Projektbeskrivelse skabelon Word + brugsvejledning (2024)
Projektbeskrivelsen er et vigtigt afsæt for et godt projekt.
Projektbeskrivelsen samler de vigtigste oplysninger om, hvorfor projektet er vigtigt, hvad der skal til, for at det lykkes, samt hvordan det konkret skal udføres.
Download vores projektbeskrivelse skabelon herunder, og få succes med dit næste projekt 🔥
Indhold
Eller kopier teksten fra skabelonen her
Projektbeskrivelse
Stamoplysninger
Projekttitel: Kort og præcist titel, der beskriver projektets formål og indhold
Projektleder/kontaktperson: Hvem er ansvarlig for projektet?
Organisation: Hvilken organisation udfører projektet?
Projektets baggrund og formål
Hvordan fik I idéen? Hvad er anledningen til, at I igangsætter projektet? Hvorfor er projektet relevant? Hvilket problem skal I løse, eller hvad skal I konkret opnå med projektet?
Projektets målgruppe
Hvem har gavn af projektet?
Projektets parter
Hvem leder projektet? Hvem er ellers involveret i projektet? Interne og eksterne samarbejdspartnere og interessenter?
Projektets indhold
Hvilke aktiviteter vil I iværksætte for at nå projektets mål?
Projektets tidsplan
Hvad er tidshorisonten? Er der milepæle undervejs?
Projektets mål og forventede resultater
Hvad er det, I regner med at opnå med projektet? Hvilke konkrete resultater skal være at finde, når projektet er afsluttet?
Budget og finansiering
Hvilke udgifter og indtægter er forbundet med projektet? Hvor mange penge skal I bruge til projektet? Til de enkelte dele?
Sådan beskriver du dit projekt
Et projekt er en målrettet indsats, der samler ressourcer for at opnå et specifikt mål ✅
En god, fyldestgørende projektbeskrivelse er derfor et vigtigt udgangspunkt for et succesfyldt projekt.
Projektbeskrivelsen er både projektets eksistensberettigelse, samtidig med at det er en fælles referenceramme for de involverede parter, når projektet sættes i værk.
Formålet er således at give en fyldestgørende oversigt over et projekt. Det kan både hjælpe involverede interessenter samt medarbejdere og investorer, der skal understøtte projektet 💰
Hvis ikke de involverede parter forstår, hvorfor projektet eksisterer, eller hvordan det forventes udført, er det næppe nogen, der vil involveres i det.
Nedenfor får du fire tips til at skrive en projektbeskrivelse, der får projektet til at glide nemmere 👇
Tip 1: Vær bevidst om dit publikum
Noget af det allerførste, du bør gøre, før du udformer en projektbeskrivelse, er at gøre dig klart, hvem der skal læse den.
Projektbeskrivelsen kan være nok så grundig og gennemarbejdet, men hvis ikke modtagerne forstår, hvad der står, kommer de heller ikke til at forstå, hvorfor de skal involveres i eller støtte dit projekt 😕
Vær derfor omhyggelig med, hvordan du formulerer dig.
Hvis projektbeskrivelsen skal læses af eksterne, er det ikke sikkert, at de kender til det tekniske interne sprog i din virksomhed, så måske skal nogle af fagtermerne oversættes eller forklares.
Du behøver ikke skære ned på detaljerne, men bør i stedet sørge for at få skrevet i et sprog, som dine modtagere forstår ✍️
Tip 2: Vær konkret i formulering af formål og målsætning
Det er vigtigt at være klar og præcis i formuleringerne, når du udformer formålet og målsætningen for jeres projekt.
Formålet og målsætningen bliver nemlig alle de involveredes fælles referencepunkt – og hvis der er uklarhed om, præcis hvad I skal opnå eller hvordan, kan det bliver vanskeligt at komme over målstregen.
Tip 3: Overvej vægtningen af projektets punkter
Selvom vores skabelon giver et bud på de fundamentale punkter, der bør overvejes, før et projekt søsættes, er alle projekter forskellige, og nogle punkter vil være mere relevante end andre, alt efter hvilken type projekt der er tale om.
I nogle projekter giver det mening at arbejde med faste milepæle, succeskriterier og målbare resultater. I digitale projekter kan det være, at I skal fokusere på brugerundersøgelser, der afdækker behovet først.
Det er op til dig som projektleder at stille skarpt på, hvad der er vigtigst for netop dit projekt, og derefter formulere det, så andre kan forstå det.
Tip 4: Vær visionær, men realistisk
Projektbeskrivelsen kan være mere end en oversigt – det kan også være et salgsværktøj 🤑
Hvis dit projekt f.eks. kræver eksterne investorer, kan projektbeskrivelsen tjene som din elevatortale – det korte, konkrete overblik, der fortæller investorerne, hvordan deres interesser er i overensstemmelse med dit projekt.
I den forbindelse er det godt at tænke stort – beskrivelsen skal helst slå fast, at der er behov for den løsning, jeres projektgruppe forsøger at komme med. Dog skal projektet også være realistisk – for store ambitioner på små budgetter eller for mange opgaver til for få hænder er et rødt flag.
Godt gået! Hvad så nu?
Så langt, så godt! 💪 Du har nu en skabelon, der ligger og venter på at blive udfyldt med informationer om dit næste projekt.
Som projektleder er der mange dokumenter, der skal udarbejdes – og det kan virkelig trække tænder ud at få dem alle til at se lækre ud 😫
Tilmeld dig mit gratis 30 minutter Word kursus og få tips og tricks til at blive mere effektiv i Microsoft Word 🔥
Du lærer, hvordan du opsætter professionelle dokumenter på ingen tid – en færdighed, som alle moderne projektledere bør besidde.
Andre ressourcer
Vil lære mere om Microsoft Office og blive bedre til at navigere alle programmernes mange funktioner? 🤓
Hop over på min blog, hvor jeg jævnligt udgiver tips, tricks og guides til alle Microsoft Office produkter.
Du kan downloade flere skabeloner som f.eks. vores Outlook signatur skabelon, Excel faktura skabelon eller måske hele 1000 nyttige Excel-skabeloner, der kan gøre dit liv nemmere.
Der er indhold til alle! Uanset om du er helt nybegynder eller har mange års erfaring med Office pakken, er du helt sikker på at kunne lære noget nyt 💡