Gratis MUS skema til Word (med opfølgning indbygget)

Kender du det? Du sidder til MUS, snakken går fint, og I aftaler tre gode ting. Så går der et år. Og til næste MUS kan ingen af jer helt huske, hvad de tre ting var.

Du er ikke alene. Hver anden dansker oplever, at MUS ikke udvikler dem fagligt, og 27 procent kalder deres seneste samtale “en sludder for en sladder”. Det er ikke, fordi samtalen er en dårlig idé. Det er, fordi det, I aftaler, ryger ned i et dokument, som ingen åbner igen.

Det er skemaets skyld, ikke jeres. Og det kan vi faktisk gøre noget ved.

Skemaet her er bygget til præcis det problem. Udviklingsplanen ligger inde i selve skemaet, ikke i en fil ved siden af. Der er fortrykte datoer til to opfølgningssamtaler. Og opfølgningsskemaet ligger bagest i samme fil, så opfølgningerne tager 20 minutter i stedet for at blive aflyst.

Du kan se alle spørgsmålene længere nede på siden, før du henter noget. Så ved du, hvad du får.

Sådan ser skemaet ud: 11 spørgsmål, ikke 40

Her er hele skemaet, afsnit for afsnit.

Skemaets første side: praktisk, regler for jeres sektor og aftalerne fra sidste MUS øverst.

Praktisk. Medarbejder, leder, dato og dato for sidste MUS. Øverst står tre linjer, som de fleste skemaer glemmer: reglerne for jeres sektor, at der skal sættes 60-90 minutter af, og at løn tages i en separat samtale.

1. Siden sidst. Først en tabel med aftalerne fra sidste MUS og hvad der blev af dem. Derefter to spørgsmål:

• Hvad gik særligt godt for dig det seneste år? Hvad var du stolt af?
• Hvad var svært, og hvad ville du gøre anderledes i dag?

2. Opgaver og trivsel nu.

• Hvilke opgaver giver dig energi, og hvilke dræner dig?
• Hvordan fungerer samarbejdet med kolleger og med mig som leder?
• Er der noget, der bremser dig i hverdagen, som vi kan fjerne?

3. Feedback begge veje.

• Leder til medarbejder: Hvad er dine største styrker, set fra min stol? Og ét sted, jeg gerne vil se dig udvikle dig.
• Medarbejder til leder: Hvad skal jeg som leder gøre mere af? Og mindre af?
• Hvad har du brug for fra mig for at lykkes det næste år?

4. Udvikling og fremtid.

• Hvor vil du gerne være om 1-3 år, fagligt og i rollen?
• Hvilke kompetencer mangler du for at komme derhen? Fx et konkret kursus, en opgave du vil prøve, en kollega du vil lære af.
• Hvordan hænger det sammen med det, afdelingen skal nå det næste år?

Hvert spørgsmål har to kolonner: medarbejderens forberedelse og lederens forberedelse. I udfylder hver jeres, før I mødes. Så bruger I tiden på at snakke, ikke på at huske.

5. Udviklingsplan, max tre mål. For hvert mål: første handling, deadline, hvem der støtter, og hvordan I ved, det er nået. Og så to kolonner mere, som er hele pointen: status ved check-in 1 og status ved check-in 2.

Udviklingsplanen har to statuskolonner, én pr. check-in. Det er dem, der gør, at planen bliver fulgt op.

6. Opfølgning. Dato for check-in 1 (cirka fire måneder efter), check-in 2 (cirka otte måneder efter) og næste MUS. Og én linje: “Vi er enige om ovenstående”, med navne og dato. Ingen underskrifter. Det er ikke en kontrakt.

11 spørgsmål i alt. Ikke 40. Det er med vilje, og jeg vender tilbage til hvorfor.

Seks ting, en god MUS-samtale skal have med

Uanset om du bruger vores skema eller laver dit eget, er der seks ting, samtalen skal have med. Ellers bliver det bare en hyggelig snak. Og hyggelige snakke er fine, men de udvikler ikke nogen.

1. Aftalerne fra sidste gang, først. Starter samtalen med “hvad blev der af det, vi aftalte?”, ved medarbejderen, at aftaler betyder noget. Starter den med et tomt ark, ved medarbejderen det modsatte.

