Send store filer med Outlook

Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.

Skal du sende større filer over mail, kan du løbe panden mod muren.

Du får nemlig en fejlmeddelelse, hvis du forsøger at vedhæfte filer, som er større end det maksimalt tilladte.

Der findes dog nogle forskellige muligheder for at kunne sende det alligevel; Skyen eller komprimering.

I denne artikel viser jeg dig hvordan du kan bruge skytjenester (f.eks. OneDrive) og komprimering til at kunne sende større filer med Outlook.

Sådan kan du sende større filer:

*Denne artikel er skrevet i Outlook 2019 til Windows, men gælder også for Outlook 2010, 2013 og 2016.
Læs alt om Office 2019/Office 365 og opgrader din Office version her.

Send store filer med skytjenester

Du har den mulighed at gemme din fil / dine filer på en skybaseret tjeneste, hvorefter du deler et link i en mail.

Nogle populære lagerplads skytjenester er:

  • OneDrive
  • Dropbox
  • iCloud
  • Google drev

Følgende guide tager udgangspunkt i OneDrive, men trin 1 og 2 er generelt for de fleste skybaserede tjenester.

OneDrive er Microsofts bidrag til “Skyen” og i Windows 10 gemmes filer faktisk som standard i OneDrive, i stedet for på din computer.

Her har du 5 GB gratis lagerplads og med Premium, som du kan købe separat eller få med dit Microsoft 365-abonnement, kan du få 1 TB lagerplads i skyen.

Kasper Langmann, Partner i Proximo

Det er relativt simpelt at benytte de forskellige tjenester til dette.

1: Overfør din(e) fil(er) til din fortrukne skytjeneste.

Her er jeg logget på min OneDrive online hvor I ser forskellige mapper:

(Nogle af tjenesterne såsom Microsofts OneDrive og Dropbox kan også ligge på din PC, som et drev)

Eksempel på brug af OneDrive

Her danner den tjeneste, som du bruger, et link som giver adgang til filen. Her åbnes linket for at downloade filen.

Du kan dele hele mapper med andre fra bl.a. OneDrive.

Husk dog at alt er privat og kun synligt for dig, indtil du vælger at dele dem og du kan til hver en tid stoppe delingen.

2: Nu skal du have kopieret linket, så du kan sende det i en mail.

I OneDrive, gøres det ved at klikke på ‘Share’:

Eksempel på brug af OneDrive's Share-knap

Resten af trinene tager udgangspunkt i OneDrive:

3: Du kan også her under ‘Alle med linket kan redigere’ (Engelsk: ‘Anyone with the link can edit’) tilpasse indstillingerne for bl.a. redigering, men også udløbsdato og adgangskode.

Herefter kopierer du linket på knappen ‘Copy link’:

Eksempel på brug af OneDrive til store filer

4: Herefter dukker dette billede op – du har nu kopieret linket:

Eksempel på kopieret link

5: Indsæt i din mail, skriv en hilsen og tryk ‘Send’!

Eksempel på email med link til OneDrive

Komprimér filer

Du kan reducere størrelsen på filer, som måske kan være nok til at få dem under størrelsesbegrænsningerne for vedhæftede filer.

Du kan komprimere dine filer ved at ‘Zippe’ dem. Her reduceres størrelsen og filerne pakkes sammen, så det tilmed er nemt at modtage dem.

Du modtager nemlig kun én zip-fil, som du så kan udpakke.

Du zipper i stifinderen, hvor du så efterfølgende blot vedhæfter den nye zip-fil i din mail.

Sådan gør du konkret:

1: Højreklik på de(n) fil(er), som du vil zippe – du kan med fordel have dem i en mappe, som du så bare zipper.

2: Vælg ‘Send til’ og vælg ‘ZIP-komprimeret mappe’:

ZIP-komprimer mappe

3: Herefter får du en mappe, som ser sådan ud – med lynlås på siden:

Eksempel på en ZIP-mappe

4: Hermed har du fået en komprimeret mappe, som (måske) kan vedhæftes – det afhænger af størrelsen.

Modtager du en ZIP-komprimeret mappe, kan du udpakke hele mappen ved at højreklikke for at vælge Udpak alle og derefter følge vejledningen.

Ønsker du kun at udpakke et enkelt element, kan du dobbeltklikke på ZIP-mappen for at åbne den og herefter trække eller kopiere det ønskede element til en ny placering, udenfor ZIP-filen.

Kasper Langmann, Partner i Proximo

Sådan!

Du har nu fået to måder hvorpå du kan sende større filer i Outlook:

  • Benytte skybaserede tjenester – f.eks. OneDrive, som vist i eksemplet.
  • Forsøge at reducere størrelsen tilstrækkeligt ved at komprimere og zippe filen.