Organisér mails effektivt med farvekategorier i Outlook

Trænger din indbakke i Outlook til at blive mere overskuelig?

Ved at bruge farvekategorier kan du nemt organisere dine mails og hurtigt danne dig et overblik.

Dette er en enkel og fleksibel metode, der enten kan supplere din brug af mapper eller stå helt alene.

I dette blogindlæg guider vi dig gennem processen trin for trin.

Hvad er farvekategorier i Outlook?

Farvekategorier er en funktion i Outlook, der giver dig mulighed for at tildele forskellige farver til dine mails, aftaler, opgaver eller kontakter.

Hver farve kan repræsentere en bestemt type opgave, f.eks. “Møder”, “Kurser” eller “Opfølgning”.

På denne måde får du en visuel indikation af, hvad en mail handler om, og hvad der kræver din opmærksomhed.

Sådan tilføjer du farvekategorier til dine mails

At komme i gang med farvekategorier er enkelt.

Følg denne vejledning for at tildele farver til dine mails.

Trin 1: Find kategorifunktionen

  1. Gå til din Indbakke i Outlook.
  2. Klik på fanen Hjem i menulinjen.
  3. Find knappen Kategoriser under værktøjsmulighederne.

Trin 2: Tildel en farve til en mail

  1. Vælg den mail, du vil give en farvekategori.
  2. Klik på Kategoriser og vælg en farve fra listen.
  3. Hvis det er første gang, du bruger en bestemt farve, bliver du spurgt, om du vil omdøbe den. Klik på Ja, og giv farven en meningsfuld titel, f.eks. “Møder” eller “Kurser”.
  4. Når du er færdig, vil den valgte farve blive vist som et ikon ud for mailen.

Trin 3: Brug højreklik til hurtigere tilgang

Du kan også tildele farver ved at højreklikke på en mail:

  1. Højreklik på den ønskede mail i din indbakke.
  2. Vælg Kategoriser og vælg en farve fra menuen.

Dette er en simpel genvej, der sparer tid i dit daglige arbejde.

Organisér din indbakke med kategorier

Når du har farvekodet dine mails, kan du sortere efter kategorier for at gøre din indbakke mere overskuelig.

Sådan sorterer du efter kategorier

  1. Gå til din indbakke, og klik på Vis-fanen i menulinjen.
  2. Vælg Sorter efter > Kategorier.

Dette organiserer dine mails i grupper baseret på deres tilknyttede farvekategori, så du hurtigt kan finde det, du søger.

Skift tilbage til standardvisning

Vil du tilbage til standardvisningen? Sådan gør du:

  1. Klik på Vis.
  2. Vælg Sorter efter > Dato.

Tilpas dine farvekategorier

For at få det meste ud af farvekategorier bør du tilpasse dem, så de passer til dine behov.

Du kan ændre navne, tilføje nye kategorier eller endda tilknytte genvejstaster.

Sådan administrerer du kategorier

  1. Klik på Kategoriser i fanen Hjem, og vælg Alle kategorier.
  • Omdøbe eksisterende kategorier.
  • Tilføje nye kategorier med specifikke farver.
  • Tilknytte genvejstaster for hurtigere organisering.

Eksempel på tilpasning

Lad os sige, du vil ændre kategorien “Blue Category” til “Møder”.

  1. Marker kategorien og klik på Omdøb.
  2. Indtast det nye navn og tryk OK.

Gentag processen for andre kategorier som “Kurser” eller “Opfølgning”, så de får relevante navne og farver.

Bonus: Sæt regler for kategorier

En avanceret funktion er muligheden for at oprette regler, så Outlook automatisk tildeler kategorier til nye mails.

Dette dækker vi i et kommende blogindlæg, men du kan finde funktionen i Outlook under Regler-knappen.

Afslutning

Farvekategorier i Outlook er en effektiv og visuel måde at få styr på dine mails.

Ved at tildele kategorier som “Møder” eller “Kurser” og sortere efter dem kan du hurtigt finde og prioritere dine opgaver.

Husk at tilpasse kategorierne, så de giver mening for dig – og brug genvejstaster for ekstra effektivitet.

Vil du lære flere nyttige Outlook-tricks?

Tilmeld dig vores gratis kursus i Outlook her: https://proximo.dk/gratis-outlook-kursus.