2. Forberedelse fra begge sider. Send skemaet 14 dage før. Lederweb (Væksthus for Ledelse) anbefaler præcis det, og at spørgsmålene følger med invitationen. En leder, der møder uforberedt op, sender et signal, som 37 procent af danske medarbejdere allerede har fanget: at chefen ikke tager MUS alvorligt.

3. Feedback begge veje. Ikke kun “her er, hvad du skal blive bedre til”. Også “hvad skal jeg som leder gøre anderledes?”. Både HK og Randstad peger på, at magtforskellen i rummet gør det svært for medarbejderen at sige det af sig selv. Så spørg. Det er faktisk så simpelt.

4. Fremtid og kompetencer, ikke kun tilbageblik. 23 procent af medarbejderne savner, at samtalen handler om fremtidige opgaver. 32 procent savner fokus på udvikling. Det er de to største huller i danske MUS ifølge Krifas undersøgelse.

5. En udviklingsplan, der er konkret og skrevet ned. I staten er det et krav: udviklingsmålene skal være “konkrete, strategiske” og “formuleret i enighed og skrevet ned”. Det er en rigtig god regel for alle andre også. Max tre mål. Med deadline og en person, der støtter.

6. Opfølgning med dato. Lederne anbefaler opfølgningssamtaler fire og otte måneder efter MUS. Det er den ene del, næsten alle skemaer springer over. Og det er den del, der afgør, om MUS virker overhovedet.

Derfor er MUS spild af tid for hver anden (og hvad skemaet gør ved det)

I 2018 spurgte analysebureauet Wilke danske lønmodtagere om deres MUS for Krifa. Tallene er de mest citerede i Danmark, og ingen har modsagt dem siden.

Det vigtigste fund gemmer sig i en bisætning: jo mere der bliver fulgt op, jo flere oplever, at MUS giver værdi.

Så hvorfor bliver der ikke fulgt op? Fordi skemaerne ikke er bygget til det.

Før vi lavede vores eget, gik jeg de MUS-skemaer igennem, der ligger øverst på Google. To ting gik igen. De færreste har en udviklingsplan, og har de en, ligger den typisk i en separat fil ved siden af skemaet. Og ingen af dem har et skema til selve opfølgningssamtalen.

Vores skema gør tre ting anderledes:

1. Udviklingsplanen er en del af skemaet. Samme dokument, sidste afsnit, med statuskolonner til begge check-ins.
2. Opfølgningssamtalen har sit eget skema, i samme fil. Én side. De tre mål skrives af fra udviklingsplanen. Status, hvad der bremser, næste skridt. 20 minutter, så er I færdige.
3. Medarbejderen får sit eget forberedelsesark med de samme spørgsmål og én kolonne til svar. To forberedte mennesker i et rum er hele forskellen på en MUS og en hyggesnak.

Opfølgningssamtalen: én side, de tre mål, 20 minutter.

Næste års MUS starter så med aftalerne fra i år, udfyldt. Cirklen er lukket. Bum.

Reglerne for MUS: ingen lov, men tre ting gælder alligevel

Kort fortalt: ingen lov kræver MUS. Men tre ting gælder alligevel.

1. Jeres overenskomst eller personalehåndbog kan kræve den. Mange private overenskomster gør, og har I en personalehåndbog, står det typisk der. I staten er MUS aftalt som en årlig samtale, der tager udgangspunkt i arbejdspladsens mål, og hvor udviklingsmålene skrives ned og følges op på. Andre offentlige overenskomster har typisk noget tilsvarende, så tjek jeres egen.

2. Har I først indført MUS, skal den holdes. En aflyst MUS er værre end ingen MUS. Den fortæller medarbejderen, at samtalen ikke var vigtig alligevel.

3. Et udfyldt skema er personoplysninger. Så gem det et sikkert sted, del det kun med medarbejderen, og slet det efter jeres politik. Det står i foden på alle vores skemaer, så du ikke glemmer det.

Og så det praktiske. Hvor ofte? Én gang om året, plus to korte opfølgninger. Det er Ledernes anbefaling, og det er sådan, skemaet er bygget. Hvor længe? 60-90 minutter til selve MUS, 20 minutter til hver opfølgning. Skal det underskrives? Nej. Men det skal være skrevet ned, og I skal begge være enige. Skemaet har en linje til det. Underskrifter gør det til en kontrakt, og det er ikke det, MUS er.

