Sådan bruger du betinget formatering i Excel (4 eksempler)

Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.

Betinget formatering er en hjælp til at udforske og analysere data visuelt, samt identificere mønstre, problemer og tendenser.

Det er et omfattende, men effektivt værktøj til at kunne formatere dine data på forskellig vis på baggrund af betingelser.

Selvom ‘Betinget formatering’ er en stor mundfuld så hold dig ikke tilbage med at prøve – Rom blev ikke bygget på én dag!

Du får nu en introduktion og 4 eksempler på hvordan du bruger ‘betinget formatering’ i Excel – og om 10 minutter vil du allerede være godt på vej!

Download øvelsesfilen

Inden du går i gang med resten af guiden, så download øvelsesfilen og følg de trin jeg viser dig.

Download øvelsesfil

Sådan indsætter du betinget formatering

Du finder ‘Betinget formatering’ under fanen ‘Hjem’ i Excel.

Her har du mange foruddefinerede formateringsregler indenfor de forskellige regel-kategorier.

Det er nogle af disse, som vi tager udgangspunkt i, i denne artikel.

Betinget formatering i Excel

Du vil nu blive præsenteret for 4 muligheder for ‘Betinget formatering’ gennem 4 eksempler.

Herefter viser jeg dig afslutningsvist, hvordan du fjerner disse betingede formateringer igen.

Eksempel 1: ‘Regler for Fremhævning af celler’

Det er en temmelig kedelig proces at skimme data for at finde forskellige værdier.

Har du en stor datamængde er det faktisk ret øv – og ydermere er risikoen for menneskelige fejl høj.

Her kan du bruge ‘Betinget formatering’ til at fremhæve celler. Eksempelvis til at fremhæve tal som er højere eller mindre end et tal.

Lad os tage et eksempel fra den virkelige verden:

Johnny arbejder som bogholder i en virksomhed og har fået et udtræk over virksomhedens poster. Det er et langt regneark og i dag skal Johnny kun arbejde med omsætningstal, som står angivet med et minus foran tallet.

Når man sidder med mange linjer data kan det lille minus være ret irriterende at kigge efter.

Derfor laver Johnny en betinget formatering, som fremhæver de negative tal – smart og hurtigt!

Lad os prøve det samme – du kan følge med her og selv prøve i øvelsesfilen.

Vi arbejder med lidt mindre mængde data, men her starter vi med at markere cellerne, som vi vil have fremhævet de negative tal i:

Eksempel på 'Fremhæv celler'

Her går du ind og vælger ‘Regler for Fremhævning af celler’ under ‘Betinget formatering’.

I vores tilfælde skal vi jo finde tal som er negative. Derfor vælges ‘Mindre end…’:

Eksempel med mindre end

Indtast den værdi og formateringsstil som du ønsker – i vores tilfælde skal tallene være mindre end 0 (vi lader bare stilen være standard):

Eksempel med mindre end 0

Når du klikker ‘OK’, vil cellerne blive formateret.

Her er resultatet at tal mindre end 0 (-tal) bliver markeret:

Eksempel med fremhævede tal

Eksempel 2: ‘Regler for Fremhævning af celler’ – med tekst

Det er ikke kun tal, som du kan formatere/ fremhæve, men også tekst.

Eksempel:

Louise og Frank har en boligbutik, hvor de skal holde status.

De har en lagerliste, som mildest talt bliver uoverskuelig, når det står hulter-til-bulter.

Her kan de fremhæve de forskellige kategorier med forskellige farver, så processen bliver lettere.

Lad os prøve det samme med vores egen lille lagerstatus:

Eksempel på kategoriopdeling

Vi har en liste med varenumre og kategori. Her vil vi have fremhævet de forskellige kategorier.

Markér listen og vælg igen ‘Regler for Fremhævning af celler’ under ‘Betinget formatering’.

Her vælger du ‘Tekst, der indeholder…’:

Eksempel på formatering efter tekst

Som før kan vi nu indtaste hvilke celler der skal formateres. Her indtaster vi navnet på kategorien og vælger farve.

I eksemplet formaterer vi ‘Brugskunst’.
Når vi har trykket ‘OK’, vil varenumre med kategorien brugskunst være farvet grønne.

