Pivottabeller i Excel – sådan gør du!
(inkl. video & øvelser)

Pivottabeller er verdens kraftigste værktøj til at generere rapporter over store mængder data.

En pivottabel omdanner hver kolonne i dit datasæt til felter som du kan bruge til at sammensætte rapporter på kryds og tværs.

I denne guide lærer du derfor at oprette, tilpasse og filtrere en pivottabel i Excel.

Alt hvad du har brug for, til at omdanne din data til overskuelige rapporter.

Det lærer du!

Se mit lynkursus om pivottabeller i Excel (6 minutter).

Foretrækker du at læse fremfor at se?

Så fortsæt herunder!

En pivottabel bruges til at lave rapporter.

Men hvad indebærer det?

Her er et eksempel

Laura arbejder for en distributør af kontorartikler.

Hun har, af sin chef, fået et data-eksport fra deres salgs-system der indeholder alle ordrer i perioden 31. marts, 2018 – 26. oktober, 2018.

Om 10 minutter skal Laura aflevere en rapport der viser hvor meget der er solgt for i hvert område (kolonne B), opdelt i hver produktkategori (kolonne D).

At lave sådan en rapport kan gøres med en masse SUM.HVIS og SUM.HVISER funktioner.

Men på 10 minutter!?! Det bliver svært.

Laura bruger en pivottabel og klarer det hele på 5 minutter.

Rapporten ser sådan her ud:

Laura har nu lavet en fuldstændig klar opdeling, og kan se præcist hvor meget der bliver solgt til hvilke områder – endda for hver enkelt varekategori!

Dette er et godt eksempel på hvor nemt det er at give din data mening med en pivottabel!

Nu er det din tur til at gå i Lauras fodspor, og oprette og bruge din helt egen pivottabel.

Download denne guides øvelsesfil

Vil du selv prøve at lave en pivottabel?

Så download vores gratis øvelsesfil og øv dig på det jeg viser i guiden!

Har du downloadet øvelsesfilen?

Perfekt – så lad os komme i gang med at indsætte og bruge en pivottabel 🙂

Følg de 4 trin herunder – og så er du klar til at lave rapporter på ingen tid.

Trin 1: Klargør og vælg data

Før du kan indsætte en pivottabel, skal du sørge for at din data er klar til en pivottabel.

Din data er klar når den står i det der kaldes ‘tabuleret form’. Det vil sige at den er opdelt i rækker, og data i hver række kun kan tilhøre den respektive række.

Som du kan se, skal alle cellerne i hver række kun tilhøre rækken, og må ikke tilhøre andre rækker.

Datoen 31-03-2018 i C3 hænger altså sammen med ordrenummeret 20100085 i A3. 

Det samme gælder for alle andre kolonner i datasættet.

-> Marker nu hvilken som helst celle i datasættet!

Trin 2: Klik på pivottabel-knappen

Gå nu til fanen ‘Indsæt’ og klik på knappen ‘Pivottabel’.

Trin 3: Vælg placering

I boksen der kommer frem, skal du nu vælge hvor du vil have din pivottabel.

Vælg ‘Nyt regneark’ og tryk ‘OK’.

Nu ser du pivottabellen til venstre i det nye ark, samt en ny menu til højre, der hedder ‘Pivottabelfelter’.

Selve pivottabellen ser lidt slatten ud lige nu 🙂

Lad os få pustet lidt liv i den!

Trin 4: Indsæt pivottabelfelter

For at få omdannet den tomme pivottabel til en rapport, skal du bruge menuen til højre i skærmen.

Tag et kig på den øverste halvdel af menuen ‘Pivottabelfelter’.

De felter du ser her, er kolonner fra dit datasæt som er blevet “oversat” til disse felter.

Du skal trække disse felter ned i områderne nederst i menuen for at skabe din rapport.

Hold musen over et felt og hold derefter venstre musetast nede og træk det ned til området.

Træk nu feltet Total til området Værdier, Område til området Rækker og Kategori til området Kolonner.

Sådan!

Godt gået – nu har du lavet en rapport med en pivottabel.

Det var ikke så svært, vel? 🙂

Din rapport ser nu sådan her ud:

BONUS: Se mig lave en pivottabel fra bunden!

En “out of the box” pivottabel passer ikke altid til dit behov, så du har brug for at kunne tilpasse den.

Det gør du fra de to nye faner der kommer frem når du markerer en celle i din pivottabel.

Fanen Analysér

Fra fanen ‘Analysér’ er der nogle vigtige værktøjer til dit arbejde med din pivottabel.

De vigtigste er:

1. Opdater: Tryk på denne knap når du har lavet ændringer i den bagvedliggende data til din pivottabel.
2. Skift datakilde: Tryk her og skift datakilde når du har tilføjet rækker eller kolonner til den bagvedliggende data.
3. Indsæt udsnitsværktøj: Brug udsnitsværktøjet hvis du vil have en hurtig mulighed for at filtrere din pivottabel.
4. Felter, elementer og sæt: Tilføj et ‘beregnet felt’ herfra. Dette svarer til at tilføje en kolonne med beregninger til din pivottabel. Denne bliver ikke tilføjet i den bagvedliggende data.

Fanen Design

Fra fanen ‘Design’ finder du en del valgmuligheder til at ændre udseendet på din pivottabel.

De vigtigste er:

1. Typografier: Vælg en typografi der passer til Excel filens design.
2. Indstillinger for pivottabeltypografi: Leg lidt rundt med mulighederne her, som ændrer på pivottabellens udseende.

Omarranger pivottabelfelter

En af pivottabellens største styrker er, at når først du har lavet en rapport, kan du ændre den efter behov på få sekunder.

Prøv eksempelvis at flyt feltet Kategori ned til området Rækker under feltet Område, og se hvad der sker…

Pivottabellen er nu opstillet anderledes, mere vertikalt end horisontalt.

Du kan også flytte andre felter ind og ud af områderne, og ændre rapporten fuldstændigt.

Klik på billedet herunder for at se hvordan pivottabellen ser ud når felterne er udskiftet.

For at sikre at din rapport kun viser relevant data, kan du filtrere pivottabellen.

Du filtrerer på felterne ganske nemt, ligesom med et helt normalt filter.

Klik blot på filterknapperne og fjern fluebenet i den data du ikke vil kigge på.

Prøv at fjern ‘Sjælland’ fra områderne (rækkenavne) og ‘Tilbehør’ fra kategorierne (kolonnenavne).

I denne guide har du lært at oprette og bruge verdens kraftigste rapport-værktøj: Excel’s pivottabel!

Med fanerne ‘Analysér’ og ‘Design’ er du kun få klik fra et tilpasse din pivottabel til dine behov.

Du kan nu oprette rapporter på få minutter, og ændre dem endnu hurtigere – ved blot at trække nye felter ind i din pivottabel.

Derudover har du lært at filtrere din pivottabel så kun den mest relevante data vises!

Andre ressourcer

Der er mere at lære om pivottabeller end hvad jeg har gennemgået i denne guide.

Fx pivotdiagrammer, beregnede felter, avanceret filtrering, værdifeltindstillinger, betinget formatering og udsnitsværktøjer.

Alt det lærer du i vores kursus ‘Pivottabeller’. 

Klik her og lær mere om kurset.