Spørgsmål til MUS-samtalen: vælg to eller tre fra banken

De 11 spørgsmål i skemaet er valgt, fordi de dækker de seks dele ovenfor uden at blive til et forhør. Men de passer ikke til alle. Derfor følger der en spørgsmålsbank med: 42 spørgsmål fordelt på ni temaer. Vælg to eller tre, der passer til jer, og sæt dem ind.

Men brug ikke dem alle. Et skema med 40 spørgsmål giver 40 korte svar. Og ingen af dem er særlig gode.

Et udpluk:

Om opgaver og motivation. Hvilke opgaver ville du gerne slippe for, og hvem kunne overtage dem? Hvad ville du gøre, hvis du havde én dag om ugen til frit arbejde? Hvor stor en del af din tid går med det, du faktisk er ansat til?

Om samarbejde. Hvor opstår der friktion, og hvad tror du, det skyldes? Hvad skal der til, for at du stadig er her om tre år?

Om feedback. Hvornår har du sidst fået at vide, at du gjorde noget godt? Hvad ville du ønske, jeg spurgte dig om oftere?

Om udvikling. Hvilken kompetence ville gøre den største forskel for dig lige nu? Er der et kursus, du allerede har kigget på? Hvem i organisationen kan du lære noget af?

Banken har også korte tilføjelser til medarbejdere, der selv er ledere, til nyansatte, til medarbejdere over 60 (i det offentlige skal en seniorsamtale tilbydes fra 60 år) og til offentligt ansatte, hvor koblingen til arbejdspladsens strategi er et krav.

Sådan forbereder du dig til MUS: tre ting, ikke en tale

Som medarbejder

“Hvad skal jeg sige til min MUS?” er et af de spørgsmål, flest googler op til samtalen. Bare roligt, du skal ikke have en tale klar. Du skal have tre ting.

Skriv det ind i forberedelsesarket, før I mødes. Det tager cirka 20 minutter, og de er givet rigtig godt ud.

Som leder

Første side i skemaet er din forberedelse. Her er den korte version som tjekliste.

14 dage før

Under samtalen

Før I forlader lokalet

Sådan får du et kursus skrevet ind i din udviklingsplan

Her er det, de fleste skemaer overser: MUS er det møde, hvor et kursus bliver betalt.

Cirka halvdelen af dem, der tager et kursus hos os, får det betalt af arbejdspladsen. Og beslutningen bliver typisk taget til MUS. Hvorfor? Fordi det er der, udvikling er på dagsordenen, og der er en plan at skrive det ind i.

Så hvordan formulerer du det, så det ikke ender som “vi ser på det”? Et mål, en handling, en dato og en måling. Sådan her:

Et mål, der er formuleret sådan, er svært at sige nej til. Og nemt at følge op på.

Kurset i eksemplet er vores kursus om pivottabeller: 5 timer online, i dit eget tempo. Skal flere i afdelingen have et løft, findes der et firmamedlemskab med alle 24 kurser i Excel, Teams, Outlook og Copilot.

Løn og MUS: hold dem adskilt

Skemaet har én linje om løn: “Løn drøftes i en separat samtale.” Det er ikke, fordi løn er ligegyldigt. Det er, fordi de to samtaler ødelægger hinanden.

Er løn på dagsordenen, snakker medarbejderen om sine resultater i stedet for sin udvikling. Og lederen lytter efter argumenter i stedet for behov. Så bliver MUS til en evaluering, og det er præcis det, Dorte Winther Ellermann advarede mod allerede i 2009: “Det er ikke en udviklingssamtale. Det er en evaluering.”

Hold lønsamtalen for sig selv. Gerne kort efter MUS, så det, I aftalte, kan tages med.

Ofte stillede spørgsmål om MUS

Klik på et spørgsmål for at folde svaret ud.

Kilder

Skemaet og guiden bygger på Krifas og Wilkes undersøgelse af danske MUS, statens regler for kompetenceudvikling, Ledernes og Lederwebs anbefalinger og en gennemgang af de mest brugte MUS-skemaer i Danmark.

• Medarbejder- og Kompetencestyrelsen: MUS og feedbackkultur
• Krifa og Wilke (2018): Danskerne dumper MUS
• Lederne: MUS-samtalen trin for trin
• Lederweb, Væksthus for Ledelse: Opskrift på den gode MUS-samtale
• HK: MUS, sådan er samtalen
• Center for Ledelse: Er du klar til din MUS?
• Randstad: Den svære MUS
• DR (2009): MUS med chefen er ofte spild af tid