Sådan gemmer du mails fra Outlook – nemt og hurtigt (2024)
Er størrelsen på din e-mail konto ved at være fyldt op?
Skal du skrive den samme e-mail dagligt, og vil gerne optimere processen?
Eller skal du tage en sikkerhedskopi af din indbakke i Outlook, så den kan flyttes over på en ny computer?
Der er mange grunde til at gemme dine e-mails, eller sågar hele indbakken.
Læs med her og find ud af hvordan du gemmer e-mails fra Outlook 👍
Det lærer du!
Gem en enkelt Outlook mail
Det kræver ikke en ph.d. i astrofysik at gemme mails fra Outlook, og her får du 2 metoder til at gemmer en enkelt e-mail som tekstformat eller PDF 🙂
Mulighed 1: Gem din mail i tekstformat
1. Marker den e-mail der skal gemmes.
2. Klik på fanen Filer.
3. Klik på Gem som.
4. I dialogboksen skal du vælge den folder, hvor kopien skal gemmes.
Vælg et format – Se eventuelt kommentaren herunder – Og klik på Gem.
Sådan! Du har nu gemt din e-mail på din computer – Var det kompliceret?
Næste skridt – PDF!
Skal dem gemte e-mail bruges som en skabelon?
Du vil oftest kun gemme din e-mail i formatet Outlook-meddelelsesformat – Unicode.
Men ønsker du at gemme din e-mail som en skabelon? Så skal du vælge et andet format, der hedder, ja Outlook-skabelon 😉
En skabelon vil spare dig tid, hvis du skal sende den samme e-mail ofte, og hvor det kun er noget af indholdet, der skal ændres 😎
Kasper Langmann, Partner i ProximoMulighed 2: Gem din mail som PDF fil
1. Marker den e-mail du gerne vil gemme som en PDF.
2. Klik på fanen Filer.
3. Klik på Udskriv.
4. Klik på rullelisten under Printer og vælg Microsoft Print to PDF.
5. Vælg en destinationsmappe, giv e-mailen et navn, og klik på Gem.
Nu er din e-mail gemt som en PDF-fil – Godt gået 😀
Gem alle Outlook emails
Hvis du skal gemme alle e-mails, giver det ikke mening at følge metoden beskrevet herover – Det vil tage alt for lang tid 😪
Du gemmer alle e mails fra Outlook ved at følge en af 2 muligheder.
Mulighed 1: Tag en sikkerhedskopi af pst-filen
Denne mulighed er for dig, der vil flytte hele din profil, inklusiv regler, alle vedhæftede filer og dine kalendere.
Vær opmærksom på at det ikke er alt, der gemmes. F.eks. gemmes er dine signaturer IKKE.
Kasper Langmann, Partner i Proximo1. Klik på fanen Filer.
2. Klik på Kontoindstillinger og derefter Kontoindstillinger.
3. Klik på fanen Datafiler, vælg din e-mailkonto og klik på Åbn filplacering.
4. Vælg din pst-fil.
Du kan nu kopiere din pst-fil til et sikkert sted på din PC eller et andet sted, som f.eks. Microsoft OneDrive.
Mulighed 2: Gem en enkelt mappe
I stedet for at gemme hele profilen kan du vælge at gemme en enkelt mappe.
1. Klik på fanen Filer.
2. Klik på Åbn og Eksporter.
3. Klik på Importer/Eksporter.
4. Vælg Eksporter til en fil og klik på Næste.
5. Vælg Outlook-datafil (.pst).
6. Vælg den mappe som du vil tage en sikkerhedskopi af.
Som udgangspunkt medtages alle undermapper, medmindre du aktivt vælger det fra.
Tryk på Næste.
7. Vælg en destinationsmappe (1), vælg indstillinger for kopien (2), og tryk på Udfør (3).
8. Du skal angive om kopien skal beskyttes med en kode.
Hvis du ikke ønsker at beskytte sikkerhedskopien med en adgangskode, skal du trykke OK.
Ellers indtaster du den adgangskode du ønsker. Skriv koden i begge felterne og klik på OK.
Sådan! 🎉 Du har nu lært at gemme dine e-mails enkeltvis og i en samlet fil, hvor alt – inkl. vedhæftede filer – gemmes i en pst-fil.
Næste skridt er at lære at åbne det hele igen 😎
Åben gemte mails
Sådan åbner du almindelige e-mails, gemt fra Outlook
1. Find den mappe, hvor du gemte din e-mail.
Som tidligere nævnt, kan du gemme din e-mail i forskellige formater. Her er eksempler på en PDF-fil, et standard Microsoft Outlook format (Se brev-ikonet), og i en ren tekstform (.txt).
2. Dobbeltklik på den fil du gerne vil åbne – Forskellige filer åbnes i forskellige programmer.
Voila! Du har nu åbnet den gemte fil 🙂
Sådan bruger du en e-mail, der er gemt som skabelon
For at bruge en skabelon i Microsoft Outlook skal du gøre følgende:
1. Under fanen Hjem klikker du på Nye elementer (1) og Flere elementer (2) og Vælg formular.
3. I rullelisten Søg i (1) vælger du Brugerskabeloner i systemet (2).
4. Vælg den skabelon du lige har gemt og tryk på knappen Åbn.
Du kan nu rette den del af skabelonen, der skal ændres og sende den som en ny e-mail. Næste gang du åbner skabelonen, er den præcis som da du gemte den i tidernes morgen 😉
Sådan importerer du en hel mappe
1. Klik på fanen Filer.
2. Klik på Åbn og eksporter.
3. Klik på Importer/eksporter.
4. Klik på Importer fra et andet program eller en anden fil.
5. Vælg Outlook-datafil (.pst).
6. Klik på Gennemse.
7. Naviger til mappen, hvor ud har gemt pst-filen, klik på den og klik på Åbn.
8. Bekræft at navnet på filen er korrekt, vælg de ønskede indstillinger og klik Næste.
9. Vælg den mappe der skal importeres. Vælg om undermapper skal importeres, og specificer hvilken konto fra rullelisten, de importerede filer skal gemmes under og tryk på knappen Udfør.
Hvis du er ved at gendanne en backup, så skal du vælge Importer elementer til den samme mappe i: og så vælge den rette e-mailkonto fra rullelisten.
Alt afhængig af størrelsen på de gemte mapper, så kan det tage lidt tid at få importeret alle e-mails.
Godt gået! Hvad så nu?
Sådan 🏆 Du har nu lært at gemme e-mails! Nu hvor dine e-mails er sikre, kan du tage Outlook til det næste niveau.
Men hvor skal du starte?
Der er mange funktioner i Outlook, der vil hjælpe dig med at organisere dine hverdag og optimere dine processer.
Med vores gratis kursus i Outlook får du redskaberne til at gøre Outlook til din personlige assistent.
En assistent der med få informationer holder styr på dine opgaver, deadlines og møder – Det er gratis og tager kun 30 minutter, så hvorfor vente?
Andre ressourcer
Som så meget andet, så kan mange muligheder give mange problemer.
Hos Proximo har vi skrevet en artikel om De 6 mest typiske Outlook problemer – og hvordan du løser dem – Den er et must for alle, dig der bruger Outlook 👌