Sådan laver du nemt rapporter i Microsoft Project

Har du brug for et hurtigt overblik over dit projekts status, eller skal du dele projektinformation med kolleger, som ikke er helt inde i detaljerne?

Microsoft Project har en smart funktion, der kan hjælpe dig – nemlig rapporter!

Med et par klik kan du skabe flotte og informative rapporter, der giver indsigt i arbejdet, ressourcerne og omkostningerne i dit projekt.

Her viser vi dig, hvordan du nemt kommer i gang.

Indholdsfortegnelse

Hvad er rapporter i Microsoft Project?

Rapporter er visuelle værktøjer, der hjælper dig med at præsentere data fra dit projekt på en overskuelig måde.

Du kan bruge dem til at få et hurtigt overblik over:

• Hvad der er sket i projektet.
• Hvad der sker lige nu.
• Hvad der kommer til at ske.

Rapporter er især nyttige, når du vil dele projektstatus med andre, der måske ikke er fortrolige med alle detaljerne i Microsoft Project.

Sådan finder du rapporter i Microsoft Project

For at komme i gang med rapporter skal du navigere til fanen Rapport i værktøjslinjen.

Denne fane er let tilgængelig fra alle dele af programmet.

Trin 1: Gå til fanen Rapport

Klik på Rapport i menulinjen øverst.

Her får du adgang til alle de rapportværktøjer, du har brug for.

To måder at lave rapporter på

Microsoft Project tilbyder to metoder til at oprette rapporter:

1. 1. Skræddersyede rapporter fra bunden.

Her kan du designe en rapport præcis, som du vil have den, og tilpasse data og layout.

1. 1. Automatiske standardrapporter.

Disse er prædefinerede rapporter, som Microsoft Project hurtigt genererer for dig baseret på eksisterende projektdata.

I dette blogindlæg fokuserer vi på de automatiske rapporter, da de er hurtige og nemme at bruge.

Sådan bruger du automatiske rapporter

Når du har åbnet fanen Rapport, kan du vælge mellem forskellige rapporttyper ved at klikke på de relevante knapper.

Her er nogle af de mest populære muligheder:

Hurtige dashboard-rapporter

• Klik på en af mulighederne under “Dashboards” for at få en samlet oversigt over projektets fremdrift.
• Et godt eksempel er Arbejdsoverblik, hvor du får et komplet billede af projektstatus, opgaver og ressourceudnyttelse.

Specifikke ressource-rapporter

En af de mest nyttige rapporter er Ressourceoversigt, som viser information om de personer eller ressourcer, der er knyttet til projektet.

Den giver indsigt i:

• Hvor meget resterende arbejde hver ressource har.
• Hvem der har mest (eller mindst) at lave.
• Hvordan ressourcer kan reallokeres mere effektivt.

Klik blot på knappen for Ressourceoversigt, og Microsoft Project genererer rapporten for dig.

F.eks. kan du se, om nøglepersoner som Kasper, Peter eller Birgitte har ledig kapacitet, eller om nogen som Ali er overbelastet.

Sådan deler du en rapport

Når du har genereret en rapport, er det nemt at dele den med andre.

Du kan kopiere den direkte fra Microsoft Project og indsætte den i programmer som:

• Word
• Outlook
• PowerPoint
• SharePoint

Dette gør det super nemt at præsentere projektstatus i møder eller som en del af en rapport til interessenter.

Opsummering

Microsoft Project gør det nemt at skabe rapporter, der giver overblik over dit projekt.

Du kan hurtigt lave standardrapporter som ressourceoverblik og dashboards, og med et par klik dele dem med andre.

Har du brug for endnu mere tilpasning, kan du også designe dine egne rapporter fra bunden.

Har du lyst til at lære mere om, hvordan Microsoft Project kan hjælpe dig i dit arbejde?

Så tilmeld dig vores kursus “Grundlæggende Project” på Proximo.dk og bliv ekspert i projektstyring!