Sådan opretter du søgemapper i Outlook for effektiv organisering
Organisering af din indbakke kan være en udfordring, især hvis du jonglerer med mange e-mails hver dag.
Her kommer søgemapper i Microsoft Outlook til undsætning.
I dette blogindlæg forklarer vi på en enkel og overskuelig måde, hvad søgemapper er, hvorfor de er smarte, og hvordan du selv kan oprette dem.
Lad os dykke ned i det!
Indholdsfortegnelse
Hvad er en søgemappe?
En søgemappe i Outlook fungerer som et dynamisk filter, der automatisk søger efter bestemte e-mails baseret på dine kriterier.
Søgemappen samler derefter alle de relevante e-mails på ét sted, uden at de flyttes fra deres oprindelige placering i din indbakke.
Det er ideelt til at holde styr på specifikke personer, projekter eller emner.
Fordele ved søgemapper
- Automatisering: Søgemapper opdateres automatisk, så du slipper for at lave den samme søgning flere gange.
- Overblik: Du får et hurtigt overblik over præcis de e-mails, du skal bruge.
- Tidseffektivitet: Du sparer tid og undgår manuelt at skulle lede efter e-mails.
Sådan søger du manuelt i Outlook
Før vi ser på søgemapper, er det vigtigt at forstå, hvordan man manuelt søger i Outlook.
- Gå til søgefeltet øverst på din skærm.
- Indtast søgeord eller navnet på en afsender/modtager.
- Resultaterne vises automatisk i søgeruden.
Tip: Funktionen kan variere lidt afhængigt af din Outlook-version, men grundprincippet er det samme.
Eksempel: Hvis du søger efter “Laura”, finder Outlook e-mails fra eller til Laura. Men hvis du ofte skal søge efter bestemte personer eller projekter, kan søgemapper være en endnu smartere løsning.
Opsætning af en søgemappe
Nu er det tid til at gøre det praktisk! Følg nedenstående trin for at oprette en søgemappe i Outlook.
Trin 1: Åbn sektionen for søgemapper
- Se i navigationsruden i venstre side af Outlook-vinduet.
- Klik på mappen Søgemapper nederst i listen.
Trin 2: Opret en ny søgemappe
Trin 3: Vælg søgekriterier
Outlook giver dig en række muligheder for at filtrere indholdet i din søgemappe:
- Mails fra bestemte personer: Få samlet e-mails fra en bestemt afsender.
- Store e-mails: Filtrer efter e-mails, der fylder meget.
- Kategoriserede e-mails: Vælg mails, der er markeret med bestemte kategorier.
- Brugerdefinerede søgekriterier: Angiv mere specifikke regler for din søgemappe.
Eksempler på praktiske søgemapper
Eksempel 1: E-mails fra en bestemt person
Hvis du ofte arbejder med bestemte kolleger eller kunder, kan du oprette en søgemappe, der samler alle e-mails fra en specifik person.
- Vælg indstillingen E-mails fra personer og lister.
- Indtast eksempelvis “Jørgen Petersen” i søgefeltet.
- Klik på OK.
Resultat: Alle e-mails fra Jørgen Petersen vises automatisk i søgemappen.
Eksempel 2: Projektbaserede e-mails
Lad os sige, at du arbejder på et projekt kaldet “Projekt ABC”. Du kan oprette en søgemappe for at samle alle e-mails, der indeholder teksten “Projekt ABC”.
- Vælg muligheden Mails, der indeholder bestemte ord.
- Tilføj søgeord som “Projekt ABC” eller relevante forkortelser.
- Klik på OK og omdøb søgemappen til “Projekt ABC”.
Resultat: Når du modtager e-mails med “Projekt ABC” i emnet eller teksten, vises de automatisk i søgemappen.
Sådan redigerer eller sletter du en søgemappe
Hvis du vil ændre kriterierne for en eksisterende søgemappe eller helt fjerne den:
- Højreklik på søgemappen, og vælg enten Tilpas denne søgemappe eller Slet mappe.
- Følg instrukserne på skærmen.
Konklusion
Med søgemapper i Outlook kan du holde styr på dine vigtigste e-mails uden at bruge ekstra tid på gentagne søgninger.
Du har nu lært, hvordan du:
- Bruger søgemapper til at organisere e-mails automatisk.
- Opsætter søgemapper med forskellige søgekriterier.
- Tilpasser eller sletter eksisterende søgemapper.
Tøv ikke med at begynde at bruge søgemapper allerede i dag!
Har du lyst til at lære flere tips og tricks til Outlook? Tilmeld dig vores gratis Outlook-kursus på proximo.dk/gratis-outlook-kursus.