Excel tekstfunktioner

Dine regneark kan også indeholde data bestående af tekststrenge -Alt fra få til rigtig mange!

Derfor har Excel også en række indbyggede funktioner til tekst, som kan gøre dataarbejdet lettere.

Dette vil også kunne gøre dit arbejde langt hurtigere og effektivt i store mængder af data.

I denne artikel ser vi nærmere på nogle af Excels tekstfunktioner og deres potentiale.

Jeg er sikker på, at du vil finde mange situationer, hvor du tit vil kunne have stor nytte af dem!

Indholdsfortegnelse

Funktionerne ‘VENSTRE’, ‘MIDT’ og ‘HØJRE’ er designet til at give os mulighed for, at trække dele ud af den komplette tekststreng, baseret på delens relative placering inden i tekststrengen.

F.eks. begynder Venstre-funktionen udtrækningen fra venstre, mens Højre-funktionen begynder fra højre side af tekststrengen.

Syntaksen for Venstre og Højre er nøjagtig den samme, mens Midt-funktionen indeholder en yderligere parameter.

Så vi starter først med at se nærmere på de to sider:

Venstre- og Højre-funktionen

Syntaksen for de to funktioner er simpel og består af to argumenter:

=VENSTRE(tekst;[antal_tegn])

=HØJRE(tekst;[antal_tegn])

• Tekst – Påkrævet. Refererer til den tekststreng, der indeholder de tegn, som skal trækkes ud. Ofte en cellehenvisning.
• Antal_tegn – Valgfrit. Angiver antal af tegn (her fra venstre), som skal trækkes ud. Hvis undladt, sættes den til værdien 1.

Vi tager lige først et eksempel med Venstre:

Her sætter vi argumentet tekst til cellen hvor tekststrengen “Proximo” står og vi vil gerne have tre tegn, som her tages fra venstre:

Når vi trykker ‘Enter’, returnerer Venstre således de første tre tegn i tekststrengen, som her er “Pro”:

Prøver vi så at ændre funktionen til Højre i stedet, men beholder de samme argumenter – Vi vil gerne have tre tegn fra højre af teksten “Proximo”:

Når vi trykker ‘Enter’, returnerer Højre så de tre sidste tegn i tekststrengen – “imo”:

Midt-funktionen

Hvor de to andre funktioner, starter fra hver sin side, returnerer Midt et bestemt antal tegn fra en tekststreng fra og med en angiven startposition og derfra det antal tegn, du angiver frem.

Groft sagt: Når man har tekststrenge hvor man gerne vil skære tekst af i begge ender.

Midt-funktionen har som sagt en lidt anden syntaks end de to andre, med et ekstra argument:

=MIDT(tekst; start_ved; antal_tegn)

Man angiver med ‘start_ved’ hvor i strengen man vi starte sit udtræk, og herefter med ‘antal_tegn’ hvor langt udsnittet skal være, derfra.

Hvis vi igen bruger “Proximo” som eksempel, kan det se sådan her ud:

Her er funktionen sat til at returnere fra 4. tegn med antallet af tegn sat til 2 – hermed bliver resultatet “xi”:

Der hvor du rigtig kan spare tid, er ved at automatisere en række opgaver for dig, er når du kombinerer flere funktioner i Excel.

F.eks. De overstående tekstfunktioner med funktionen Find.

Find-funktionen er en af de mest brugbare funktioner at kombinere tekstfunktioner med.

Find gør det den hedder – den finder noget inde i en tekststreng og returnerer positionen til dig.

Syntaksen for funktionen FIND ser sådan ud:

FIND(find_tekst;i_tekst;[startnr])

Syntaksen består således af tre argumenter:

• Find_tekst – Den tekst, som du vil finde (Påkrævet)
• I_tekst – Hvorhenne du vil lede (Påkrævet)
• Startnr – Angiver ved hvilket tegn, søgningen skal starte (Valgfrit).
  Det første tegn i teksten har nummer 1 – hvis du udelader et startnr, antages det sat være 1.

Eksempel:

Det er lettere at vise hvad samspillet mellem funktionerne kan, så vi tager et eksempel.

Lad os sige at du har fået en email-liste fra din virksomhed – her er formatet for at illustrere funktionerne, bygget op således:

[email protected]

Her skal vi have lavet et udtræk af fornavn og efternavn, men det er sjældent at folks navne er lige lange.

Det kan derfor blive en lang eftermiddag, hvis man bliver nødt til at gøre det manuelt…

Her bliver funktionen Find din redning og kan sammen med tekstfunktionerne gøre arbejdet for dig.

I eksemplet har jeg lavet et skema med plads til at udtrække fornavn og efternavn.

Her skal vi have trukket fornavnet Eva ud først.

