Sådan bruger du betinget formatering i Outlook effektivt

Har du svært ved at holde styr på din indbakke i Outlook?

Måske går du glip af vigtige e-mails, eller måske vil du gerne gøre bestemte beskeder mere synlige.

Med betinget formatering kan du formatere dine e-mails, så de skiller sig ud baseret på bestemte kriterier.

I dette blogindlæg ser vi på, hvordan du bruger denne kraftfulde funktion i den danske version af Microsoft Outlook til Windows.

Indholdsfortegnelse

Hvad er betinget formatering?

Betinget formatering giver dig mulighed for at ændre udseendet af dine e-mails baseret på specifikke regler, du selv angiver.

Lige som i Excel, hvor celler kan fremhæves, hvis bestemte betingelser er opfyldt, kan du også fremhæve e-mails i Outlook.

En typisk anvendelse er, når ulæste e-mails automatisk vises med fed skrift og en anden farve.

Hvordan fungerer det?

• “Betinget” betyder, at en specifik handling afhænger af en regel eller et filter.
• “Formatering” refererer til ændringer som skrifttype, farve, størrelse eller stil, der anvendes, når betingelsen opfyldes.

Eksempel på standard-funktionalitet

Har du bemærket, hvordan en ny e-mail vises med blå tekst og fed skrift i din indbakke, indtil du har læst den?

Det er betinget formatering i aktion! Nu kan du tage kontrollen og oprette dine egne regler.

Sådan opretter du dine egne regler for betinget formatering

Lad os nu dykke ned i, hvordan du opretter en ny betinget formateringsregel i Outlook.

Trin 1: Gå til indstillinger for visning

1. Klik på fanen “Vis” øverst i Outlook-vinduet.
2. Vælg “Aktuel visning”, og klik på “Indstillinger for visning”.

Bemærk: Afhængigt af din Outlook-version kan knapperne være placeret lidt forskelligt.

Trin 2: Find betinget formatering

1. I dialogboksen, der dukker op, skal du klikke på “Betinget formatering”.
2. Du vil nu se en liste over eksisterende regler. Alle regler her gælder kun for den aktuelt valgte visning.

Trin 3: Opret en ny regel

1. Klik på “Tilføj” for at oprette en ny regel, og giv den et navn – fx “Projekt ABC”.
2. Klik på “Skrifttype” for at vælge, hvordan e-mails skal se ud, når de opfylder betingelsen:
   • Vælg skrifttypens stil (fx fed, kursiv).
   • Vælg farve (fx rød).
   • Justér skriftstørrelse mv.

Trin 4: Angiv betingelser

1. Klik på “Betingelse”, og angiv kriterierne for reglen:
   • Skriv bestemte ord i emnefeltet.
   • Vælg e-mails fra specifikke afsendere.
   • Angiv kriterier som e-mails sendt direkte til dig.
2. Eksempel: Hvis du vil fremhæve alle e-mails med “Projekt ABC” i emnefeltet, skriver du “Projekt ABC” i søgefeltet.

Trin 5: Aktiver og gem

1. Når du er tilfreds med opsætningen, klikker du på OK for at gemme reglen.
2. Tilbage i dialogboksen klikker du igen på OK, og din nye regel træder i kraft.

Anvendelse i praksis

Når du har oprettet din regel, kan du straks se resultaterne i din indbakke.

E-mails, der matcher dine valgte kriterier, vises nu med den formatering, du har angivet.

Eksempelvis vil e-mails, der indeholder “Projekt ABC”, nu fremstå med rød, fed og kursiveret skrift – lige til at bemærke på et øjeblik.

Hvornår bør du bruge betinget formatering?

Betinget formatering er særligt nyttigt til at:

• Fremhæve meget vigtige e-mails, så de ikke forsvinder i mængden.
• Identificere beskeder fra bestemte personer eller e-mails om specifikke projekter.
• Markere e-mails sendt direkte til dig, som ingen andre kan følge op på.

Men pas på: Hvis du bruger betinget formatering for mange steder, kan din indbakke hurtigt virke kaotisk.

Hold det simpelt, og brug denne funktion kun til de vigtigste beskeder.

Afsluttende tips

Betinget formatering er en fantastisk funktion i Outlook, der kan gøre det nemt for dig at spotte vigtige beskeder i din indbakke.

Med denne guide har du lært, hvordan du opretter og tilpasser regler for at fremhæve e-mails baseret på dine behov.

Husk at bruge funktionaliteten med omtanke for at undgå visuel overbelastning.

Vil du lære endnu mere om at mestre Outlook?

Tilmeld dig vores gratis Outlook-kursus lige her: Gratis Outlook-kursus.