Arbejd med niveauer og opgaver i Microsoft Project

Når det gælder projektstyring, er overskuelighed altafgørende.

Microsoft Project hjælper dig med at strukturere dit projekt ved at arbejde med hovedopgaver, underopgaver og tidsplanlægning.

I dette blogindlæg gennemgår vi, hvordan du opretter og organiserer opgaver på forskellige niveauer i Microsoft Project samt justerer tidsplanen, så den passer til virkeligheden.

Indholdsfortegnelse

Kom i gang med opgaver i Microsoft Project

Når du opretter opgaver i Microsoft Project, kan du arbejde med hovedopgaver og tilknytte underopgaver for at holde styr på projektets forskellige elementer.

Første trin er at oprette opgaverne og derefter tilpasse dem til den ønskede struktur.

Sådan arbejder du med opgavehierarki

1. Opret opgaver og underopgaver

Start med at indtaste navne på de opgaver, du vil arbejde med.

Du kan f.eks. oprette en hovedopgave kaldet Inspektion af grund og tilknytte fire underopgaver, som kan være forskellige typer besigtigelser.

2. Flyt underopgaver ind under hovedopgaven

• Marker de opgaver, der skal være underopgaver.
• Gå til fanen Opgave i menuen.
• Klik på Ryk opgave ind.

På samme måde som punktopstillinger i Microsoft Word kan du rykke opgaver ind og ud for at strukturere dem.

Når du gør dette, bliver opgaverne organiseret visuelt som underopgaver til hovedopgaven.

Justér startdatoer og varighed

Når opgaver oprettes, tildeler Microsoft Project automatisk en startdato, som typisk er dags dato.

Du kan dog nemt ændre denne dato og tilpasse varigheden til projektets behov.

Bekræft eller opdater opgavernes varighed

Ved oprettelse af opgaver tilføjes en standardvarighed, ofte angivet som 1 dag med et spørgsmålstegn (f.eks. 1 dag?).

Dette spørgsmålstegn indikerer, at varigheden skal bekræftes.

• Klik på feltet Varighed for den relevante opgave, og indtast den korrekte varighed, f.eks. 3 dage.
• Når du opdaterer varigheden, forsvinder spørgsmålstegnet automatisk.

Ændr startdato for flere opgaver

Hvis en hovedopgaves startdato ændres, justeres alle tilknyttede underopgaver automatisk.

For eksempel:

• Ændr startdatoen for Inspektion af grund til den 4. marts.
• Se, hvordan alle underopgaver automatisk opdateres til samme startdato.

Når du tilføjer nye underopgaver under hovedopgaven, vil disse også automatisk få samme startdato som hovedopgaven.

På den måde bevæger hele projektstrukturen sig synkront.

Arbejd med projektets tidslinje i Gantt-diagrammet

Gantt-diagrammet i højre side af Microsoft Project giver et visuelt overblik over dit projekts tidsplan.

Her kan du tydeligt se opgavernes placering og deres indbyrdes forhold.

Tilpas opgavernes varighed og rækkefølge

• Træk og slip opgaver direkte i gantt-diagrammet for at flytte dem.
• Justér varigheden ved at trække i enderne af den blå opgavelinje.

Du kan også tilføje forudgående opgaver, som angiver, hvilke opgaver der skal fuldføres, før andre kan begynde.

Dette giver en realistisk tidsplan, hvis der er afhængigheder mellem opgaverne.

Forstå hovedelementerne i gantt-diagrammet

• Blå linje: Viser varigheden for hver enkelt opgave.
• Sort ramme: Viser den totale planlagte varighed for hovedopgaven.

Ved at sikre sammenhæng mellem varigheden for underopgaverne og hovedopgaven undgår du fejl og misforståelser.

Planlæg nye hovedopgaver og underopgaver

Skal projektet udvides med nye opgaver, kan du nemt håndtere flere niveauer.

For eksempel kan du oprette en ny hovedopgave kaldet Byg fundament med tilknyttede underopgaver.

Den grundlæggende proces for at tilføje opgaver og strukturere dem følger den samme metode som beskrevet tidligere.

Organisér dem korrekt, så de vises i gantt-diagrammet og passer ind i projektets overordnede tidsplan.

Opsummering

I dette blogindlæg har vi gennemgået, hvordan du arbejder med niveauer og opgaver i Microsoft Project.

Du har lært, hvordan du:

• Opretter og organiserer hoved- og underopgaver.
• Justerer startdatoer og varighed for opgaver.
• Arbejder effektivt med gantt-diagrammet for bedre visuelt overblik.

Disse værktøjer gør dit projekt nemmere at strukturere og giver en klar tidslinje, der kan deles med interessenter.

Vil du lære mere om, hvordan Microsoft Project kan forbedre din projektstyring?

Tilmeld dig vores kursus “Grundlæggende Project” på https://proximo.dk/project-kursus.