Sådan arbejder du med filtre i Excel
Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.
Hvis dit regneark indeholder meget data, kan filtre være en god mulighed for hurtigt at kunne finde informationerne.
Her kan du således filtrere dine data og kun se det, som du har brug for.
Denne funktion i Excel kan bruges til et hav af formål; opgavelister, medlemskartotek, ordrelister, produktlister… og en masse andet!
Om 5 minutter vil du vide hvordan du indsætter et filter i Excel og hvordan du bruger det.
Det lærer du:
Sådan indsætter du filtre i Excel
Det er ret enkelt at tilføje et eller flere filtre i Excel.
Jeg viser det med et eksempel.
Jeg har her lavet en opgaveliste for en virksomhed. Her har opgaverne en kategori, ansvarshavende, deadline og ikke mindst en status:
Denne liste kan blive ret lang og uoverskuelig, så denne vil vi gerne kunne filtrere.
Denne funktion finder du under fanen ‘Data’:
Men inden du trykker på den, så skal du lige gøre op med dig selv om du vil have filtre på alle kolonner eller kun på en eller nogle af dem.
Filtre på alle kolonner
Hvis du gerne vil have filtre på alle kolonner, så klikker du i en vilkårlig celle i området med dine data.
Vælg herefter ‘Filter’ under fanen ‘data’.
Og vupti – så er der nu kommet pile i kolonneoverskrifterne i vores opgaveliste:
Men i dette tilfælde er der ingen grund til at have et filter på den første kolonne.
Derfor gør vi lige noget andet…:
Filter på en eller flere kolonner
Markerer vi i stedet en kolonne og vælger ‘Filter’ under fanen ‘Data’ får vi kun filter på denne ene kolonne:
I vores tilfælde vil det give god mening at kunne filtrere både kategori, ansvarshavende, deadline og status på opgaven.
Derfor markeres de kolonnerne og vi klikker igen på ‘Filter’.
Hermed har vi filtre på næste alle kolonner og er nu klar til, at begynde at bruge dem:
Sådan bruger du filtre i Excel
Når vi nu har vores filtre, kan vi frit begynde at bruge dem.
Du bruger dem ved at klikke på pilen, som er ved hver kolonneoverskrift.
Her vælger vi nu at klikke på pilen ved ‘Status’ for her at få filtreret opgaverne således, at vi kun ser dem som fortsat er åbne og afventer.
Her klikker vi på ‘Markér alle’ hvorefter afkrydsningerne forsvinder. Herefter markerer vi ‘Afventer’ og trykker ‘OK’.
Nu ser du et tragtsymbol der, hvor pilen før var. Dette betyder at vi har et aktivt filter i denne kolonne.
Alle opgaver som vises er nu dem, som fortsat er åbne. De andre er frasorteret.
Her kan du aktivere og deaktivere filtrene – også flere på en gang.
Det vil f.eks. give rigtig god mening at få vist de opgaver som er åbne og er mest presserende – vi frasorterer derfor også opgaver på samme vis, som ikke har deadline i Maj, som er den nærmeste måned.
Hermed gik vi fra en længere liste og ned til fire åbne opgaver, som mangler at blive løst:
Sådan fjerner du filtre i Excel
Du kan fjerne filtre, som du tilføjer dem: vil at klikke på ‘Filter’ under fanen ‘Data’.
Hvis du ønsker at fjerne et filter, kan du også i nogle tilfælde klikke på pilen ved kolonnen og vælg ‘Fjern filter fra…’
Sådan!
Du kan nu tilføje og bruge filtre i dit Excel-arbejde.
Et værktøj som du kan få stor gavn af i mange forskellige opgaver!