Sådan sender du emails med brevfletning i Word – nemt og hurtigt

Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.

Skal du sende en email ud til mange mennesker?

Og vil du gerne kunne skrive noget unik information i hver email?

Fx modtagerens navn, kundenummer, eller anden unik information?

Så læs denne guide til brevfletning hvor du lige præcis lærer det:

At sende emails (der indeholder unik information) til så mange mennesker du vil på 5 minutter.

Og det er ikke 5 minutter pr. email, det er 5 minutter I ALT!

Lad os komme i gang!

Det lærer du!

Lad os sige, at du har en hjemmeside, hvor folk kan skrive sig op til dit nyhedsbrev.

Nu vil du gerne sende en e-mail ud til alle de tilmeldte for at gøre opmærksom på, at du har udgivet et kursus de kan købe.

Du synes at det kunne være fedt at gøre e-mailen lidt personlig, så den ikke virker så generisk og kedelig

Du vil eksempelvis gerne have, at e-mailen starter med ’Kære Christian’ til den e-mail der sendes til Christian…

… og ’Kære Mette’ til den e-mail som sendes til Mette.

Som udgangspunkt kan du jo sende e-mails individuelt, men hvis du skal sende til 10, 100 eller flere tusinde, så er det en alt for tidskrævende proces.

Så skal du have en maskine til at gøre det for dig – og her kommer Office-pakken og brevfletning ind i billedet.

Dette kræves for at kunne bruge brevfletning af emails i Word:

• Du skal have installeret Word, Excel og Outlook.
• Du skal have tilknyttet din e-mailadresse til Outlook.
• Du skal have en liste med e-mailadresser og navne i Excel.
• Du skal skrive e-mailen i Word.

Har du styr på ovenstående?

Så lad os straks se nærmere på, hvordan du gør i praksis.

Så download vores 2 gratis øvelsesfiler, så er du hurtigt og nemt i gang!

Det første du skal gøre, er at skrive den e-mail du vil sende i et Word dokument.

I dette eksempel skriver vi følgende:

“Kære 

Jeg skriver for at gøre dig opmærksom på, at vi netop har udgivet et nyt produkt.

Gå ind på vores hjemmeside og tjek det ud.

Ved venlig hilsen

Jens Lassen”

Læg mærke til at der er gjort plads til at indsætte modtagerens navn efter “Kære”.

For at Word kan forstå din data og hente de korrekte navne til de specifikke e-mails, så skal din data i Excel være opstillet i liste form.

Det vil sige, at dit Excel-ark skal se nogenlunde sådan her ud:

Rækkefølgen af kolonnerne er ikke vigtig.

Det vigtigste er at, emails og navne fremgår i samme række.

Eksempelvis, så skal emailen i række 2 ([email protected]) tilhøre navnet i række 2 (Jens Sigurdsson) osv.

Hver ny person i dit Excel-ark skal være registreret på en ny række, således at listen udbygges lodret ned.

Gå tilbage til den tekst du har skrevet i Word (eller som du har downloadet tidligere) og tryk på fanen ’Forsendelser’ i menulinjen.

Herefter trykker du på knappen ’Start Brevfletning’ og derefter ’Guiden Trinvis Brevfletning’.

Nu åbnes en bar i højre side af skærmen som hedder ’Brevfletning’.

Der er nogle undertrin til trin 4, så hold tungen lige i munden

Trin 4.1

Vælg ’Mails’ og tryk på ’Næste: Startdokument’ nederst i baren.

Trin 4.2

Tryk på ’Brug det aktuelle dokument’ og fortsæt ved at trykke på ’Næste: Vælg modtagere’ nederst i baren.

Trin 4.3

Her sørger du for, at ’Brug en eksisterende liste’ er markeret og trykker derefter på ’Gennemse…’

Trin 4.3

Her sørger du for, at ’Brug en eksisterende liste’ er markeret og trykker derefter på ’Gennemse…’

Her vælger du din liste med navne og e-mails i Excel og klikker ’Åbn’.

Herefter vælger du det ark, som alle navne og e-mails ligger i.

I den næste boks der kommer frem, har du mulighed for at vælge enkelte personer fra, som ikke skal med i brevfletningen.

Dette gør du ved at fjerne fluebenet i afkrydsningsfeltet ud fra den pågældende person.

Når du er færdig med dette, trykker du blot på ’OK’.

Derefter trykker du på ’Næste: Skriv mailmeddelelse’ i bunden af baren til højre på skærmen.

Trin 4.4

Nu er du nået til trin 4 i brevfletningen og er næsten færdig.

Du skal nu indsætte felter i den besked du har skrevet i Word, som sørger for at hente de rigtige navne ind i meddelelsen når den sendes.

Det gør du sådan her:

Gå hen til ordet ’Kære’ i starten af meddelelsen.

Sørg for at markøren er lige efter ordet og tryk på mellemrumstasten en enkelt gang.

Tryk derefter på ’Flere elementer…’ i Brevfletnings-baren.

I den pop-up boks der kommer frem vælger du ’Fornavn’ og trykker derefter på ’Indsæt’ – og derefter på ’Luk’.

Du kan nu se, at der er indsat en ”kode” som gør at fornavnet på personen i Excel-arket automatisk kommer til at stå efter kære.

Tryk derefter på ’Næste: Gennemse mailmeddelelse’.

Trin 4.5

Her kan du gennemse resultaterne af din brevfletning.

Når du klikker på pilen til højre i brevfletnings-baren, så kan du se at navnene skifter efter ’Kære’ i meddelelsen.

(klik på billedet for at forstørre det)

Derefter trykker du på ’Næste: Afslut brevfletningen’.

Tryk nu på ’Mail…’.

I den næste boks der kommer frem, gør du følgende:

• Her vælger du ’Email’ hvis den ikke allerede er valgt.
• Her indtaster du det, som skal stå i emnefeltet i den e-mail du vil sende.
• Her vælger du om der skal udelukkes nogle personer fra din Excel-liste. Det har du formentligt allerede valgt tidligere.
• Tryk på ’OK’ når du er klar til at sende e-mailen. OBS: E-mailen bliver sendt lige efter du trykker ’OK’.

Du kan nu åbne Outlook og kontrollere at dine mails er blevet sendt, hvis du er i tvivl.

Du behøver ikke at have Outlook åbent for at kunne bruge brevfletning i Word.

Du har nu lært at bruge brevfletning i Word til at sende e-mails ud til en masse mennesker på én gang.

Det er et ekstremt effektivt (og billigt) værktøj – og en af de eneste muligheder du har for at sende en mere personlig mail ud.

Du behøver ikke at gøre det så simpelt som jeg har gjort her.

Det kan eksempelvis sagtens tænkes, at du vil skrive ud til dine eksisterende kunder og i e-mailen nævne hvilke produkter de har købt.

Det kan du så gøre ved at indsætte denne information som et fletfelt og gentage samme proces, som da vi indsatte navnet i denne guide.

Det kræver blot at du har det hele registreret i Excel arket.

God fornøjelse med fletningen