Sådan indtaster du opgaver i Microsoft Project effektivt

Når du arbejder med Microsoft Project, er opgavestyring det første fundament, du skal mestre.

Det er her, du bygger kernen i dit projekt – en detaljeret oversigt over alle aktiviteter, der skal udføres.

I dette blogindlæg lærer du, hvordan du indtaster din første opgave og tilpasser nøgleinformationer som varighed, startdato og slutdato.

Indholdsfortegnelse

Kom godt i gang med opgavelister

En opgaveliste er en struktur over de aktiviteter, der udgør dit projekt.

I Microsoft Project arbejder du i en tabel, som minder om Excel, dog med fokus på projektstyring snarere end dataudregning.

Hver række repræsenterer en opgave, og hver kolonne indeholder informationer om opgaven, såsom navn, varighed og datoer.

Lad os se nærmere på, hvordan du opretter og justerer en opgave.

Opsætning af opgavetilstand

Før du tilføjer opgaver, skal du sikre dig, at din opgaveliste er korrekt indstillet.

Microsoft Project giver dig mulighed for at vælge mellem to opgavetilstande: Automatisk planlægning og Manuel planlægning.

Som ny bruger anbefales automatisk planlægning, fordi det gør Project i stand til automatisk at beregne start- og slutdatoer, baseret på den varighed og rækkefølge, du indtaster.

• Navigér til bunden af skærmen for at ændre standardindstillingen for nye opgaver.
• Vælg Automatisk planlægning i dropdown-menuen.

Dette sparer dig tid og kræfter på manuelt at beregne datoer, mens du arbejder med dit projekt.

Sådan tilføjer du din første opgave

At oprette en opgave kræver blot nogle få trin.

Følgende eksempel viser, hvordan du opretter en opgave kaldet “Inspektion af grund”, som del af et projekt til at bygge et hus.

Trin-for-trin guide

1. Giv opgaven et navn
   Klik i kolonnen “Opgavenavn” og indtast navnet på opgaven. For eksempel: Inspektion af grund.
2. Angiv varigheden
   Varigheden er den tid, opgaven tager at gennemføre.Når du tilføjer en ny opgave, foreslår Project som standard en varighed på én dag.

   Du kan justere dette ved at klikke i kolonnen “Varighed” og ændre den til eksempelvis 4 dage.

3. Indstil startdato og slutdato
   Angiv startdatoen for opgaven i kolonnen “Start”.Project vil automatisk beregne slutdatoen baseret på varigheden.

   For eksempel, hvis opgaven starter 1. marts og varer fire dage, beregnes slutdatoen til 4. marts.

   

Gant-diagrammet: Din visuelle ven

Udover tabellen, hvor du indtaster oplysninger om opgaver, giver gant-diagrammet på højre side af skærmen et visuelt overblik over projektets tidslinje.

• Ændringer i varighed eller datoer: Klik og træk i opgavemarkørerne i gant-diagrammet for at justere opgavens længde.
• Dine ændringer synkroniseres automatisk i tabellen.

Dette gør gant-diagrammet særligt stærkt til visuelt at kommunikere projektets progression og opgavernes afhængigheder.

Bonus: Tilpas arbejdstid og arbejdsdag

Når du arbejder med varigheder i timer eller dage, kan du justere, hvordan Microsoft Project beregner arbejdsdage.

Hvis fem timer eksempelvis ikke svarer til en fuld arbejdsdag i dit projekt, kan disse indstillinger ændres.

Dette kræver dog adgang til mere avancerede projektindstillinger, som vi gennemgår i en senere artikel.

Afsluttende tanker

At indtaste din første opgave i Microsoft Project er første skridt mod at strukturere og styre dit projekt effektivt.

• Du har nu lært: Hvordan du vælger opgavetilstand.
• Hvordan du tilføjer og tilpasser opgaver.
• Hvordan gant-diagrammet kan hjælpe dig med at få overblik.

Med de grundlæggende værktøjer på plads er du klar til at udforske mere avancerede funktioner, som over- og underopgaver.

Vil du lære mere? Tilmeld dig vores kursus “Grundlæggende Project” på proximo.dk.