Planlæg ferie og undtagelser i Project arbejdsuger

At holde styr på medarbejdernes feriedage og fravær kan være en udfordring i projektplanlægning.

Heldigvis gør Microsoft Project det nemt at indarbejde undtagelser som ferie og fridage i arbejdsuger, så du ikke selv skal holde styr på det manuelt.

I dette indlæg gennemgår vi, hvordan du hurtigt kan tilpasse arbejdstiden og angive undtagelser i din plan, så dit projektforløb bliver mere præcist.

Indholdsfortegnelse

Hvorfor planlægge undtagelser i Microsoft Project?

I den virkelige verden tager folk ferie, og der kan opstå situationer, hvor medarbejdere har fridage.

Hvis det ikke tages højde for i projektplanen, kan det skabe forsinkelser og forvekslinger.

Ved at indarbejde undtagelser direkte i Microsoft Project:

• Undgår du manuelt at skulle huske fravær.
• Sikrer du en realistisk tidsplan for opgaver og deadlines.
• Tilpasser du projektets ressourcer bedre til virkelighedens behov.

Lad os se på, hvordan du kan indstille undtagelser i arbejdsuger.

Sådan indstilles undtagelser i arbejdsuger

Ved at justere arbejdsuger kan du angive specifikke dage, hvor medarbejdere ikke er tilgængelige.

Dette gøres via funktionen Skift arbejdstid.

Følg nedenstående trin for at tilføje undtagelser.

Trin 1: Åbn funktionen “Skift arbejdstid”

1. Gå til Projekt-fanen i værktøjslinjen.
2. Klik på Skift arbejdstid.

Dette vindue giver dig mulighed for at ændre standard arbejdsuger eller oprette undtagelser for specifikke datoer.

Trin 2: Indstil undtagelser for individuelle medarbejdere

1. Vælg medarbejderens kalender i rullemenuen øverst i vinduet.
2. Gå til fanen Undtagelser i bunden.

Her kan du tilføje fridage eller ferier som undtagelser.

Dette sikrer, at disse dage ikke tælles som arbejdsdage i planen.

Trin 3: Angiv ferieperioden

1. Klik på første ledige linje i undtagelseslisten for at oprette en ny undtagelse.
2. Giv undtagelsen et navn, fx Sommerferie.
3. Indstil start- og slutdatoer. For eksempel kan du angive ferie fra 1. juli til 30. juli.

Når du klikker OK, vil Microsoft Project automatisk opdatere kalenderen og vise de dage, hvor ressourcen ikke er tilgængelig.

Fordele ved at indarbejde undtagelser

Når undtagelser er indstillet korrekt, bliver projektplanlægning mere præcis og fleksibel.

Her er nogle vigtige fordele:

• Automatisk beregning af arbejdstid: Project fjerner undtagelsesdage fra beregningen af, hvornår opgaver kan udføres.
• Visuel klarhed: Dage med undtagelser vises skraveret i kalenderen, så du hurtigt kan identificere ikke-arbejdsdage.
• Effektiv ressourcestyring: Ferieperioder på flere dage – som ofte er afgørende for et projekts succes – tages i betragtning fra starten.

Hvornår skal du bruge undtagelser?

Brug undtagelser til at tage højde for fridage, helligdage eller længerevarende fravær.

Hvor præcist du skal planlægge afhænger af projektets omfang og krav.

I nogle tilfælde kan mindre fridage overses, men længere perioder – som ferier – bør inkluderes ret tidligt for at undgå forsinkelser.

Opsummering

At indstille ferie og undtagelser i Microsoft Project er en effektiv måde at gøre din projektplan mere realistisk og velorganiseret.

Ved at følge guiden ovenfor kan du nemt tilpasse ressourcernes tilgængelighed og undgå planlægningsfejl.

Vil du lære mere om, hvordan du arbejder med Microsoft Project?

Tilmeld dig vores Grundlæggende Project-kursus og bliv fortrolig med alle de vigtigste funktioner.

Læs mere på https://proximo.dk/project-kursus/.