsætter tusindtalsseparatorerne med talformatering, hvilket gør tallene mere læsbare 👀
PRO TIP: Formatpensel
Hvis du ser en formatering, du kan lide, kan du nemt kopiere den til dit eget ark med formatpenslen.
Du kan lære mere om formatpensel og formatering i mit kursus “Formatering“, som er nyttigt uanset om Excel arket indeholder tal eller tekst.
Avancerede funktioner
Nu er det tid til en lille godbid 🍭
Excel indeholder funktioner, der kan gøre meget mere end at finde summe eller minimumsværdier.
HVIS-funktionen gør det muligt for din formel at reagere på, hvad der er i andre celler og lave ændringer i overensstemmelse hermed.
Lad os bruge funktionen HVIS til at beregne provisionen for vores personale.
Hvis prisen på en ordre er over 100.000, er kommissionen 5% af prisen.
Hvis prisen er 100.000 eller derunder, er provisionen 3%.
Formlen til at beregne det er:
=HVIS(C2>100000;C2*0,05;C2*0,03)
I Excel ser det sådan ud:
Godt gået! Hvad så nu?
Sådan! 🥳
Nu er du godt på vej til at blive ekspert i Excel. Og det var ikke engang svært, vel?
Alle niveauer af Excel brugere kan spare både tid, sved og tårer ved at bruge forskellige funktioner i Excel til databehandling.
Så hvorfor ikke fortsætte og blive endnu bedre?
Tag næste skridt og lær mere om funktionerne HVIS, SUM.HVIS og LOPSLAG i mit gratis online Excel-kursus her.
Andre ressourcer
Du vil helt sikkert komme til at sætte pris på al den tid du kan spare ved at udnytte Excels grundlæggende funktioner.
Et godt udgangspunkt er 10 af Excels mest brugte funktioner som du kan lære her.
Men legen stopper ikke der. Der er mange flere nyttige funktioner, f.eks. funktionen FIND som du kan lære mere om her.