Sådan administrerer du rettigheder og deling i SharePoint

I denne guide gennemgår vi, hvordan du administrerer deling og rettigheder i Microsoft SharePoint.

Når du arbejder i SharePoint, er kontrol over, hvem der kan læse, redigere eller dele dine filer og mapper, afgørende for at opretholde en god struktur og sikkerhed.

Vi dykker ned i de grundlæggende principper, vigtigste funktioner og bedste praksis, så du kan dele dine dokumenter nemt og effektivt – uden at skabe uklarhed om rettighederne.

Indholdsfortegnelse

Introduktion til SharePoint-tilgange til deling og rettigheder

Når du arbejder i SharePoint, kan du dele elementer som dokumenter, sider og lister med andre.

Hver gang du deler, skal du overveje, hvilke rettigheder du giver de personer eller grupper, du deler med.

Her er det vigtigt at følge nogle grundlæggende principper for at holde tingene overskuelige.

Tip: Del med grupper, ikke individuelle personer

En af de vigtigste grundregler er at dele med grupper frem for individuelle personer.

Dette gør fremtidig administration betydeligt lettere.

Microsoft 365 tilbyder grupper såsom “Alle medarbejdere” eller specifikke teams, der gør det muligt at samle rettigheder ét sted i stedet for at tildele dem manuelt.

Eksempel: Hvis du deler en fil med en gruppe, kan alle medlemmer af gruppen få adgang automatisk – uden at du skal ændre rettigheder, når nye personer tilknyttes eller forlader gruppen.

Sådan justerer du deling og rettigheder for et dokument

Trin 1: Find dokumentets adgangsindstillinger

1. Gå til din SharePoint-side og åbne den dokumentmappe, hvor det relevante dokument ligger.
2. Klik på det dokument, du vil administrere, og åbn detaljepanelet øverst i højre hjørne.
3. Under adgangsdetaljer kan du:
   • Stoppe deling af dokumentet.
   • Ændre brugernes adgangsniveau (visning, redigering eller ingen adgang).

Trin 2: Forstå de forskellige adgangsniveauer

I SharePoint arbejder du ofte med tre hovedgrupper af brugere på et websted:

• Besøgende: De har kun visningsadgang og kan ikke foretage nogen ændringer.
• Medlemmer: De har redigeringsadgang til filer og sider.
• Ejere: De har fuld kontrol og kan administrere alle aspekter af webstedet.

Bemærk: Besøgende bør kun have adgang til at læse, medmindre det er strengt nødvendigt, at de kan redigere.

Undgå kaos: Brug ikke udelukkende direkte adgang

En funktion, der kan skabe forvirring i SharePoint, er direkte adgang, hvor du deler et specifikt materiale med én person uden hensyn til gruppetilladelser.

Selv om dette kan være praktisk i visse tilfælde, anbefales det at bruge denne funktion så lidt som muligt.

Udfordringer med direkte adgang

Når du deler med én person uden for en gruppe, opstår der ofte uforudsete konflikter i rettigheder.

Eksempel: Hvis du giver “Laura” redigeringsmulighed på ét dokument, men senere ændrer webstedets medlemmernes adgangsniveau til visning, vil Laura stadig kunne redigere – fordi hendes individuelle adgang ikke ændres automatisk.

Den bedste tilgang: Brug grupper og webstedstilladelser

Deling gennem webstedet

I stedet for at bruge direkte adgang, bør du dele adgang via hele webstedet.

Sådan gør du:

1. Gå til webstedets indstillinger for tilladelser.
2. Tilføj en bruger (for eksempel Laura) til den relevante gruppe – det kan være ejere, medlemmer eller besøgende.

Eksempel: Hvis Laura skal redigere indhold, skal hun tilføjes til “Medlemmer”. Hvis hun kun skal læse, kan hun placeres som “Besøgende”.

Fordele ved denne tilgang

Hvis du senere justerer gruppers adgangsniveauer centralt, påvirker det alle medlemmer af gruppen – herunder Laura.

Dette sikrer, at der ikke opstår konflikter i, hvem der har adgang til hvilke filer og mapper.

Opsummering

For at sikre en enkel og effektiv administration af rettigheder i SharePoint, bør du følge disse bedste praksis:

• Del filer og mapper med grupper snarere end enkeltpersoner.
• Brug direkte adgang sparsomt og kun ved særlige behov.
• Administrer adgang via webstedet for at opretholde en god struktur for tilladelser.

Når du følger disse principper, undgår du unødvendig forvirring og sikrer, at dine kolleger altid har præcis de rettigheder, de har brug for.

Vil du lære mere? Tilmeld dig vores SharePoint Pro-kursus og bliv ekspert i SharePoint-administration!