Vi kan se at i mailadressen bliver fornavnet efterfulgt af et punktum. Derfor kan vi sige, at punktummet skal være enden af Venstre-funktionen.

Det bruger vi Find-funktionen til.

Her vil Find-funktionen se sådan ud:

FIND(“.”;B4)

Denne leder efter positionen af et punkt i cellen med email-adressen (B4) og returnerer en numerisk værdi, som vi kan bruge i Venstre-funktionen.

Denne indsætter vi i Venstre-funktionen:

Her bliver Find-funktionen således indsat som argumentet Antal_tegn i Venstre-funktionen.

Her har vi tilføjet -1 efterfølgende, for at undgå at få selve punktummet med.

Det betyder at slutpunktet trækkes en tilbage til venstre.

Resultatet bliver herefter at der står Eva som fornavn:

At finde efternavnet bliver mere udfordrende og muligvis forvirrende.

Men for at følge eksemplet til dørs, viser jeg det nu. I praksis ville man muligvis dog finde en anden løsning.

Vi skal her have flere Find-funktioner i spil.

Vi bruger her Midt-funktionen og Find-funktioner til at afgrænse længden.

Det skyldes, at vi nu skal have sat en start, men også stopklods på tekststrengen også.

Den skal starte efter punktum og slutte lige før @.

Jeg sætter den lige ind her og så prøver jeg at forklare, hvad der sker:

Hele 4 find-funktioner er der i denne løsning!

Det er kompliceret og kan blot bruges til at illustrere, at funktionerne kan sættes sammen på mange måder – og til mange formål.

Er du alligevel lidt nysgerrig, så prøver jeg her at forklare hvad der sker i funktionen:

1: Vi sætter Midt-funktion til at søge i cellen med e-mailen (B4), hvor den skal starte ved . (1. Find-funktion) +1 – som før:

=MIDT(B4;FIND(“.”;B4)+1

2: Vi finder nu @, hvor Find skal slutte, samt angiver igen hvor den skal starte. Hermed får vi en slags total længde (2. og 3. Find-funktion):

=MIDT(B4;FIND(“.”;B4)+1;FIND(“@”;B4;FIND(“.”;B4)+1)-1

Vi trækker nu alt før punktummet fra, for kun at få den længden mellem . og @ – altså efternavnet (4. Find-funktion)

=MIDT(B4;FIND(“.”;B4)+1;FIND(“@”;B4;FIND(“.”;B4)+1)-1-FIND(“.”;B4))

-Og det virker:

En anden funktion som fungerer godt med tekstfunktionerne, er LÆNGDE.

Der er en meget enkel, men nyttig funktion som egentligt blot returnerer længden (antal tegn) af en streng i en celle.

Vi ser lige hurtigt, hvad funktionen præcist gør:

Har vi en tekststreng med f.eks. navnet ‘Jens’, kan Længde fortælle hvor mange tegn der her er:

Det er et ret let eksempel, som vi nok selv kunne tælle til – her vil resultatet være 4:

Du kan få lidt mere ud af funktionen i større sammenhæng og i samspil med andre.

Det er jo nyttigt, hvis hver strengværdi i dit datasæt er af forskellig længde.

Her er Venstre-, Højre- og Midt-funktionerne på egen hånd problematisk – som du lige har set i sidste afsnit!

Vi prøver dog lige med noget lidt mindre kompliceret, men med både med Højre-, Find- og Længde-funktion.

Vi har en linje med en persons fulde navn. Det vil vi gerne, som før, have delt op i for- og efternavn.

Her ser vi nærmere på efternavnet.

Funktionen kommer til at se sådan her ud:

Lad os lige tage den her i bider også:

1: Her laver vi først en Højre-funktion, som skal søge i det fulde navn (her celle B8):
=HØJRE(B8;

2: Nu skal Højre-funktionen have at vide, hvor mange bogstaver efternavnet er på.
Det gør vi med Længde-funktionen hvor vi får det totale antal.
=HØJRE(B8;LÆNGDE(B8)

Men det er jo ikke det vi skal have…

3: Jeg vil derfor trække alt det, som er foran efternavnet fra. Altså alt op til mellemrummet mellem de to navne.

=HØJRE(B8;LÆNGDE(B8)-

4: Det som skal trækkes fra, finder vi ved hjælp af en Find-funktion, som leder efter mellemrummet i B8:

=HØJRE(B8;LÆNGDE(B8)-FIND(” “;B8)) 

Og når man trykker Enter, får man efternavnet:

Du har nu lært tekstfunktionerne Venstre, Midt og Højre at kende.

Derudover har du set hvad de kan i samspil med både funktionerne Find og Længde.

Både i mere eller mindre simpel grad.

Jeg håber, at du er blevet inspireret til hvad disse forskellige funktioner er i stand til.