Gentagende opgaver i Microsoft Project: sådan gør du step for step

Når du arbejder med projekter i den virkelige verden, støder du ofte på opgaver, der udføres gentagne gange.

Det kan være alt fra statusmøder til regelmæssige kontrolmålinger.

I Microsoft Project kan du let håndtere denne type opgaver ved at indsætte en tilbagevendende opgave.

I dette blogindlæg gennemgår vi, hvordan du opretter og tilpasser gentagne opgaver trin for trin i den danske version af Microsoft Project.

Indholdsfortegnelse

Hvad er en gentagende opgave?

En gentagende opgave (kaldet Recurring Task på engelsk) er en opgave i Microsoft Project, som gentager sig over en bestemt tidsperiode.

For eksempel kan det være en ugentlig kontrol af fundamentet i et byggeprojekt, hvor du løbende vil tjekke fugtniveauet.

Takket være funktionen undgår du at skulle oprette hver enkelt opgave manuelt, hvilket sparer dig både tid og arbejde.

Sådan opretter du en gentagende opgave

Her er en trin-for-trin-guide til, hvordan du opretter en gentagende opgave i Microsoft Project.

Trin 1: Find det rigtige sted i opgaveoversigten

Først skal du klikke det sted i opgaveoversigten, hvor du vil tilføje den tilbagevendende opgave.

Hvis du ikke allerede har et projekt åbent, skal du først oprette et nyt projekt eller åbne et eksisterende.

Trin 2: Følg opgavefanen

1. Gå til Opgave-fanen i værktøjslinjen øverst i Microsoft Project.

2. Klik på den lille pil ved siden af Opgave-ikonet for at åbne en dropdown-menu.

Trin 3: Vælg “Tilbagevendende opgave”

1. I dropdown-menuen skal du vælge Tilbagevendende opgave.

2. Et nyt vindue åbnes, hvor du kan indtaste informationer om opgaven.

Tilpasning af din gentagende opgave

Når du har åbnet vinduet til tilbagevendende opgaver, skal du udfylde detaljerne for opgaven.

Her gennemgår vi, hvordan du udfylder de vigtigste felter:

Trin 1: Giv opgaven et navn

Indtast et beskrivende navn for den tilbagevendende opgave.

I dette eksempel kalder vi opgaven Måling af fugt.

Trin 2: Definér opgavens varighed

Angiv, hvor lang tid hver gentagelse af opgaven tager.

For eksempel kan en kontrolmåling tage to timer.

Trin 3: Angiv frekvens og starttidspunkt

1. Indstil gentagelsens frekvens i vinduets nederste del.

I dette eksempel gentages opgaven en gang om ugen, og kontrollen udføres om onsdagen.

2. Vælg startdatoen for gentagelsen. Hvis dit projekt ikke er klar til opgaven før april, kan du indstille startdatoen til f.eks. den 31. marts.

3. Indstil, hvor mange gange opgaven skal udføres. Her vælger vi fire gentagelser.

Trin 4: Klik OK og gennemse resultaterne

Når du har udfyldt alle felter, klikker du på OK.

Microsoft Project opretter nu en hovedopgave med fire underopgaver, hver markeret som en gentagelse.

Sådan ser det ud på Gantt-diagrammet

Når du har oprettet din gentagende opgave, vises den både som en sammenhængende hovedopgave og som separate underopgaver på Gantt-diagrammet.

Her kan du visuelt følge de enkelte gentagelsers tidspunkter.

Hvis du vil skjule underopgaverne og kun se hovedopgaven, kan du nemt klikke på pilen ved siden af opgaven for at “lukke” den visning.

Tidskonsekvenser for projektet

Bemærk, at tilbagevendende opgaver kan forlænge den samlede projektplan.

Hvis opgaven “Måling af fugt” viser, at der kræves ekstra tid på fundamentet, kan dette have indflydelse på projektets slutdato.

Sørg derfor altid for at tage gentagne opgaver med i dine samlede projektberegninger.

Opsummering

Gentagende opgaver i Microsoft Project er en effektiv måde at håndtere regelmæssige aktiviteter i dit projekt.

Ved hjælp af funktionen kan du nemt:

• Oprette opgaver, der udføres flere gange.
• Angive varighed, startdato og gentagelsesfrekvens.
• Holde overblik over opgaverne i Gantt-diagrammet.

Gennem denne vejledning har du nu de nødvendige værktøjer til at forenkle dit projektarbejde med tilbagevendende opgaver.

Vil du lære endnu mere om Microsoft Project? Så tilmeld dig vores Grundlæggende Project-kursus på proximo.dk og bliv skarp på projektstyring!