Sådan bruger du søgninger effektivt i Microsoft SharePoint

Søgning er en af de mest kraftfulde funktioner i Microsoft SharePoint.

I stedet for at bruge tid på manuelt at lede igennem mappestrukturer og biblioteker, kan du hurtigt finde det, du leder efter, ved at bruge søgefeltet.

I denne guide vil vi gennemgå, hvordan søgefunktionen fungerer i SharePoint Online, hvad der gør den anderledes end tidligere versioner, og hvordan du kan få mest muligt ud af den.

Indholdsfortegnelse

Hvorfor er søgning vigtig?

At søge efter indhold er ofte langt mere effektivt end at finde det manuelt.

Ikke alene sparer det tid, men det sikrer også, at du bliver præsenteret for relevant indhold – især i nyere versioner af SharePoint Online, hvor søgningen er blevet meget mere personlig og kontekstbaseret.

Hvad er nyt i SharePoint Online?

Hvis du tidligere har arbejdet med gamle versioner af SharePoint, vil du bemærke, at søgningen i SharePoint Online fungerer anderledes.

Selvom du stadig kan finde information efter de samme grundprincipper, er der nogle væsentlige opdateringer:

• Ingen skræddersyede søgninger: I SharePoint Online kan søgefunktionerne ikke tilpasses af webstedsejeren, hvilket begrænser mulighederne for at konfigurere søgeresultaterne.
• Personlige resultater: Til gengæld er søgeresultaterne nu personlige og baseret på din aktivitet og kontekst. Dette betyder, at SharePoint prioriterer det indhold, der er mest relevant for dig.

Sådan fungerer søgning i SharePoint Online

Lad os dykke lidt dybere ned i, hvordan søgningen fungerer, og hvordan du kan bruge den effektivt.

Søgning fra SharePoints forside

På forsiden af SharePoint Online kan du søge efter alt indhold, der er relevant for dig.

Når du klikker i søgefeltet, genereres der automatisk forslag baseret på din seneste aktivitet, såsom:

• Websteder, du ofte besøger.
• Filer, du for nylig har åbnet.
• Personer, du har været i kontakt med.
• Nyheder fra websteder, du følger.

Eksempel: Søge efter dokumenter

Hvis du for eksempel søger efter et budgetdokument, kan du skrive “budget” i søgefeltet.

SharePoint vil præsentere dig for en liste over relateret indhold:

• Dokumenter og mapper med navnet “budget.”
• Filer fra forskellige websteder og biblioteker.
• Relaterede nyheder eller websteder.

For at filtrere resultaterne kan du vælge forskellige kategorier såsom websteder, filer, personer og nyheder direkte fra søgeresultatsiden.

Tips til at forbedre din søgning

1. Brug søgeord: Tænk på de mest relevante søgeord for det, du leder efter.
2. Udnyt filtreringsmuligheder: Når søgeresultaterne vises, kan du indsnævre søgningen ved at vælge filtre som tid, type og placering.
3. Udnyt kontekst: Placeringen, du søger fra, spiller en rolle for de resultater, du får. Hvis du søger fra et specifikt websted, vil resultaterne være mere begrænsede til det pågældende område.

Placeringer og kontekst i søgninger

SharePoint er struktureret i forskellige niveauer såsom HOP-websteder, teamsites og specifikke underwebsteder.

• Når du søger fra et HOP-websted, søger du på tværs af webstedet og dets tilknyttede underwebsteder.
• Hvis du søger fra et bestemt teamsite eller underwebsted, vil søgeresultaterne kun fokusere på det valgte område.

Søgetips til store SharePoint-systemer

I store SharePoint-miljøer med mange filer og websteder kan en søgning hurtigt give mange resultater.

Nogle tips til at navigere effektivt er:

• Søg fra det mest relevante websted for at mindske antallet af irrelevante resultater.
• Brug præcise søgeord og anvend filtreringsmuligheder for tid og indholdstype.
• Overvej konteksten, hvor du befinder dig, før du søger.

Afslutning

Søgefunktionen i SharePoint Online er en kraftfuld måde at finde information hurtigt og effektivt på.

Selvom muligheden for at tilpasse søgninger er begrænset, kompenserer de personlige og kontekstuelle søgeresultater for dette.

Ved at bruge søgefeltet strategisk og forstå sammenhængen mellem placeringer og resultater, kan du spare tid og øge produktiviteten.

Vil du lære endnu mere om, hvordan du arbejder effektivt med SharePoint? Tilmeld dig vores SharePoint Pro kursus og bliv en mester i at administrere og navigere i SharePoint!