Sådan opretter og administrerer du lister i SharePoint

Lister og dokumentbiblioteker er en integreret del af arbejdet med Microsoft SharePoint, og de hjælper dig med at organisere og dele data på en effektiv måde.

Hvad enten du arbejder med projektdokumentation, HR-opgaver eller noget helt tredje, kan SharePoint-lister være en god løsning.

I dette blogindlæg dykker vi ned i, hvordan du opretter og administrerer lister, tilføjer kolonner og databaserede rækker, benytter filtre og visninger – og meget mere.

Indholdsfortegnelse

Hvad er en SharePoint-liste?

Lad os starte med det grundlæggende: Hvad er en SharePoint-liste?

Forestil dig en liste som en tabel, der minder om et Excel-ark.

Forskellen ligger i SharePoints robusthed og funktionaliteter, som fx versionsstyring, brugerrettigheder og mulighed for at sætte påmindelser (alerts).

Med disse funktioner bliver det langt nemmere at holde styr på data og opgaver i et fælles miljø.

Fordele ved SharePoint-lister:

• Versionshistorik: Spor ændringer i data og gendan tidligere versioner.
• Automatisering: Brug Power Automate til at opsætte arbejdsprocesser baseret på ændringer i lister.
• Brugerrettigheder: Bestem præcist, hvem der kan læse, redigere og dele data.
• Påmindelser: Få beskeders om ændringer i realtid.

Ulemper ved SharePoint-lister:

• Begrænsninger for store datasæt: Lister fungerer ikke godt med mere end 5.000 rækker.
• Dataanalyse: SharePoint er ikke ideel til kompleks dataanalyse – her er Excel et bedre valg.

Sådan opretter du en liste i SharePoint

At oprette en ny liste i SharePoint er både hurtigt og enkelt.

Følg denne trin-for-trin-guide for at komme i gang:

Trin 1: Opret en ny liste

1. På dit SharePoint-websted klikker du på “Nyt” og vælger “Liste”.
2. Vælg en af følgende muligheder:
   • Tom liste: Start fra bunden.
   • Fra Excel: Importér et eksisterende Excel-ark.
   • Fra skabelon: Brug en færdiggjort løsning som udgangspunkt.

Skabeloner er særligt nyttige, da de sparer dig tid ved at levere præbyggede opstillinger, fx til projektstyring eller begivenhedsplanlægning.

Trin 2: Navngiv og tilpas listen

1. Giv din liste et navn, tilføj en beskrivelse (valgfrit), og vælg, om den skal vises i webstedsnavigationen.
   • Vigtigt: Tilføj kun lister til navigationen, hvis de er relevante for brugerne af dit websted.

2. Klik på “Opret” for at færdiggøre din liste.

Tilføjelse af kolonner og strukturerede data

Når din liste er oprettet, bliver det tid til at tilpasse den med kolonner og data.

Kolonner definerer de typer oplysninger, din liste kan indeholde – fx datoer, navne eller nummeriske værdier.

Trin 1: Opret kolonner

1. Klik på “Tilføj kolonne” i din liste.
2. 2. Vælg typen af data, kolonnen skal indeholde (fx Tekst, Dato, Valgmulighed).

Dette sikrer, at kun passende data kan indtastes.

2. • Fx en HR-liste kan have kolonner som: Ansøgers navn, Ansøgningsdato og Status.

3. Klik på Gem for at tilføje kolonnen.

Trin 2: Tilføj rækker (elementer)

1. Klik på “Ny” for at tilføje et nyt element til din liste.
2. Indtast oplysninger for hver kolonne, fx navn og datoer.
3. Klik på “Gennem” for at gemme.

Pro tip: Brug Gittervisning til hurtigt at indtaste eller redigere flere rækker af data.

Dette minder om arbejdet i Excel og er særligt nyttigt til større datamængder.

Filtrering, visning og deling af lister

Når din liste vokser, kan det være udfordrende at finde præcise data.

Filtre og visninger hjælper dig her.

Brug af filtre

Filtrér din liste for hurtigt at finde de elementer, du leder efter.

Klik på kolonnens overskrift og vælg “Filtrér” for at angive kriterier.

Oprettelse af visninger

Visninger giver dig mulighed for at gemme specifikke filtre og sorteringer som standardopsætninger.

Dette er nyttigt, hvis data skal præsenteres forskelligt for forskellige teammedlemmer.

Deling og rettigheder

1. Du kan dele din liste og styre, hvem der har adgang til den, ved at klikke på “Del”.
2. Angiv brugerrettigheder (fx kun visning, redigering eller fuld kontrol).

Eksporter lister for mere avanceret dataanalyse

SharePoint-lister er ikke udviklet til tung dataanalyse.

Her kan du eksportere din liste til Excel, hvor du kan bearbejde data med pivottabeller, diagrammer og andre avancerede værktøjer.

Klik blot på “Eksportér til Excel” for at starte processen.

Afslutning

SharePoint-lister er et værdifuldt værktøj, når du vil organisere og strukturere data på en smart og samarbejdsorienteret måde.

Du har nu lært at oprette og tilpasse lister, tilføje kolonner og data, filtrere information og dele lister med dit team.

Vil du blive endnu bedre til SharePoint?

Deltag i vores SharePoint Pro-kursus, hvor vi dykker endnu dybere ned i funktionerne.

Tilmeld dig i dag på https://proximo.dk/sharepoint-kursus.