Planlæg forsinkelser effektivt i Microsoft Project

Når du arbejder med projekter, er det vigtigt at tage højde for realistiske tidsplaner, der inkluderer forsinkelser.

I Microsoft Project findes en smart funktion til at planlægge forsinkelser, hvilket sikrer, at aktiviteter bliver lagt strategisk til rette i projektet.

I dette blogindlæg gennemgår vi, hvordan du kan arbejde med planlagte forsinkelser og justere afhængighed mellem opgaver, så din plan bliver både realistisk og effektiv.

Indholdsfortegnelse

Hvad er planlagte forsinkelser?

Før vi dykker ned i teknikken, skal vi skelne mellem forskellige typer forsinkelser.

De forsinkelser, vi arbejder med her, handler om planlagte perioder uden aktivitet – altså ventetid mellem opgaver – og ikke de forsinkelser, der opstår under selve projektets udførelse.

Et eksempel kunne være, hvis din opgave kræver tid til, at materialer stabiliserer sig, inden næste opgave kan begynde.

Dette kaldes en mellemliggende periode, og det kan du nemt tilføje i Microsoft Project.

Sådan oprettes en planlagt forsinkelse

Vi tager udgangspunkt i en simpel proces: graverarbejde efterfulgt af grus- og cementpåfyldning.

Det kræver, at jorden sætter sig i to dage efter graverarbejdets afslutning, før næste opgave kan starte.

Trin 1: Dobbelklik på den afhængige opgave

Marker opgaven, der er afhængig af forløbet – i dette tilfælde “grus- og cementpåfyldning” – og dobbelklik på den for at åbne opgaveindstillingerne.

Trin 2: Tilføj mellemliggende tid

Gå til fanen “Foregående opgaver”.

Her ser du en liste over de opgaver, som den valgte opgave afhænger af.

Find graverarbejdet på listen, og angiv en forsinkelse på 2 dage ved at skrive 2 i feltet for “Mellemliggende tid”.

Trin 3: Gem ændringer

Klik på OK, hvorefter Microsoft Project automatisk indsætter ventetid i tidsplanen.

Nu vil opgaven “grus- og cementpåfyldning” starte to dage efter, at graverarbejdet er afsluttet.

Hvorfor bruge planlagte forsinkelser?

Planlagte forsinkelser er en vigtig funktion, der tilføjer præcision til din projektplanlægning.

Hvis forsinkelser i stedet blev “skjult” som en del af en opgaves samlede varighed, kunne ressourcerne (f.eks. medarbejdere eller maskiner) fejlagtigt blive planlagt, som om de stadig arbejder i ventetiden.

Dette kan føre til unødig ressourceforbrug.

Hvad med overlap mellem opgaver?

Ikke alle forløb kræver, at du skal vente, før en ny opgave starter.

I visse tilfælde kan opgaver overlappe hinanden.

For eksempel kan du starte cementpåfyldning dagen før graverarbejdet er helt afsluttet.

Trin 1: Indstil negativ mellemliggende tid

Følg samme metode som tidligere og gå til feltet “Mellemliggende tid”, men angiv i stedet en negativ værdi, f.eks. -1 for at tillade en dags overlap.

Trin 2: Se det justerede forløb

Efter at have gemt ændringer, kan du se, at den nye opgave nu starter, inden den foregående opgave er afsluttet.

Alternativ metode: Juster via detaljepanelet

• Gå til fanen Vis og vælg Detaljer.
• Bemærk, at tidslinjen forsvinder, når dette panel aktiveres.
• Her kan du direkte justere mellemliggende tid for de markerede opgaver.

Opsummering

Ved hjælp af planlagte forsinkelser i Microsoft Project kan du styre realistiske tidsplaner og undgå fejl i ressourceforbruget.

• Tilføj forsinkelser for at inkludere ventetid mellem opgaver.
• Brug negativ mellemliggende tid til at tillade overlap mellem opgaver.
• Prøv detaljepanelet som en hurtig metode til at justere afhængigheder.

Med disse metoder bliver din projektplan mere præcis og afspejler den virkelige verden.

Lær endnu mere om effektiv projektledelse i vores kursus “Grundlæggende Project” – tilmeld dig her.