Sådan søger og/eller erstatter du tekst og tal i Excel
Sidder du med en større datamængde og skal finde og/eller redigere noget, er en mulighed for at søge (og erstatte det) guld værd.
I denne artikel kigger vi således nærmere på to funktioner:
- ‘Søg…’: Find tekst eller tal.
- ‘Erstat…’: Find og erstat tekst eller tal.
Jeg viser dig nu hvordan du bruger dem begge og hvordan du nemt og hurtigt således kan søge og rette i store mængder data.
Indholdsfortegnelse
“Søg…”
Du finder søgefunktionen under ‘Søg og vælg’ i fanen ‘Hjem’:
Når du klikker på ‘Søg…’, dukker en dialogboks op, hvor du kan søge.
I mit eksempel vil jeg søge efter ordet ‘Løn’:
Når du gør det, vil resultatet blive markeret med en grøn boks.
Her kan du i dialogboksen klikke på ‘Find næste’, hvor du så får markeret næste match, hvis der er flere.
Du kan også få vist alle forekomster af dine kriterier på en liste i boksen, ved at klikke på ‘Find alle’.
Her får du antal match at vide, samt i hvilken celle, som du finder dem:
Her kan du også gøre en celle aktiv ved at klikke på den specifikke celle i listen.
Du kan sortere resultater på listen ved at klikke på en kolonneoverskrift.
“Erstat…”
Hvis vi nu vil erstatte ‘Løn’ med et andet navn, så kan vi vælge at søge og herefter erstatte cellernes indhold.
Proceduren er næsten den samme – du går til ‘Søg og vælg’ under fanen ‘Hjem’ og vælger ‘Erstat…’:
Der dukker igen en dialogboks frem – faktisk den samme som før, men med start i dens anden fane ‘Erstat’.
Som før indtastes det vi vil søge efter – her ‘Løn’ og herefter udfylder vi, hvad vi vil have det erstattet med.
Her vælger vi at erstatte med ordet ‘Personale’:
Vi kan som før finde alle og finde næste resultat – men vi også erstatte og erstatte alle.
Altså kan vi overskrive cellens indhold uden at gå dem igennem ved bare at vælge ‘Erstat’ og det kan vi gøre ved dem alle på én gang ved at vælge ‘Erstat alle’:
Vælger vi den, får vi en besked om at Excel har foretaget X antal erstatninger – i vores tilfælde 3.
‘Løn’ er således forsvundet fra vores datasæt og erstattet af ‘Personale’:
Flere indstillinger for søg og erstat
Du kan også nærmere definere dine søgninger og erstatninger ved at klikke på ‘Indstillinger’ i dialogboksen:
Du kan tilpasse din søgning, hvor du kan:
- Søge efter data i ét ark eller i hele projektmappen
- Søge efter data i rækker eller kolonner
- Søge efter data med specifikke detaljer; ‘Formler’, ‘Værdier’, ‘Noter’ eller ‘Kommentarer’ er tilgængelige ved ‘Søg’, mens kun ‘Formler’ er ved ‘Erstat’
Her kan du også afkrydse at søgningen skal være:
- Efter data og skelne mellem små og store bogstaver
- Efter celler, som indeholder præcist de tegn, du har indtastet
Du kan også søge efter celler med et specifikt format og ligeledes erstatte med et specifikt format.
Hvis du ønsker at søge efter tekst eller tal, som også har en specifik formatering, klikker du på ‘Formatér’ og dernæst vælger formatering i ‘Søg efter format’.
Her kan du også vælge format på anden vis. Du skal klikke på pilen ved siden af ‘Formatér’ og klikker derefter på ‘Vælg format fra celle’.
Herefter kan du klikke på cellen, som har den formatering, du vil søge efter.
Når du har dine indstillinger på plads, klikker du bare igen på ‘Indstillinger’, hvorefter du kommer tilbage til den oprindelige dialogboks og kan fortsætte din søgning / erstatning.
Brug af wildcard
Et wildcard (også kaldet jokertegn) er specialtegn, som lader dig f.eks. kunne søge efter en del af et ord gennem et/flere tegn.
Her har Excel tre wildcards:
Stjerne (*), spørgsmålstegn (?) og tilder (~).
Du kan bruge wildcards (især * og ?) i dine søgninger:
- Brug stjernen for at finde en streng af tegn.
*-eksempler, som vil finde strengen ‘Løn’:”*n” -søger efter strenge som slutter på n
“lø*” – søger efter strenge som starter med lø
“l*n” søger efter strenge som starter med l og slutter med n-men pga. wildcards, vil søgningen også kunne matche andet også – eksempelvis vil “lån” i eksempel 1 og 3 (hvis denne var i vores data). - Brug spørgsmålstegnet for at finde et enkelt tegn.
F.eks. hvis du skriver ”l?n” finder den både “løn”, men også “lån”.
- Brug tilder (~) for at finde stjerner, spørgsmålstegn og tilder
Du kan finde disse i et regneark ved at skrive dem efter et tilde-tegn i ‘Søg efter’-feltet.
F.eks. hvis du vil finde data, som indeholder et spørgsmålstegn, skal du skrive ‘~?’ som dit søgekriterie.
Sådan!
Du har nu redskaber til hurtigt at kunne søge og erstatte i dine data.
Dette er en fantastisk hjælp i især større datamængder, som kan spare dig for meget tid og besvær.
God fornøjelse!
Lær mere
Når du skal søge i dine data, er der også andre nyttige opslags-funktioner i Excel, som er værd at lære.
Her er der funktionen FIND – den kan du læse om her
Samt funktionen SAMMENLIGN – den kan du læse om her
Eller lære om “storebroderen” til LOPSLAG, nemlig XOPSLAG!
Du kan også bare lære alt om opslag, herunder INDEKS + SAMMENLIGN & LOPSLAG i vores kursus ‘Opslag’.
Arbejder du i Word, så lær også hvordan du søger efter tekst og erstatter her.