Lær at skrivebeskytte dit Word dokument – trin for trin

Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.

Der skal bare en utilsigtet handling til og så kan dit dokument være blevet overskrevet med nye ændringer – eller sågar slettet.

Du kan her gøre dit Word-dokument skrivebeskyttet og hermed forhindre uheld. Det betyder, at dokumentet kan læses eller kopieres, men ikke ændres.

Hvis en anden forsøger at ændre i det skrivebeskyttede dokument, kan ændringerne kun gemmes ved at give dokumentet et nyt navn eller gemme det på en ny placering.

Dermed er det oprindelige dokument stadigvæk intakt.

Jeg viser dig nu hvordan du, med få klik, kan skrivebeskytte dit dokument og fjerne det igen. 

Ydermere, introducerer jeg kort en anden lignende metode – nemlig at begrænse formatering og redigering.

Sådan skrivebeskytter du dit Word-dokument

Du kan med få klik, gøre at dit Word-dokument åbnes som skrivebeskyttet.

1: Når du er færdig med dit dokument, klikker du på ‘Oplysninger’ under fanen ‘Filer’.

2: Her klikker du på ‘Beskyt dokument’ og vælger den første mulighed: ‘Åbn altid som skrivebeskyttet’:

Eksempel på 'Beskyt dokument' i Word

3: Når du har klikket her, ændres rammen omkring ‘Beskyt dokument’ til gul, hvor du bliver oplyst om, at dokumentet nu vil åbne som skrivebeskyttet:

Eksempel på skrivebeskyttet dokument

Du har nu skrivebeskyttet dit dokument!

Det betyder, at modtageren (hvis denne ikke har skriverettigheder), skal gemme en ny version, hvis vedkommende retter i dokumentet.

Alle, som har skriverettigheder (Hvis din projektmappe er delt), kan fjerne skrivebeskyttelsen.

Det betyder, at hvis disse personer åbner dit dokument bliver de mødt med denne dialogboks:

Eksempel på åbning af skrivebeskyttet dokument

Her har personen nu to valgmuligheder, hvis vedkommende vil ændre filen:

Ja: Her er de, som andre uden skriverettigheder, nødt til at gemme en ny fil

Nej: Skrivebeskyttelsen deaktiveres og de kan fortsætte, som normalt og kan overskrive dokumentet.

Dette scenarie skal du således være opmærksom på og om denne type beskyttelse i så fald er nok, hvis mange har skriverettigheder.

TIP: For mere effektiv beskyttelse kan du kræve en adgangskode for at gemme ændringerne. Dette finder du samme sted, som skrivebeskyttelsen.

Ellers kan du begrænse formatering og redigering. Dette vender vi tilbage til.

Kasper Langmann, Partner i Proximo

Sådan fjerner du skrivebeskyttelse på et Word-dokument

Du skal være ejer af eller have skriverettigheder i dokumentet, for at kunne rydde dokumentets skrivebeskyttede status.

Har du det, gør du som når du skrivebeskytter:

1: Du klikker på ‘Oplysninger’ under fanen ‘Filer’.

2: Her klikker du på ‘Beskyt dokument’ (som er markeret med gult når skrivebeskyttelsen er aktiv). Her klikker du på første mulighed: ‘Åbn altid som skrivebeskyttet’, for at deaktivere funktionen:

Eksempel på at fjerne skrivebeskyttelse

3: Dokumentet er nu ikke længere skrivebeskyttet.

Sådan begrænser du redigering af dit Word-dokument

Som kort introduceret, kan du også beskytte dit dokument med en anden metode, nemlig ‘Begræns redigering’.

Det betyder, at når du åbner et dokument med begrænset redigering, begrænser Word hvad du kan ændre, alt efter hvad dokumentets ejer har givet tilladelse til.

Dette kan være for hele dokumentet eller dele af det.

Eksempelvis, kan du begrænse redigering til at man kun kan tilføje kommentarer, men ikke rette i selve indholdet.

Dette kunne være aktuelt til korrekturlæsning og feedback af dit materiale.

Som ved at aktivere skrivebeskyttelse, er denne metode også hurtig at aktivere – omend du har flere muligheder.

Du finder ‘Begræns redigering’ to steder:

  • Samme sted som skrivebeskyttelsen i ‘Beskyt dokument’ under ‘Oplysninger’.
  • Under ‘Gennemse’, hvor knappen er i højre side:
Begræns redigering

Der dukker nu (som på billedet) en rude op i højre side med forskellige muligheder.

Her kan du begrænse formateringen i form af skrifttyper under 1.

Men det er punkt 2, som er særligt interessant – nemlig ‘Redigeringsbegrænsninger’.

Det er i denne menu du vælger graden af din beskyttelse:

Begræns redigering

Disse bliver strengere og strengere, jo længere ned ad listen du kommer, hvor den ultimative er ‘Ingen ændringer’ (skrivebeskyttet).

Hvis du kun ønsker en delvis beskyttelse:

Her kan du markere den del af dokumentet, hvor du vil tillade ændringer. F.eks. en blok af et afsnit, en overskrift, en sætning eller et ord.

Hvis du vil markere mere end én del af dokumentet på samme tid, skal du markere den første ønskede del og derefter holde CTRL-tasten nede, mens du markerer de andre dele.

Når du har valgt begrænsningerne, klikker du under punkt 3 ‘ Begynd aktivering’.

Når du aktiverer beskyttelsen, beder Word dig om at lave et kodeord – adgangskoden er valgfri.

Men hvis du ikke tilføjer en adgangskode, kan enhver stoppe beskyttelsen.

Begræns redigering - aktiv

Herefter er dokumentet beskyttet.

Mulighederne er efter, hvilken begrænsning du har valgt. Men du kan ved mulighed 2 og 3 ikke rette i teksten overhovedet.

I opgaveruden forBegræns redigering’ vises knapper til at flytte til de områder af dokumentet, som der er tilladelse til at ændre.

Har du beskyttet hele dokumentet, vil dem som prøver at ændre dokumentet, få en fejlmeddelelse.

Ønsker du at stoppe begrænsningen klikker du på Stop beskyttelse’ og kan igen redigere dokumentet (såfremt du indtaster rigtigt kodeord).

Sådan!

Du kan nu skrivebeskytte dit Word-dokument og fjerne skrivebeskyttelsen igen.

Derudover har du stiftet bekendtskab med en anden metode, nemlig ‘Begræns redigering’, som kan give dig forskellige muligheder for at beskytte dit dokument.

Brug for at skrivebeskytte andre filer?

Vi har også en artikel om hvordan du skrivebeskytter dine Excel-filer. Du finder artiklen her