Arbejd samtidigt i Microsoft 365: Del og rediger filer effektivt

Microsoft 365 har revolutioneret den måde, vi samarbejder på, især med introduktionen af realtids-samarbejde i programmer som Excel, Word og PowerPoint.

I denne guide vil vi gennemgå, hvordan du og dine kolleger kan arbejde på de samme filer samtidigt uden at bekymre jer om tab af data eller overskrivning af hinandens ændringer.

Slut med “read-only”-beskeder og manglende versioner!

Indholdsfortegnelse

Hvad er realtids-samarbejde i Microsoft 365?

En af de mest brugervenlige funktioner i Microsoft 365 og OneDrive er muligheden for at arbejde på den samme fil samtidigt.

Det betyder, at flere personer kan redigere en fil – eksempelvis et Excel-regneark – på samme tid uden at skulle gemme, lukke og åbne filen igen og igen.

Denne funktion er tilgængelig for alle Office-filer, så uanset om du arbejder i Excel, Word eller PowerPoint, kan du samarbejde med kolleger i realtid og opbygge dokumenter sammen.

Sådan fungerer det: Et eksempel i Excel

Trin 1: Åbn filen via OneDrive

Når du åbner en fil i Excel (eller et andet Office-program) fra OneDrive, kan du se dit eget profilikon øverst i højre hjørne.

Det viser, at filen er tilknyttet din konto.

Trin 2: Kontrollér, at automatisk gemning er aktiveret

For at samarbejdet fungerer optimalt, skal funktionen “Automatisk lagring” være slået til.

Når denne funktion er aktiv, gemmes alle ændringer konstant i OneDrive, og du kan ikke miste data på grund af glemte gemmerutiner.

Fordele ved automatisk lagring:

• Alle ændringer bliver øjeblikkeligt synkroniseret til OneDrive.
• Andre, som arbejder i filen, kan se dine ændringer i realtid – og omvendt.

Trin 3: Se andre brugere i filen

Når andre åbner den samme fil, vil deres profilikoner dukke op i højre hjørne.

Du kan også se, hvilken celle eller sektion de arbejder på, markeret med deres initialer og en farvet ramme.

Eksempel: Hvis Birgitte Svensen redigerer celle A1, vil du tydeligt kunne se hendes initialer “BS” omkring cellen.

Så ved du præcis, hvor hun er i dokumentet.

Realtidssamarbejde: Hvad kan du lave?

Funktionerne giver næsten uendelige muligheder for samarbejde:

• Redigér og opdater: Både du og dine kolleger kan skrive og redigere samtidigt.
• Se ændringer live: Alle ændringer vises med det samme, uden forsinkelse.
• Ingen versionstab: Når én person lukker filen, er alle ændringer allerede gemt automatisk i den seneste version.

Eksempel: Hvis du og Birgitte begge ændrer noget i filen, er alle ændringer allerede gemt og synkroniseret i én og samme version.

Samarbejde på tværs af Office-programmer

Denne funktionalitet er ikke begrænset til Excel. Du kan også samarbejde om:

• PowerPoint-præsentationer: Læg hurtigt nye elementer til en præsentation – helt uden at afbryde hinanden.
• Word-dokumenter: Skriv og rediger tekster sammen i realtid.

Tidligere blev vedhæftede filer og frem-og-tilbage-ændringer sendt via e-mail – men med realtids-samarbejde i Microsoft 365 kan I arbejde smartere, hurtigere og sammen.

For avancerede brugere: Hvad med makroer?

En særlig fordel ved skrivebords-versionen af Excel i Microsoft 365 er, at det er muligt at bruge makroer, mens du deler filer med andre.

Makroer bruges ofte til at automatisere processer, men tidligere kunne makroer ikke køres, hvis filen var i brug via Excel Online.

Nu kan du og dine kolleger samarbejde i realtid og samtidig udnytte makroer i skrivebords-versionen.

Det gør samarbejdet langt mere fleksibelt – også når der er brug for komplekse automatiseringer.

Konklusion

Realtids-samarbejde i Microsoft 365 er en game-changer for alle, der arbejder med fælles filer.

Funktionen gør det nemt at dele, redigere og gemme ændringer, uden at du skal bekymre dig om tab af data eller forældede versioner.

Uanset om du bruger Excel, Word eller PowerPoint, kan du og dine kolleger arbejde smartere og mere effektivt end nogensinde før.

Vil du lære mere om at samarbejde i Microsoft 365?

Tilmeld dig vores kursus “Samarbejde i Microsoft 365” på https://proximo.dk/microsoft-365-kursus/ og bliv ekspert i moderne samarbejdsværktøjer!