Vi gentager nu processen med de andre kategorier.

Og så ender vi hurtigt med en lagerliste der ser sådan her ud:

Eksempel på kategoriopdeling

TIP: Du kan i dialogboksen vælge ‘Brugerdefineret format’ i stedet for de forudbestemte farver og her selv vælge andre farver, skrifttype m.m. til dine formateringer.

-Sådan har jeg blandt andet lavet den orange formatering for ‘Dug’

Kasper Langmann, Partner i Proximo

Eksempel 3: ‘Regler for højeste/laveste’

Udover fremhævningen af celler ved at søge specifikt i datasættet, kan du også få ‘Betinget formatering’ til at f.eks. beregne og fremhæve værdier, som er større/ mindre end middel, i dit datasæt. Her kan formateringen også vise de øverste og nederste %.

Eksempel:

Kira har en webshop og interesseret i at se hvilke af hendes varer, der har solgt bedst. Derfor trækker hun en liste over omsætningen af de forskellige produkter og vælger her at få fremhævet de 25% højeste omsætninger.

Vi prøver nu at gøre det samme.

Vi har nu nogle varer, repræsenteret som varenr. A-Æ, som har solgt for beløbet til højre:

Eksempel på 'Regler for højeste/laveste'

Når vi har markeret de celler vi vil formatere efter, går vi endnu engang op i ‘Betinget formatering’

Her vælges ‘Regler for højeste/laveste’ efterfulgt i dette tilfælde af ‘Øverste 10%’:

Eksempel på 'Øverste 10%'

Vi ville, som Kira, dog gerne have en formatering der viste de 25% højeste omsætninger. Derfor tilpasses % fra 10 til 25.

Hertil vælger vi farven grøn til højre – fordi det vil vi bare gerne have .

Eksempel med top 25%

Og når vi igen trykker OK, så får vi de varenumre, som repræsenter de 25% bedst sælgende varer:

Eksempel med top 25%

Eksempel 4: ‘Farveskalaer’

Okay, vi skulle faktisk til at runde af med eksemplerne, men jeg synes lige at jeg hurtigt vil vise dig hvordan ‘Betinget formatering’ også kan rangere data visuelt, gennem f.eks. farveskalaer.

Her tager jeg udgangspunkt i Danmarks gennemsnitlige max. temperaturer året rundt.

Derfor har vi de 12 måneder nedad og de tilhørende temperaturer.

Eksempel på 'Farveskala'

Som de andre gange markerer du cellerne, som skal formateres og går til ‘Betinget formatering’.

Her vælger du ‘Farveskalaer’ – i vores tilfælde vil jeg gerne symbolisere kold og varm og vælger den markerede udgave.

Du kan prøve dig frem og holder du musen henover, får du forhåndsvist formateringen på dine data.

Eksempel på 'Farveskala'

Tryk OK og vupti – så har du temperaturer med farveskala:

Eksempel på 'Farveskala' på temperaturer

Sådan fjerner du betinget formatering

For at fjerne en betinget formateringsregel skal vi benytte ‘Ryd regler’.

Ønsker du ikke at fjerne formateringen fra et helt ark, så markér cellerne som du ønsker at fjerne formateringen fra.

1: Gå ind under ‘Betinget formatering’ under fanen ‘Hjem’ – her vælger du ‘Ryd regler’

2: Vælg herefter den af mulighederne, som passer på din situation:

Eksempel på 'Ryd regler'

Og så er formateringen væk igen.

Sådan!

Du har nu fået en introduktion til et hav af muligheder inden for ‘Betinget formatering’ – Samt hvordan du fjerner dem igen!

Du kender nu de prædefinerede regler indenfor:

  • Fremhævning af celler – både tal og tekst.
  • Højeste/ laveste – i vores tilfælde hvordan du tilpasser %-satsen til dine ønsker.
  • Farveskala af data.

Har du klaret øvelsesfilen, kan du bare lege videre og udforske nogle af de mange andre foruddefinerede regler.

God fornøjelse!

Lær mere:

Arbejder du med datamængder, kan det også være en rigtig god hjælp at kunne lave filtre i Excel.

Lær hvordan du får mulighed for at sortere dine data her