Sådan bruger du SharePoint: roller, funktioner og websteder

Microsoft SharePoint er en effektiv platform, der bruges af organisationer over hele verden til at dele information og samarbejde.

Men hvordan fungerer det egentlig, og hvem kan bruge det?

I denne guide gennemgår vi de vigtigste roller i SharePoint, hvad de kan, og hvilke typer websteder der findes, så du kan få en god start.

Lad os dykke ned i de vigtigste aspekter af SharePoint.

Indholdsfortegnelse

Hvad er SharePoint, og hvem bruger det?

SharePoint er designet til at lette samarbejde og informationsdeling i organisationer.

Platformen giver mulighed for at oprette og dele dokumenter, administrere projekter og kommunikere effektivt på tværs af teams.

Brugere af SharePoint deles typisk ind i fire roller, som hver især har forskellige ansvarsområder og adgangsniveauer.

Rollerne reflekterer både deres tekniske kompetencer og de tilladelser, de har.

De fire SharePoint-roller

1. 1. Brugere

Brugerne navigerer i SharePoint, søger efter information, og bruger dokumenter og lister.

De er slutbrugerne af systemet.

1. 1. • Typiske opgaver: Åbne, søge og læse filer.

1. 1. Redaktører

Redaktører kan oprette og ændre indhold i SharePoint, herunder lister og biblioteker.

De har mere kontrol over data og layout.

1. 1. • Typiske opgaver: Tilføje nye dokumenter, oprette lister og tilpasse biblioteker.

1. 1. Ejere eller webstedsejere

Ejere kan bygge nye websteder fra bunden og tilpasse eksisterende websteder efter behov.

De har også kontrol over tilladelser til deres websteder.

1. 1. • Typiske opgaver: Justere design, administrere roller og tilladelser.

1. 1. Administratorer

Administratorernes ansvar spænder bredt og omfatter teknisk arbejde som installation, serverhåndtering og opdateringer.

1. • Typiske opgaver: Vedligeholde systeminfrastruktur, konfigurere emails og opdatere SharePoint-systemet.

SharePoint-websteder: hvad skal du vælge?

Når du arbejder i SharePoint, er websteder kernen i platformen.

Der findes forskellige typer, som hver især er skræddersyet til unikke behov.

Her er en oversigt over de tre moderne webstedstyper og deres funktioner.

1. Team-websteder

Team-websteder bruges af mindre grupper til at samarbejde.

Her kan medlemmer dele dokumenter, kommunikere og følge med i det, der sker.

Kommunikation på disse websteder går begge veje.

• Eksempelvis: Projektsamarbejde mellem en marketingafdeling.
• Forbundet med Microsoft 365-grupper for enkel brugerhåndtering.

2. Kommunikationswebsteder

Kommunikationswebsteder bruges til at dele information fra få personer til mange.

Her går kommunikationen kun én vej, hvilket gør dem ideelle til nyhedsopslag eller meddelelser.

• Eksempelvis: En HR-afdeling, der deler politikker og procedurer med resten af virksomheden.
• Ikke forbundet med en Microsoft 365-gruppe.

3. Hub-websteder

Et Hub-websted fungerer som en portal eller et kontrolcenter og samler flere websteder under én struktur.

Det bruges ofte i større organisationer med mange teams og websteder.

• Eksempelvis: En centraliseret portal for hele organisationen, der linker til afdelingsspecifikke websteder.

Legacy-websteder

Udover moderne websteder findes der også Legacy-websteder.

Disse er baseret på en ældre SharePoint-oplevelse og bliver stadig brugt mange steder.

De er dog ikke længere i fokus for nye udviklinger.

Opsummering

I denne guide har vi gennemgået de fire vigtigste roller i SharePoint: brugere, redaktører, ejere og administratorer.

Du har også lært om de forskellige webstedstyper – team-websteder, kommunikationswebsteder og hub-websteder – og hvad de bruges til.

Hvis du vil dykke endnu mere ned i, hvordan du bruger SharePoint til at tilpasse og optimere din arbejdsdag, er vores kursus “SharePoint Pro” det perfekte sted at starte.

Tilmeld dig i dag på Proximo.dk og bliv en SharePoint-ekspert!