Sådan bruger du funktionen SUBTOTAL i Excel

Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.

Excel-funktionen SUBTOTAL er i korte træk en funktion til at få sammenlagt dine data.

Det en rigtig god funktion at kunne, som både sammenlægger dine værdier i grupper og giver dig mulighed for at bevare overblikket.

Det eneste du skal gøre, er at definere grupperne og med få klik, giver Excel herefter en subtotal.

Så har du tilføjet sammenlagte rækker til dine data og du har hermed hurtigt et overblik over store mængder data!

I denne guide lærer du at bruge Excel-funktionen ‘Subtotal’ på forskellige måder, demonstreret gennem eksempler.

Download øvelsesfilen

Inden du går i gang med resten af guiden, så download øvelsesfilen og følg de trin jeg viser dig.

Download øvelsesfil
Download øvelsesfil

*Denne artikel er lavet i Excel 2019 til Windows, men gælder også for Excel 2010, 2013 og 2016.
Læs alt om Office 2019/Office 365 og opgrader din Office version her.

Husk ensartede data!

Som ved mange andre formler i Excel, er det vigtigt at dine data er ensartet for at du kan få det ønskede udbytte af SUBTOTAL.

Da SUBTOTAL grupperer værdierne i dit datasæt, vil du ved inkonsekvent navngivning opleve, at Excel ikke vil fortolke værdier som de samme, selvom det var meningen.

Dette kunne f.eks. være ‘Danmark’ og ‘DK’, ‘Marketing’ og ‘Markedsføring, ‘Daglig drift’ og ‘drift’ osv.!
Disse får ikke én samlet post men i stedet for flere separate poster.

Dette betyder at du er nødt til at sortere dine data i grupper før du gør brug af subtotal-funktionen.

Her kan du med fordel tænke det ind fra start – det vil gøre mange funktioner i Excel mere brugbare.

Indsæt en subtotal i dine data

Vi har her et firma, som sælger sine produkter i flere lande.

Her har vi fået samlet en liste i Excel over, hvad der er omsat på hvert marked i 2017, 2018 og 2019:

Eksempel på brug af SUBTOTAL

Det vil vi gerne have grupperet omsætningerne for hvert år.

Listen er her sorteret efter hvad vi vil have grupperet. Dette er vigtigt for ellers virker grupperingen ikke!

1: Hvis du har en liste som ikke er sorteret på forhånd, kan du med fordel bruge funktionen ‘Sortér og filtrer’.

Her klikker du indeni kolonnen, som du vil sortere efter – i vores tilfælde ‘År’ – og vælger herefter ‘Sortér fra A til Å’ fra drop-down menuen under ‘Sortér og filtrer’:

 

Knappen 'Sortér og filtrer'

2: Markér dine data og find ‘SUBTOTAL’, under fanen ‘Data’:

Knappen SUBTOTAL

3: Klik på knappen, hvorefter der dukker en dialogboks frem:

Eksempel på brug af SUBTOTAL - dialogboks

4: Her får du forskellige muligheder ud fra den matrix, som du har markeret.

Her fortæller den at den vil lave en SUBTOTAL ‘Ved hver ændring i’ kolonnen med ‘År’.

Det vil vi ved at bruge funktionen ‘Sum’, som også er standard (men her har du også andre muligheder – det vender vi tilbage til).

Og sidst men ikke mindst: vi vil tilføje selve subtotalen til vores salgstal.

-Og herefter klikker vi på ‘OK’:

Eksempel på SUBTOTAL

Og nu sker der noget!

Under hvert årstal har subtotal-funktionen indsat en sammenlagt række – en subtotal for hvert år.

Derudover er der tilføjet en hovedtotal til sidst.

5: Du kan nu filtrere visningen af dine data. For der skete også noget andet…

Mens subtotal-funktionen er aktiv, viser Excel et panel i venstre side over de tre niveauer:

  • 1 viser hovedtotal rækken
  • 2 viser subtotal rækken
  • 3 viser alt

Med et enkelt klik kan du således vise alting, kun subtotalerne eller kun hovedtotalen:

Eksempel på visning af subtotalrækken

Her kan du også udfolde/ lukke de enkelte grupperinger ved at klikke på ‘+’ eller ‘-‘:

Eksempel på åben/luk grupperinger

For midlertidigt at vise (og skjule) panelet til venstre skal du trykke [Ctrl]+[8]. Du kan skjule panelet uden at fjerne nogle af subtotal rækkerne.

Kasper Langmann, Partner i Proximo

Indsæt flere subtotal i dine data

Man er ikke begrænset til kun én række når man bruger SUBTOTAL.

Her kan du lave flere subtotaler og rækker, hvor du enten lægger flere kolonner sammen, eller tillægger flere rækker til en kolonne.

Jeg vil give et eksempel på begge, hvor begge tager udgangspunkt i eksemplet fra før:

Hav subtotal på flere kolonner

I eksemplet indtil nu, har vi lagt én kolonne sammen – nemlig den tredje kolonne med salg.

Hvis vi nu har en kolonne mere i vores datasæt med ‘Udgifter’, ville det jo være oplagt også at lægge denne kolonne sammen.

Vi skal således tilføje en anden subtotal.

Fremgangsmåden er tæt på det samme:

1: Markér data og gå til ‘SUBTOTAL’

2: Du krydser ‘Udgifter’ af uden at fravælge ‘Salg’ i dialogboksen.

Eksempel på anden subtotal

Herefter klikker du ‘OK’.

Nu har du endnu en subtotal, så du nu både har på ‘Salg’ og ‘Udgifter’

Eksempel på anden subtotal

Du kan lægge alle celler med numre sammen i dit datasæt. MEN du kan ikke ændre funktionen for forskellige kolonner i den samme række.

Kasper Langmann, Partner i Proximo

Tilføj en anden række (f.eks. gennemsnit)

Som du måske husker, nævnte jeg at der var andre funktioner end ‘Sum’ at bruge under ‘SUBTOTAL’.

For at fortsætte på vores eksempel, så kan vi bruge en af Subtotals andre underfunktioner til at tilføje en gennemsnitsrække til vores datasæt.

Processen er igen ens det første stykke vej:

1: Markér datasættet og klik på Subtotal

2: Tilpas dialogboksen:

Eksempel på tilføjelse af anden række: Gennemsnitsrække

Her er ‘Anvend funktionen’ ændret til ‘Gennemsnit’ og fravælg muligheden ‘Erstat aktuelle subtotaler’ (ændres denne ikke, vil den erstatte de eksisterende rækker i stedet for at tilføje flere).

Herefter klikker du på OK og får nu tilføjet endnu en række i dit datasæt:

Eksempel med tilføjelse af gennemsnitsrække

Du har altså nu et datasæt hvor du har tilføjet tre subtotaler på to rækker.

Sådan fjerner du rækkerne

Hvis du af en eller anden grund vil fjerne en, flere eller alle subtotal-rækkerne, gør du det på samme måde, som du tilføjer dem; ved at gå til Subtotals dialogboks.

Her kan du vælge ‘Fjern alle’ eller hvis du ønsker at beholde nogle eller tilføje andre, så krydse af hvad du ønsker, skal være.

Herefter husk at markere ‘Erstat aktuelle subtotaler’

Sådan!

Du har nu fået en introduktion til at bruge Excel-funktionen ‘Subtotal’.

Her kan du nu tilføje flere subtotaler fordelt på samme eller flere rækker.

Videre læsning

Har du brug for yderligere filtrering af data, vil du blive glad for filtre i Excel.

Du kan læse mere om at indsætte filtre i Excel og hvad det kan bruges til her.