Tag backup af dine emails i Outlook – nemt og hurtigt

Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.

Vi får i dag meget vigtig information over email. Derfor er vi ekstra sårbare overfor hacking, men også bare uheld og nedbrud.Support til Power BI Pro

Om du har 10 år gamle mails i din postkasse eller kun relativt nye mails, er det ærgerligt at miste dem.

Jeg viser dig nu, hvordan du kan undgå at stå i den situation nemt og hurtigt.

Du vil i denne artikel lære at du kan lave backup af dine emails i Outlook.

*Denne artikel er skrevet om Outlook 2019 til Windows, men gælder også for Outlook 2010, 2013 og 2016.
Læs alt om Office 2019/Office 365 og opgrader din Office version her.

Hvis du har Exchange eller IMAP-konto, vil servere automatisk arkivere dine mails. 
Hvis du har en Exchange-konto, f.eks. på arbejdet, kan du kontakte din administrator og få adgang til dine arkiverede mails, hvis uheldet skulle være ude.

Kasper Langmann, Partner i Proximo

Du kan nemt og hurtigt sikkerhedskopiere dine mailmapper lokalt.

Dette kan du gøre ved at autoarkivere eller eksportere til en .pst-fil.

Eksportér dine mails til en .pst-fil

Du kan manuelt tage backup af dine mails ved at eksportere dem til en .pst-fil, som du så senere kan importere.

Dette gør du i 6 trin:

1: Vælg ‘Filer’ og gå efterfølgende til ‘Åbn og eksportér’ og vælg Importér/eksportér’:

Eksempel på Importér/eksportér mails

2: I dialogvinduet som dukker op, vælger du ‘Eksportér til en fil’ og vælger ‘Næste’:

Eksempel på eksportér til en fil

3: Vælg ‘Outlook-datafil (.pst)’ og klik herefter på ‘Næste’:

Eksempel på filtype

4: Du får nu mulighed for at vælge den email-mappe, som du ønsker at tage backup af. Når du har gjort det, klikker du på ‘Næste’.

5: Vælg hvor sikkerhedskopieringen skal gemmes og hvad den skal hedde – Herefter trykker du på ‘Udfør’.

Eksempel på gem som

6: Og du har nu taget backup af din mail.

Du kan angive og bekræfte en adgangskode, hvis du vil sikre dig at ingen kan tilgå dine emails. Og ellers så er du færdig.

Autoarkivér dine mails

Autoarkivér er egentlig først og fremmest en måde at holde orden i din postkasse på.

Her flyttes gamle mails, som du vil beholde, automatisk til et arkiv efter det tidsinterval, som du vælger.

Du vil således have mulighed for også at få backup af din postkasse automatisk – fordi arkivfilen også her bliver gemt som en Outlook-datafil (.pst).

Første gang Autoarkivér kører, oprettes arkivfilen automatisk i: C:\Brugere\DitBrugernavn\Dokumenter\Outlook-filer\arkiv.pst.

Altså får du også her en lokal sikkerhedskopiering.

Hvis din mail er tilsluttet en Exchange-server, har du muligvis ikke adgang til funktionerne ‘Arkivér’ og ‘Autoarkiver’.
Det kan også være, at din virksomhed har en anden politik for mailopbevaring, som tilsidesætter ‘Autoarkiver’. Spørg din systemadministrator.

Kasper Langmann, Partner i Proximo

Du kan aktivere ‘Autoarkiver’ gennem fire trin:

1: Gå til ‘Filer’ og klik påIndstillinger’ og herefter Avanceret’.

2: Klik her på ‘Indstillinger for autoarkivering’, underAutoarkiver’:

Eksempel på indstillinger for autoarkivering

3: Afkryds ‘Udfør autoarkivering hver’ og angiv hvor mange dage du ønsker der skal gå imellem hver arkivering:

Eksempel på autoarkiver antal dage

Her kan du også vælge andre relevante indstillinger, såsom hvis du ønsker at gamle elementer skal slettes, i stedet for at arkiveres.

Sådan!

Du kan nu lave backup af dine mails eller få Outlook til at gøre det for dig.Outlook email skabelon template

Slut med mistede informationer!