Overfør data fra et Excel-ark
til et andet med “kæder”

Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.

En kæde i Microsoft Excel er en reference til en eller en række celler i et andet regneark.

Sammenkædning med andre regneark og projektmapper er en ret almindelig opgave i Excel.

Det er smart at kunne lave disse kæder da dine Excel-filer herefter kan tale sammen og overføre data fra hinanden.

Jeg vil nu vise dig, hvordan du kan få dine nøgledata samlet ét sted ved at sammenkæde flere regneark.

Gratis video om kæder

Se min video hvor du lærer alt om kæder mellem ark på bare 3 minutter.

Foretrækker du at læse fremfor at se?

Så fortsæt herunder!

Sådan laver du en kæde

At lave kæder til andre regneark, kræver ikke mere end at linke til en celle i samme ark.

Download øvelsesfilerne

Inden du går i gang med resten af guiden, så download de 4 øvelsesfiler herunder og følg de trin jeg viser dig.

For at få den bedste forståelse for, hvordan kæder virker og oprettes, tager vi udgangspunkt i det eksempel du finder i øvelsesfilerne.

Vi har et firma som har tre afdelinger kaldet A, B & C. Firmaet vil gerne lave et samlet budget og skal derfor indhente budgetterne fra de enkelte afdelinger.

Eksempel til sammenkædning af flere regneark

For at de tre afdelingers budgetter kan sammenkædes til firmaets hovedbudget, åbnes alle regneark.

I vores tilfælde 4 styks; 3 afdelinger og oversigten.

Eksempel: Alle regneark til sammenkædning

Du kan herefter lave en sammenkædning i 4 enkle trin.

Da vi ønsker flere sammenkædninger, kræver det to ekstra trin så i løbet af 6 trin er hele budgetoversigten udfyldt!

1: Gå til oversigten og vælg den celle, som du vil hente data til. I mit eksempel B3.

2: Gør klar til at lave en syntaks / formel ved at lave ‘=’

3: Gå til fanen ‘Vis’ og klik på ‘Skift vindue’ (eller klik manuelt over i vinduet), og vælg dokumentet du vil sammenkæde. I dette eksempel den nederste valgmulighed ‘Proximo-Øvelsesfil-AFD.A’:

Eksempel på 'Skift vindue'

4: Nu markerer vi Afdeling A’s total på 1. kvartal, som vi finder i B10.
Denne bliver nu sat ind i oversigten:

Eksempel på sammenkædning

Tryk på Enter og du har sammenkædet cellerne i de to regneark.

Sådan – du har nu lavet en sammenkædning!

5: For at kunne kopiere formlen til de andre celler, skal vi have fjernet $-symbolerne i formlen.

$-symbolerne låser nemlig værdien, hvilket vi ikke ønsker til udregning af de andre værdier.

Fjern $-symbolerne

Et fif: I stedet for at sidde og manuelt fjerne $-symbolerne, kan du klikke på værdien og trykke F4 indtil de er væk.

F4 skifter mellem både at låse og låse op for cellerne.

Når der er et $ foran er værdien låst. Dermed kan F4 både låse kolonne og række, en blot en af dem.

Kasper Langmann, Partner i Proximo

6: Du kan nu kopiere formlen til de andre celler og herefter gentage processen for afdeling B og C.

Eksempel på kopiering af formel

Og hermed har du udfyldt din budgetoversigt:

Eksempel på sammenkædninger

Du vil også kunne stå i et scenarie hvor du skal addere flere sammenkædede værdier i et regneark.

Vi tager lige hurtigt et eksempel:

Virksomheden vil gerne have sammenlagt afdelingernes poster. Derfor skal afdelingernes budgettal for hver post lægges sammen i en ny oversigt, under den anden vi lige har lavet.

1: Det gør du på nøjagtig samme vis, hvor du først sammenkæder afdeling A.

2: I stedet for at trykke Enter, tilføjes et ‘+’ hvorefter næste celle sammenkædes og så fremdeles:

Eksempel på sammenkædning af flere celler i samme formel

Ellers er princippet fuldstændigt det samme, med samme trin fra før.

OBS: Da værdierne står ens i de forskellige regneark, kan formlerne nemt kopieres og inden for få øjeblikke, har du en komplet oversigt:

Udregnet eksempel med sammenkædninger

Sådan opdaterer du en kæde

Idéen med kæder er, at indholdet automatisk rettes når der ændres i den oprindelige celle/ regneark.

Så hvis vi nu ændrer i Afdeling A’s budget for 1. kvartal og gemmer, vil dette automatisk ændres i ‘Oversigt – Budget’.

Når vi nu åbner ‘Oversigt – Budget’ kan der komme to beskeder frem:

Eksempel med opdatering af sammenkædning
Eksempel med opdatering af sammenkædning

Enten får du en advarselsboks midt på skærmen hvor du trykker ‘Opdater’

Eller også får du en sikkerhedsadvarsel oppe over funktionslinjen, hvor du klikker på ‘Aktivér indhold’.

Herefter vil filen opdatere, overføre data og cellen rettes til:

Udregnet eksempel med sammenkædninger

Vil du slippe for manuelt at acceptere opdateringerne?

Det kan du også sagtens – det sker ved hjælp af ‘Startprompt‘ under ‘Rediger kæder’.

Det kræver bare at du markerer, at du ikke ønsker advarslerne.

Bare fortsæt med at læse – så får du svaret om et par linjer, når du lærer om at redigere kæderne.

Sådan redigerer du en kæde

Ønsker du at redigere eller afbryde en kæde, skal du benytte knappen ‘Rediger kæder’ under fanen ‘Data’.

Rediger kæder i Excel

Herefter får du følgende vindue frem:

Muligheder i 'Rediger kæder'

Her kan du både opdatere dine links i de forskellige regneark, ved at vælge ‘Opdater værdier’.

Her kan du også redigere kæden eller helt afbryde kæden.

Sidst, men ikke mindst, kan du også her ændre, at kæderne automatisk opdateres i stedet for at du skal manuelt acceptere en opdatering.

Det gør du ved at klikke på ‘Startprompt’, hvorefter du vælger den tredje mulighed:

Eksempel på 'Startprompt'

Typiske fejl og udfordringer

Det er smart at kunne linke til andre celler i både i andre projektmapper og ark, men dette kræver også noget opmærksomhed, vedligehold og påpasselighed.

Eksempelvis, hvis du tilføjer en ny linje i et regneark, så kan cellenummeret rykkes, men der følger linket ikke med. Dermed kan du få forkerte værdier i din oversigt.

I vores eksempel vil resultatet i Afdeling A’s budget ikke længere lægge i B10, hvis der tilføjes en post yderligere. Men linket i ‘Oversigt Budget’ vil fortsat returnere B10, indtil den får andet at vide.

Ligeledes afbrydes linket hvis du omdøber filen og skal hermed skifte kæde.

Sådan!

Du kan nu sammenkæde forskellige regneark i Microsoft Excel, samt efterfølgende opdatere og redigere dem. Du kan hermed samle dine opdaterede data ét sted og slipper for at skulle rette mange steder.