Tilpas arbejdskalendere i Project for specifikke medarbejdere

Når du arbejder med ressourcestyring i Microsoft Project, er det vigtigt, at medarbejdernes arbejdstider og frihedsdage er indstillet korrekt.

I Microsoft Project kan du justere arbejdskalendere, så de afspejler specifikke arbejdsvaner, som f.eks. forskudte arbejdstider eller ugentlige fridage.

I denne guide forklarer vi, hvordan du gør dette, og hvad du skal være opmærksom på.

Indholdsfortegnelse

Hvad er en basiskalender?

Når du tilføjer en ny ressource til et projekt, tildeler Microsoft Project som standard en basiskalender.

Denne indeholder generelle indstillinger som f.eks. en 40-timers arbejdsuge, arbejdstid fra 8.00 til 16.00, og fri i weekenden.

Men hvis en medarbejder har en anden arbejdsrytme, som møder tidligt eller arbejdstider, der inkluderer weekender, kan du oprette eller justere en ny kalender, der passer specifikt til denne ressource.

Sådan tilpasser du arbejdstider i en kalender

Lad os tage et eksempel, hvor en medarbejder som Ali eller Birgitte skal have en specifik kalender, der afspejler deres unikke arbejdstider.

Her er trinnene:

Trin 1: Åbn “Skift arbejdstid”

1. Gå til fanen Projekt i toppen af Microsoft Project.
2. Klik på Skift arbejdstid.

Trin 2: Vælg den relevante ressource

1. Vælg medarbejderen fra listen. Det kan f.eks. være Ali, Birgitte eller Kasper.
2. Under “Kalender”, vælger du den kalender, der skal justeres. Hvis en medarbejder bruger basiskalenderen, kan vi tage denne som udgangspunkt og lave ændringer.

Trin 3: Tilpas arbejdstiderne

1. Gå til fanen Arbejdsuger, og vælg den arbejdsuge, du vil ændre (ofte angivet som “Standard arbejdsuge”).
2. Klik på Detaljer.
3. Markér de dage, du vil tilpasse – brug evt. tasten Shift for at vælge flere dage ad gangen.
4. Indstil arbejdstiderne, f.eks. fra kl. 8.00 til kl. 16.00.
5. Klik på OK for at gemme ændringerne.

Trin 4: Angiv weekender som fri

Som standard er lørdage og søndage typisk fridage i projekter.

Sørg for, at dette er korrekt angivet:

1. Marker lørdag og søndag under “Detaljer”.
2. Vælg “Er arbejdsfri” for begge dage. Dette sikrer, at weekender ikke bliver inkluderet som arbejdsdage.

Trin 5: Gem ændringerne

Hvis kalenderen er justeret for én medarbejder (f.eks. Birgitte), vil indstillingen kun gælde denne specifikke ressource.

Hvis en anden ressource, som Kasper, skal have egne indstillinger, skal du gentage processen for ham.

Vigtige tips, når du arbejder med ressourcernes kalendere

• Undgå fejl i arbejdstid: Vær opmærksom på ikke at overlade weekender som aktive arbejdsdage, medmindre det er meningen.
• Dokumentér tilpasninger: Det kan være en fordel at dokumentere kalenderændringer, så alle i teamet ved, hvilke ressourcer der har særlige arbejdstider.
• Brug basiskalenderen som skabelon: Hvis dine medarbejdere har små afvigelser fra standardarbejdstiden, kan du tage udgangspunkt i basiskalenderen og tilpasse den efter behov.

Opsummering

Tilpasning af arbejdskalendere i Microsoft Project er en vigtig del af effektiv ressourcestyring.

Vi har gennemgået, hvordan du:

• Tilpasser en medarbejders arbejdstider, f.eks. fra 8.00 til 16.00.
• Definerer weekender som fri, så Project kan planlægge realistisk.
• Anvender den samme metode for andre ressourcer i projektet.

Ved at skræddersy kalendere kan du sikre, at projektplanen afspejler dit teams reelle arbejdstider.

Klar til at lære mere?

Tilmeld dig vores Microsoft Project kursus “Grundlæggende Project” og få styr på resten!