Automatiser Teams-beskeder med SharePoint og Power Automate

Hvis du ofte arbejder med dokumenter i SharePoint og samtidig kommunikerer i Microsoft Teams, kan automatisering spare dig for meget tid og sikre, at alle er opdaterede.

Ved hjælp af Power Automate, der er integreret med SharePoint Online, kan du opsætte et flow, som fx sender en besked til en specifik Teams-kanal, når et nyt dokument bliver oprettet i et SharePoint-bibliotek.

Her viser vi dig trin-for-trin, hvordan du gør.

Indholdsfortegnelse

Hvad er Power Automate, og hvordan kan det bruges med SharePoint?

Power Automate er et værktøj fra Microsoft, der muliggør automatisering mellem dine Microsoft-apps og andre tjenester.

I dette blogindlæg opsætter vi et flow, der sender en Teams-besked, hver gang en ny fil uploades i et specifikt dokumentbibliotek på SharePoint.

Sådan opsætter du flowet trin-for-trin

Lad os komme i gang!

Denne guide viser dig, hvordan du opsætter flowet fra bunden.

Trin 1: Start Power Automate fra SharePoint

1. Gå til dit dokumentbibliotek i SharePoint Online.
2. Klik på knappen Automatiser øverst i biblioteket.
3. Vælg Opret et flow fra rullemenuen.

Trin 2: Opret et brugerdefineret flow

1. I Power Automate kan du vælge mellem skabeloner eller oprette et brugerdefineret flow.

I dette eksempel vælger vi at oprette et brugerdefineret flow for at få mere fleksibilitet.

2. Vælg triggeren Når en fil oprettes i et dokumentbibliotek i SharePoint.
3. Log ind på din SharePoint-konto, hvis du ikke allerede er det.

Trin 3: Konfigurer triggeren

1. Vælg, hvilket SharePoint-websted og dokumentbibliotek flowet skal overvåge.
2. Hvis dit flow kun skal gælde for en specifik undermappe, kan du angive dette i triggerens Undermappenavn-felt.

Når dette er konfigureret, er din trigger klar.

Nu skal vi tilføje handlingen – hvad der skal ske, når triggeren aktiveres.

Trin 4: Tilføj en handling i Teams

1. Klik på Nyt trin for at definere handlingen.
2. Søg efter og vælg appen Microsoft Teams.
3. Vælg handlingen Send en meddelelse til en kanal.

Trin 5: Tilpas beskeden

1. Vælg det Team, og derefter den kanal, hvor beskeden skal sendes.
2. Tilføj en tilpasset beskedtekst.

Du kan fx informere om, at en ny fil er blevet oprettet.

3. Brug dynamisk indhold for at inkludere variable data, såsom navnet på det oprettede dokument.
4. Når beskeden er klar, klik på Gem.

Trin 6: Test flowet

1. Inden du går i gang, er det en god idé at teste, om flowet fungerer som forventet.
2. Klik på Test øverst til højre i Power Automate.
3. Følg instruktionerne for at simulere triggeren og tjek, om beskeden bliver sendt til din Teams-kanal.
4. Gå til Teams og verificér, at beskeden vises korrekt.

Opsummering

Med Power Automate kan du nemt opsætte automatiserede handlinger mellem SharePoint og Microsoft Teams.

I dette eksempel har du lært at sende en besked til en Teams-kanal, når en ny fil oprettes i et specifikt dokumentbibliotek.

Dette er blot én af mange måder, du kan bruge Power Automate til at optimere dine arbejdsprocesser.

Prøv selv at eksperimentere med andre flows på dine SharePoint-websteder og se, hvordan automatisering kan spare dig tid og effektivisere dit arbejde.

Har du lyst til at lære mere?

Tilmeld dig vores kursus “SharePoint Pro” og bliv en ekspert i SharePoint!