Brug filtre og visninger effektivt i lister i SharePoint

Arbejder du med lister i Microsoft SharePoint, og vil du gøre arbejdet mere effektivt?

Så er filtre og visninger dine bedste venner.

I dette indlæg dykker vi ned i, hvordan du kan bruge disse funktioner til at organisere data og spare tid.

Lad os tage det trin for trin.

Indholdsfortegnelse

Hvad er filtre og visninger?

Inden vi går i detaljer, er det vigtigt at forstå forskellen mellem filtre og visninger:

• Filtre fungerer på samme måde som i Excel. Du kan hurtigt indsnævre data ved at vælge specifikke kriterier, som hvilke rækker der skal vises.
• Visninger er lagrede versioner af dine filtreringer. De gør det muligt at gemme en bestemt opsætning og vende tilbage til den senere – uden at skulle lave opsætningen igen.

Kort sagt arbejder filtre og visninger sammen for at strømline dit arbejde i SharePoint.

Sådan bruger du filtre i SharePoint

Filtre er en nem og hurtig måde at fokusere på præcis de data, du har brug for.

Her er en kort vejledning:

1. Find filtermulighederne: Klik på pilene i overskriften på en kolonne i din liste.Her kan du vælge at sortere eller filtrere data.
   • Eksempel: Filtrér efter en specifik person i en person-kolonne.
2. Anvend filtre: Du kan vælge en enkelt værdi, som fx en bestemt persons navn, eller kombinere flere kriterier for at præcisere dataindsnævringen.
   
3. Se resultatet: Når du har anvendt dit filter, vises kun de rækker, der matcher dine kriterier.
   

Sådan gemmer du en filtrering som en visning

Det smarte ved visninger er, at de gemmer din opsætning, så du kan genbruge den, eller dele den med dine kolleger:

1. Opret din visning: Når du har påsat de ønskede filtre, klikker du på “Gem visning som” i topmenuen.
   
2. Giv visningen et navn: Navngiv visningen noget genkendeligt, fx “Kaspers Prospects til projektleder”, så det er nemt at finde den igen senere.
   
3. Vælg synlighed: Du kan vælge at gøre visningen offentlig, hvis dine kolleger også har brug for den.Husk dog, at for mange offentlige visninger kan skabe forvirring. Overvej derfor nøje, om det skal være en fælles visning eller ej.
   
4. Gem visningen: Klik på “Gem”, og din visning vil nu være tilgængelig i listen med visninger.
   

Brug af dine gemte visninger

Når visningen er gemt, kan du nemt åbne den igen og springe over arbejdet med at sætte filtre op:

1. Vælg din visning: Find og klik på visningen i listen over tilgængelige visninger. SharePoint påsætter automatisk de gemte filtre.
2. Predefinerede visninger: Du kan også bruge de standardvisninger, som SharePoint foreslår.Disse visninger, såsom “Alle elementer” eller “Aktive ansøgninger”, kan give en god start, hvis dine behov matcher.

Sæt en visning som standardvisning

Hvis der er en visning, der skal bruges som udgangspunkt hver gang listen åbnes, kan du gøre den til din standardvisning:

1. Gå til visningsindstillingerne.
2. Vælg “Angiv den aktuelle visning som standard”.
3. Nu vil denne visning vises for alle, der åbner listen – medmindre de vælger en anden visning.

Opsummering

Filtre og visninger i SharePoint er uundværlige værktøjer til at organisere og dele data på en overskuelig måde.

Ved at bruge filtre kan du hurtigt få overblik, mens visninger sørger for, at du og dine kolleger kan spare tid og arbejde mere effektivt på tværs af lister.

Prøv selv at oprette et filter og gemme det som en visning!

Du vil hurtigt opdage, hvor meget tid og energi det kan spare dig i dit daglige arbejde.

Har du lyst til at lære endnu mere om SharePoint?

Tilmeld dig vores kursus SharePoint Pro, hvor vi går i dybden med værktøjet og lærer dig at få det maksimale ud af det.