Sådan virker “automatisk lagring” i Word

Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.

Ingen nyder at bruge tiden på spildt arbejde.

Førhen skulle du huske at gemme ofte, men i Office-365-abonnementer har du mulighed for at benytte funktionen ‘Automatisk lagring’, som automatisk gemmer din fil med få sekunders mellemrum, mens du arbejder.

Jeg vil nu vise dig funktionen ‘Automatisk lagring’ og hvordan du slår det til og fra.

Hvad er ‘Automatisk lagring’

Hvis du er Office 365-abonnent og du har den nyeste version af Word, vil du kunne benytte ‘Automatisk lagring’. Denne funktion gemmer, som sagt, automatisk din fil med få sekunders mellemrum, mens du arbejder.

Automatisk lagring er som standard slået til i Office 365, når en fil gemmes på OneDrive, OneDrive for Business eller SharePoint Online. Hermed bliver dine ændringer gemt i ‘Skyen’ (online drev), mens du arbejder.skyen

Udover at du er sikker på, at dit arbejde er gemt, er dette smart hvis I er flere der arbejder på samme fil. Her kan automatisk lagring se ændringer i løbet af sekunder og dermed kan I arbejde sideløbende.

Denne Office-funktion kan for nogle være en radikal måde at arbejde på.

En af de vigtigste pointer er, at materialet og især rettelserne bliver meget let tilgængelige. Du kan her komme til at redigere og dermed gemme et ellers færdiggjort dokument – ved et uheld.

Ligeledes kan det være, at du overvejer nogle ændringer i dit dokument, men ikke er klar til at dette skal erstatte dit oprindelige materiale. Derfor kan det også i nogle tilfælde være godt at deaktivere denne automatiske lagring.

Jeg vil nu vise dig hvordan den automatiske lagring virker.

Sådan aktiveres/deaktiveres ‘Automatisk lagring’

Som vi netop har været inde på, er der nogle forskellige kriterier der skal være opfyldt for at ‘Automatisk lagring’ er en mulighed:

  • Office 365 abonnent med den nyeste version af Word
  • Filerne gemmes i online gennem OneDrive eller SharePoint Online.

Opfylder du disse to kriterier, så vil den automatiske lagring er som standard slået til.

Du ser om funktionen er aktiviseret her:

Automatisk lagring -aktiveret

Ser det ikke sådan ud i dit dokument?

Er automatisk lagring ikke aktiveret, ser det således ud:

Automatisk lagring -deaktiveret

Ønsker du at aktivere eller deaktivere den automatiske lagring i det pågældende dokument, kan du blot klikke på feltet – herefter skifter den!

Er der her problemer, vil Word give dig besked.

Hvis filen er gemt et andet sted end OneDrive eller SharePoint Online, eller slet ikke er blevet gemt endnu, så er automatisk lagring deaktiveret.

Jeg giver lige et hurtigt eksempel, hvordan det kan se ud i praksis:

Jeg har skrevet et dokument og opdager nu, at ‘Automatisk lagring’ ikke er aktivt.

-og jeg er eller abonnement med den nyeste Word version… HM!

Jeg prøver at aktivere funktionen, hvorefter følgende dialogboks dukker op:

Aktivér automatisk lagring

… Aha!

Grunden til at min automatiske lagring ikke var aktivt var, at jeg ikke havde gemt filen hvor jeg skulle – nemlig i ‘Skyen’ – som i mit tilfælde er OneDrive.

Når jeg gemmer filen her, aktiveres den automatiske lagring igen.

Deaktiveret ‘Automatisk lagring’ som standard

Du kan konfigurere den generelle indstillinger for automatisk lagring, så du ikke har ‘Automatisk lagring’ aktivt som standard i dine dokumenter.

Det gør du ved at følge denne sti:

Filer > Indstillinger > Gem

Her fjerner du markeringen i afkrydsningsfeltet ud for ‘Automatisk lagring af OneDrive- og SharePoint Online-filer til i Word som standard’.

Genstart Word og så træder ændringen i kraft.

Du kan stadigvæk benytte ‘Automatisk lagring’, men her skal du nu manuelt aktivere det i de individuelle dokumenter.

Beskyt færdigt materiale

Som vi lige kort var inde på tidligere, så er en af de ting som man skal være særligt opmærksom på, at man ikke kommer til at ændre et færdigt dokument – som den automatiske lagring så gemmer.

Derfor er mit bedste fif for at undgå at en fil bliver redigeret, enten at skrivebeskytte dokumentet eller dele filen uden tilladelse til, at andre kan redigere det.

Skrivebeskyttet

Hvis du har færdiggjort et dokument, som du ikke ønsker skal kunne redigeres, kan du indstille filen til at åbne som skrivebeskyttet.

Når en fil med denne indstilling åbnes, kan man ikke gemme ændringer i filen, medmindre man specifikt aktiverer redigering.

Du slår denne indstilling til, ved at vælge ‘Oplysninger’ under fanen ‘Filer’.

Herefter klikker du på ‘Beskyt dokument’, hvor du vælger ‘Åbn altid som skrivebeskyttet’.

Skrivebeskyttet dokument

For at deaktivere et skrivebeskyttet dokument igen, skal du blot gentage processen.

Kasper Langmann, Partner i Proximo

Del uden andre kan redigere

Hvis du ikke ønsker et skrivebeskyttet dokument, kan du også dele filen uden tilladelse til at andre kan redigere dit dokument.

Det gør du under ‘Del’ i Filer.

Her fjerner du markeringen i afkrydsningsfeltet ‘Tillad redigering’ under ‘personer med linket kan redigere’

Sådan!

Du kender nu til og kan navigere rundt i ‘Automatisk lagring’ og selv slå det til og fra. Både i det enkelte dokument og som standard.

Derudover, har du lært at begrænse uheld med ændringer i færdige dokumenter – nemlig ved at gøre dokumentet skrivebeskyttet eller begrænse rettighederne for dem, som du deler med.

Hvad gør jeg, hvis jeg ikke har ‘Automatisk lagring’?

Hvis du ikke er abonnent, så du kan bruge funktionen – så bare rolig – du er ikke fortabt!

Du kan selvfølgelig stadigvæk gemme manuelt, som du altid har gjort, under ‘Gem’ i ‘Filer’.

Dertil er der stadig automatisk dokumentgendannelse som redder dine filer, hvis computeren går ned. Læs her hvordan du gendanner et Word-dokument.