Sådan laver du en formular i Excel

Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.

Dataindtastning er en ret almindelig opgave, som du vil kunne støde på i Excel.

Derfor har Excel også mange nyttige funktioner til det – herunder at du kan lave en formular til formålet.

At bruge en formular kan hjælpe dig med at arbejde mere effektivt og er en løsning, som kan være fantastisk at kende.

Vi ser nu nærmere på, hvordan du laver en dataindtastningsformular.

Download øvelsesfilen

Så har du nogle data at lege med imens!

Download øvelsesfil
Download øvelsesfil

*Denne artikel er skrevet i Word 2019 til Windows, men gælder også for Word 2010, 2013 og 2016.
Læs alt om Office 2019/Office 365 og opgrader din Office version her.

Hvad er en formular

Har du et datasæt, hvor der jævnligt tilføjes nye data, kan en formular være nyttig.

Normalt når man skal tilføje data, skal man vælge en tom række og så udfylde celle efter celle.

Eksempel på data

Det er en udmærket måde, men her er en formular mere effektiv.

Det kræver lidt forarbejde at bruge formular, men det er så meget lettere, end almindelig dataindtastning, da det har alt i en enkelt dialogboks.

I dette eksempel, ville den f.eks. se sådan her ud:

Eksempel på formular

For at en formular kan fungere,  skal dine data være i en Excel-tabel

Hvis det ikke allerede er tilfældet, skal du konvertere det til en Excel-tabel (Fif: Brug tastaturgenvejen Ctrl+T).

Kasper Langmann, Partner i Proximo

Få formularindstillingen frem

Før vi går i gang med at bruge formularfunktionen, skal vi have den frem.

Formular-muligheden fremgår nemlig ikke nogen steder på båndet, som standard.

Derfor skal vi have den tilføjet.

Jeg vil gerne have den tilføjet til værktøjslinjen ‘Hurtig adgang’.

(Har du allerede det så hopper du bare videre til næste afsnit)

Det gøres på følgende måde:

1: Højreklik på et af de eksisterende ikoner i Hurtig adgang.

2: Klik på ‘Tilpas værktøjslinje til hurtig adgang’:

Eksempel på Tilpas Hurtig adgang

3: I dialogboksen, skal du vælge ‘Alle kommandoer’ i rullemenuen, i højre side:

Eksempel på at få vist alle kommandoer

4: Rul ned og find ‘Formular’ og klik på knappen ‘Tilføj’:

Tilføj Formular til Hurtig adgang

5: Formular er nu under ‘Hurtig adgang’ – klik på ‘OK’.

6: Du kan nu se formularikonet i værktøjslinjen:

Formularikon tilføjet til Hurtig adgang

Sådan bruger du en formular

Når først du har fået skabt adgang til formularen (og har dine data i en Excel-tabel), er du klar til at komme i gang!

Vælg en hvilken som helst celle i Excel-tabellen og klik på formularikonet.

Herefter dukker der en formular op.

Her er venstre side skabt på baggrund af dine Excel-data, mens højre side er forskellige knapper, som giver dig forskellige muligheder:

Eksempel på data og formular

Opret ny data

1: Klik på knappen ‘Ny’ hvis du bliver mødt af udfyldte felter.

2: Herefter kan du indtaste dine data:

Eksempel på at indtaste nye data

3: Tryk på Enter-tasten (eller klik igen på knappen Ny) for at få de nye data i tabellen.

Bagefter får du også en tom formular igen, hvis du skal indtaste flere data. Og sådan kan du fortsætte:

Eksempel på ny linje af data

Hvis du vil mindske risikoen for fejl, kan du bruge datavalidering til at sikre, at de indtastede data overholder nogle få regler.

F.eks. hvis du har en dato-kolonne, kan du oprette en datavalideringsregel, så der kun accepteres dato-format.

Du vælger blot cellen / kolonnen det drejer sig om, hvorefter du finder indstillingen ‘Datavalidering’ under fanen ‘Data’.

Kasper Langmann, Partner i Proximo

En af fordelene ved at bruge formular er, at du nemt kan navigere og redigere poster, uden nogensinde at forlade dialogboksen.

Dette kan især være nyttigt, hvis du har et datasæt med mange kolonner. 

Det kan spare dig for en del tid.

Her kan du gå til næste datalinje ved bruge rullepanelet eller  klikke på knappen ‘Find næste’ og gå til forrige med knappen ‘Find forrige’:

Eksempel på at navigere mellem data

Hvis du her vil redigere dine data, foretager du blot ændringerne og trykker på ‘Enter’.

Hvis du fortryder og ikke har trykket ‘Enter’, kan du vende tilbage til de oprindelige data , ved at klikke på knappen ‘Gendan’:

Eksempel på at gendanne data

Find data med bestemte kriterier

Kriterier er en meget nyttig funktion, når du har et stort datasæt, og du hurtigt vil gennemgå de data, der opfylder et givet sæt kriterier.

Eksempel på at gendanne data

Så i stedet for at rulle igennem alle datalinjer, kan vi søge efter et kriterium, såsom typen “reol”:

Eksempel med kriterium

Store og små bogstaver skulle ikke have betydning her.

Når du trykker ‘Enter’, kommer du til data som opfylder dit kriterium og er der flere resultater, kan du bruge Find forrige / Find næste til at navigere igennem dem.

Eksempel med kriterium opfyldt

 Du kan søge efter flere kriterier og bruge jokertegn.

Slet data

Du kan også slette data fra selve formularen.

Det er nyttigt, hvis du alligevel ellers arbejder i formularen, da du så blot skal klikke på en knap, fremfor at slette en hel linje i regnearket.

Du klikker blot på knappen ‘Slet’:

Slet data

Download øvelsesfilen længere oppe i artiklen og prøv funktionerne i formularen med det samme!

Kasper Langmann, Partner i Proximo

Sådan!

Du kan nu arbejde smart og effektivt med dine data, ved hjælp af formular i Excel.

Det er nemt at tilføje data, men også redigere, søge og ikke mindst slette i de eksisterende data.

Videre læsning

Vil du gerne blive bedre i Excel, er der masser at viden at finde.

Alt fra generelt til specifikt. Du får her et par bud:

Specifikt ved dataarbejde, er det en god idé at få styr på dine data med filtre – klik her

Lær at arbejde hurtigere med de 10 bedste genvejstaster i Excel – klik her

Få et overblik over alle funktioner i Excel – på både dansk og engelsk – klik her

8 gode tricks i Excel, som vil gøre dig til ekspert på rekordtid – klik her