Få beskeder ved ændringer i SharePoint lister og dokumenter

Vidste du, at du kan få besked automatisk, når der sker ændringer i dine SharePoint-lister eller dokumentbiblioteker?

I denne guide viser vi, hvordan du opsætter beskeder (alerts) i SharePoint, så du slipper for selv at tjekke hver gang.

Beskeder er en smart funktion, der sender dig notifikationer, når der tilføjes nye elementer, eller eksisterende elementer ændres.

Det kan spare dig tid og holde dig opdateret på de ting, der er vigtigst for dig og dit team.

Indholdsfortegnelse

Kom i gang: Find den rette liste i SharePoint

Før vi opsætter beskeder, skal du finde den liste eller det dokumentbibliotek, som du vil holde øje med.

1. Gå til din SharePoint-side, og vælg Webstedsindhold øverst på siden.
   • Her kan du finde alle de lister og dokumentbiblioteker, der er tilknyttet webstedet.
2. Klik på den relevante liste. I dette eksempel bruger vi en liste over uopfordrede ansøgninger.

Sådan opsætter du beskeder på en liste

Trin 1: Tilgå besked-funktionen

Når du har åbnet den ønskede liste:

1. Klik på de tre prikker (…) øverst på siden.
2. Vælg Giv mig besked i menuen.

Trin 2: Opsæt beskeden

Du vil nu se et vindue, hvor du kan finjustere, hvordan dine beskeder skal fungere. Her er dine muligheder:

• Navngiv beskeden: Giv din besked et navn. For eksempel: “Læs ny ansøgning”.
• Modtagere: Indtast de personer, der skal modtage beskeden (dig selv og/eller andre).
• Metode for besked: Vælg om beskeden skal sendes som e-mail eller SMS (hvis din organisation understøtter SMS).

Trin 3: Definér beskedkriterier

Her kan du vælge, hvornår beskeder skal sendes:

• Alle ændringer: Får du besked hver gang et element bliver opdateret (tilføjet eller ændret).
• Kun nye elementer: Får du kun besked, når et nyt element bliver tilføjet til listen.
• Ændringer foretaget af andre: Begræns beskeder til ændringer, som andre brugere foretager.

I dette eksempel vælger vi kun at få besked, når der bliver tilføjet nye elementer til listen.

Trin 4: Hyppighed af beskeder

For at undgå for mange beskeder kan du vælge, hvor ofte de skal sendes:

• Omgående: Får du en besked hver gang, der sker en ændring.
• Daglig oversigt: Modtager én samlet besked om dagen med alle ændringer.
• Ugentlig oversigt: Får du én besked om ugen med en oversigt over alle ændringer.

Vælg den mulighed, der passer bedst til din situation.

Trin 5: Aktiver beskeden

Klik på OK, og du er færdig!

Nu får du automatisk beskeder efter de kriterier, du har valgt.

Sådan administrerer du dine beskeder

Hvis du på et tidspunkt vil ændre eller slette dine beskeder:

1. Gå tilbage til listen, klik på de tre prikker (…), og vælg Administrer mine beskeder.
2. Her kan du redigere eksisterende beskeder eller slette dem, du ikke længere har brug for.

Beskeder for dokumentbiblioteker: Sådan virker det

Du kan også opsætte beskeder på dokumentbiblioteker.

Funktionen fungerer på samme måde – du får besked, når et nyt dokument bliver uploadet, eller et eksisterende dokument bliver ændret.

Dette er særligt brugbart i situationer, hvor:

• Et dokument skal godkendes.
• Flere teammedlemmer skal være opmærksomme på nye filer.

Opsummering

At opsætte beskeder i SharePoint er en nem og effektiv måde at holde sig opdateret på ændringer i lister og dokumentbiblioteker.

Du kan spare tid og undgå misforståelser ved at lade SharePoint sende dig (eller dit team) beskeder automatisk.

Så næste gang du skal holde styr på vigtige ændringer, kan du lade SharePoint gøre arbejdet for dig!

Har du lyst til at lære flere smarte SharePoint-funktioner?

Tilmeld dig vores kursus SharePoint Pro, og bliv en mester i at optimere dit arbejde med SharePoint!