Sådan synkroniserer du filer i OneDrive med Microsoft 365

OneDrive er din digitale rygsæk i Microsoft 365, hvor alle dine filer kan bo i en tryg og velorganiseret sky.

Men hvordan fungerer synkronisering af filer mellem computer og skyen egentlig?

Heldigvis er det både enkelt og brugervenligt!

Her tager vi dig igennem, hvordan du synkroniserer filer i OneDrive, hvad de forskellige statusikoner betyder, og hvordan du kan udnytte synkronisering til at spare plads og dele filer.

Indholdsfortegnelse

Hvad er synkronisering i OneDrive?

Synkronisering sørger for, at dine filer i OneDrive altid er opdaterede, uanset om du arbejder på din computer eller direkte i skyen.

Når en fil synkroniseres, bliver den opdateret begge steder, så du kan få adgang til den nyeste version, lige meget hvor du er.

Introduktion til statuskolonnen

Når du har installeret OneDrive på din computer, vil du opdage, at der dukker en ny kolonne op i Stifinder, som hedder “Status”.

Her viser små ikoner, om dine filer er synkroniserede, kun ligger i skyen, eller stadig er ved at blive overført.

Tip: Hvis du ikke ser denne kolonne, har du sandsynligvis ikke OneDrive installeret, eller synkronisering er ikke aktiveret.

Hvad betyder de forskellige statusikoner?

OneDrive bruger simple ikoner til at vise filernes synkroniseringsstatus.

Lad os tage et kig på de tre mest almindelige ikoner:

1. Grøn cirkel med flueben: Filer er synkroniserede

Dette ikon betyder, at filen ligger både fysisk på din computer og i skyen.

Du kan åbne filen, selv hvis du ikke har internetforbindelse, da den allerede er downloadet.

2. Sky-ikon: Filer ligger kun i skyen

Når en fil kun har et sky-ikon, betyder det, at den ikke er downloadet til din computer endnu.

Den ligger kun i skyen, og du skal have internetforbindelse for at åbne den.

Fordel: Dette hjælper med at spare plads på din computer.

Ulempe: Uden internetforbindelse kan filen ikke åbnes.

3. Synkroniseringsikon: Filen er ved at blive opdateret

Dette ikon, der ligner to cirkler som en slags “genanvend”-symbol, dukker op, når OneDrive arbejder på at opdatere eller uploade en fil til skyen.

Det betyder, at synkroniseringen er i gang, og inden for kort tid vil filen få den endelige status: enten flueben eller sky.

Hvordan ved du, om en fil er delt?

Udover de primære synkroniseringsikoner kan du også se et lille ikon af et menneske ved siden af filens status.

Det viser, at filen er delt med én eller flere personer.

Hvis der ikke er noget “menneske”-ikon, er filen kun tilgængelig for dig og ikke delt med andre.

Eksempel: Delte og private filer

• Filen “salgsdata.xlsx”: Har et flueben og et person-ikon, hvilket betyder, at den er delt med andre og ligger både lokalt og i skyen.
• Mappen “Ikoner”: Har kun et flueben, så den er ikke delt og er kun tilgængelig for dig.

Hvordan synkroniserer OneDrive filer i realtid?

Lad os sige, at du kopierer en ny fil til din OneDrive-mappe.

Hvad sker der så?

Følgende trin viser, hvordan synkronisering fungerer:

1. Kopiér filen til din OneDrive-mappe.
2. OneDrive-ikonet på proceslinjen viser et synkroniseringssymbol.
3. Statusikonet ved filen ændrer sig til synkroniseringssymbolet under upload-processen.
4. Når synkroniseringen er færdig, ændrer status til en grøn cirkel med flueben.

Fordel ved realtidsopdateringer:

Du kan hurtigt se de nyeste filer, som dine kolleger har delt til OneDrive, direkte fra proceslinjen.

Dette gør det nemt at arbejde sammen i dynamiske projekter.

Bonus: Spar plads med OneDrive

En superpraktisk funktion i OneDrive er muligheden for at frigøre plads ved at lade filer blive i skyen.

Det er især nyttigt, hvis din computers harddisk er ved at være fyldt.

Du kan nemt højreklikke på en fil eller mappe og vælge “Frigør plads”.

Når filen kun ligger i skyen, vises sky-ikonet i statuskolonnen.

Opsummering

OneDrive gør synkronisering af filer nemt og overskueligt.

Med statusikoner som flueben, skyer og synkroniseringssymboler er det let at forstå, hvor dine filer befinder sig, og hvem der har adgang til dem.

For at få mest muligt ud af OneDrive anbefaler vi at bruge statuskolonnen aktivt til at holde styr på, hvilke filer der er tilgængelige lokalt og online.

Mangler du plads? Brug synkroniseringsmulighederne til at lade filer blive i skyen!

Vil du lære mere om, hvordan du udnytter Microsoft 365 til samarbejde og forbedrer din produktivitet?

Tilmeld dig vores kursus “Samarbejde i Microsoft 365” på Proximo.dk.