Sådan bruger du ressourcer effektivt i Microsoft Project

En succesfuld projektplan afhænger af mange faktorer, men en af de vigtigste er dine ressourcer.

I Microsoft Project er ressourcer fundamentet for at strukturere og styre opgaverne i dit projekt.

I dette blogindlæg lærer du, hvad ressourcer er, hvordan de kategoriseres, og hvorfor det er vigtigt at holde styr på dem.

Lad os starte med det helt grundlæggende.

Indholdsfortegnelse

Hvad er ressourcer i Microsoft Project?

En ressource er alt det, der kræves for at gennemføre et projekt.

Det kan eksempelvis være:

• Arbejdstid – de timer, medarbejdere eller eksterne partnere skal afsætte.
• Materialer – alt fra mursten og maling til kabler og papir.
• Forskellige typer af omkostninger – som rejseudgifter, licenser eller andre nødvendige investeringer.

Ressourcer påvirker både projektets samlede pris, tidsplan og deadlines.

Derfor er det afgørende at have styr på dem og balancere dem korrekt.

De tre typer ressourcer i Microsoft Project

Microsoft Project inddeler ressourcer i tre hovedtyper.

Hver type dækker forskellige aspekter af, hvad der kræves i et projekt.

Arbejde

“Arbejde” refererer til arbejdstimer – altså de timer, mennesker bruger på at udføre en opgave.

For eksempel:

• En medarbejder, der graver et hul på en byggeplads.
• En projektleder, der planlægger næste skridt i processen.
• En tekniker, der tester funktioner i en software.

Alt arbejde involverer personer, der bruger tid og energi på projektet.

Denne tid skal planlægges og administreres korrekt for at undgå flaskehalse.

Materialer

Den næste type ressource er “Materialer”.

Materialer er ting, du skal bruge i projektet, og mængden afhænger ofte af projektets størrelse.

Her er nogle eksempler:

• Ved bygning af et hus skal du bruge mursten og beton.
• Til en festlig lejlighed skal du måske købe mad og drikke til gæsterne.

I Microsoft Project registrerer du materialer og mængder direkte på de opgaver, der kræver dem.

Omkostninger

Den sidste kategori kaldes “Omkostninger”.

Dette er ressourcer, som ikke kan klassificeres som arbejdstimer eller materialer.

Nogle eksempler på omkostninger er:

• Flybilletter eller hotelophold.
• Licensafgifter til en tredjepartsoftware.
• Juridiske gebyrer eller afgifter som tinglysningsafgift.

Ved at holde styr på omkostninger i Microsoft Project kan du sikre, at der budgetteres og tages hensyn til alt det, der ikke direkte er timer eller materialer.

Omkostninger indtastes manuelt og knyttes til relevante opgaver i projektet.

Hvorfor inddeling i ressourcetypen er vigtig

Ved at bruge disse tre ressourcetyper i Microsoft Project sikrer du, at alt i dit projekt registreres præcist.

Det giver dig et klart overblik over både tidsforbrug, materialebehov og økonomi.

Samtidig gør det planlægningsprocessen langt mere overskuelig, som du kan justere, hvis der opstår flaskehalse eller uforudsete udgifter.

Konklusion

Ressourcestyring er helt centralt for enhver projektplan.

Arbejde, materialer og omkostninger dækker alle facetter af, hvad du har brug for til udførelsen af et projekt.

Når du har disse ressourcer organiseret i Microsoft Project, får du et bedre overblik og en større sandsynlighed for at nå dine deadlines – inden for budgettet.

Vil du lære mere om, hvordan du sætter ressourcer op og bruger dem effektivt i Microsoft Project?

Så tilmeld dig vores kursus, “Grundlæggende Project” – læs mere her!