Visninger og rapporter i Microsoft Project forklaret enkelt

Når man arbejder i Microsoft Project, kan værktøjets mange funktioner hurtigt virke overvældende.

To særligt centrale elementer er visninger og rapporter.

Disse to funktioner gør det lettere at bearbejde data i dit projekt og præsentere relevante oplysninger for dig selv og dit team.

Men hvad er forskellen, og hvordan bruger du dem?

I denne artikel får du en nem og praktisk gennemgang af både visninger og rapporter i Microsoft Project.

Indholdsfortegnelse

Hvad er forskellen mellem visninger og rapporter?

Når du arbejder på et projekt i Microsoft Project, har du behov for at se og forstå dine data på forskellige måder.

Det er her, visninger og rapporter kommer ind i billedet:

• Visninger: Giver dig forskellige måder at organisere og visualisere projektdata internt på. Visninger er ideelle til at analysere projektet og finde indsigt ved at skræddersy, hvad du ser på skærmen.
• Rapporter: Er primært designet til at præsentere projektdata for andre – ofte på et højere niveau og uden de samme detaljer, som du selv har i visningerne.

Sådan arbejder du med visninger

Hvor finder du visningerne?

Visninger administreres i fanen “Vis”, som let kan findes i hovedmenuen i Microsoft Project (øverst i programvinduet).

Her kan du vælge mellem en lang række prædefinerede visninger.

Visninger bestemmer, hvordan dataene i dit projekt præsenteres i grænsefladen.

Den mest anvendte visning er Gantt-diagrammet, som du sikkert allerede kender, hvis du har arbejdet med Microsoft Project før.

Typer af visninger

Der findes mange visningstyper i Microsoft Project, men lad os fokusere på nogle af de vigtigste og mest anvendte:

Opgaveindtastningsvisning (Gantt-diagram)

Dette er standardvisningen og bruges til at planlægge og organisere dine opgaver.

Her ser du dine opgaver langs en tidslinje.

Denne visning er ideel til at få et overblik over hele projektet.

Opfølgnings-Gantt

Denne specielle version af Gantt-diagrammet viser din baseline – altså den oprindelige plan – sammen med den aktuelle status for opgaverne.

Det hjælper dig med at vurdere, hvordan projektet skrider frem i forhold til den oprindelige tidsplan.

Ressource-forbrug og opgave-forbrug

Disse visninger fokuserer på henholdsvis ressourcer og opgaver:

• Ressource-forbrug: Viser hvilke ressourcer (personer, udstyr, etc.), der arbejder på hvilke opgaver og hvornår.
• Opgave-forbrug: Viser hvilke ressourcer, der bruges på specifikke opgaver i projektet.

Det essentielle: Statuslinjens genveje

For at gøre det endnu lettere at skifte mellem de mest anvendte visninger, kan du bruge genvejene nederst i højre hjørne af Microsoft Project.

Her finder du fire ikoner, som repræsenterer de vigtigste visninger:

1. Gantt-diagrammet
2. Opgave-forbrug
3. Teamplanlægning
4. Ressourceark

Disse genveje sparer dig tid og gør det nemt at få adgang til de visninger, du bruger mest.

Arbejd med rapporter i Microsoft Project

Rapporter gør det muligt at præsentere information fra dit projekt på en overskuelig og visuelt tiltalende måde.

Disse bruges typisk, når du skal dele projektdata med andre, og det kræver ofte en høj grad af forståelighed og overblik.

Hvad er en rapport?

En rapport er en visuel præsentation af projektdata såsom diagrammer, tabeller og grafer.

Microsoft Project tilbyder en række præ-bygget rapporter, såsom:

• Projektoversigt: Et hurtigt overblik over de vigtigste tal for projektet.
• Statusrapport: Giver detaljer om igangværende og gennemførte opgaver.
• Ressourceoversigt: Fokuserer på ressourceforbrug, så du kan se, hvor der er flaskehalse.

Disse rapporter kan tilpasses, så de matcher dine behov og ser ud, præcis som du vil.

Opsummering

Microsoft Project er et kraftfuldt værktøj, hvor visninger giver dig mulighed for at analysere og strukturere dine projektdata, og rapporter gør det nemt at dele projektstatus med andre.

Her er de vigtigste punkter, du skal huske:

• Visninger bruges til at visualisere og organisere dine data internt.
• Rapporterne er designet til at kommunikere projektopdateringer til andre.
• De fire standardvisninger i statuslinjen giver dig hurtig adgang til de vigtigste funktioner.

Nu er du klar til at arbejde effektivt med både visninger og rapporter i Microsoft Project.

Vil du lære mere? Tilmeld dig vores grundlæggende Microsoft Project-kursus på https://proximo.dk/project-kursus/.