Hvad er Business Intelligence?
Og skal du bruge Excel?

Du behøver ikke en avanceret Business Intelligence applikation for at kunne få indsigt i din virksomheds data og oprette rapporter.

Langt hen ad vejen kan Excel hjælpe dig 💪

I denne artikel ser vi på, hvad Business Intelligence (BI) er, og hvordan man kan bruge Excel til formålet, samt hvilke fordele og ulemper der er ved at bruge Excel til BI.

Hvad er Business Intelligence (BI)?

Begrebet Business Intelligence (BI) bruges til at beskrive en proces, hvormed rå data fra en virksomhed ved hjælp af softwareløsninger omdannes til indsigtsfuld information, der kan hjælpe virksomhedens aktører med at træffe beslutninger på vegne af organisationen.

Wow – lidt af en mundfuld af en sætning, men det er slet ikke så kompliceret, som det lyder 📈

I denne artikel gennemgår vi følgende måder, hvorpå du kan anvende Excel som BI-værktøj:

• Fremstilling af rapporter
• Analyse af processer
• Fremstilling af visuelle præsentationer, som viser data, som de er her og nu
• Indsamling af data
• Forudsige en bestemt tendens eller retning

Vi vil gennemgå disse punkter ganske kort, så du kan få en bedre idé om, hvordan Excel kan bruges til Business Intelligence 👇

Power BI er blot én af mange

Mange bruger begrebet “Power BI” i flæng, når de blot mener “Business Intelligence” 🤯

Power BI Microsofts eget Business Intelligence værktøj og er også et af de mest anvendte systemer.

Mange af funktionerne, som man anvender i denne software, har ordet “Power” foran. Så funktioner i denne software hedder “Power Query”, “Power BI”, “Power Pivot”, selv om man blot mener de mere overordnede ting til at lave dataanalyse og visualiseringer med.

Fremstilling af rapporter

Rapportering er en vigtig del af dagligdagen i en virksomhed.

Ved eksempelvis at følge, hvordan salget i et område går, kan det blive lettere at træffe de rigtige beslutninger angående salg fremadrettet.

Et eksempel på en rapport over salget pr. område kunne se således ud:

Rapporter som ovenstående hjælper med at visualisere data og kan pege på, hvor der eksempelvis er plads til forbedring.

I det hypotetiske eksempel ovenfor kunne det se ud, som om det ville være værd at kigge på eller måske ændre strategi i Finland, hvis man kigger på salgstallene alene.

Analyse af processer

En proces eller en arbejdsgang er en fast bestanddel på en arbejdsplads.

Processer kan dog blive komplicerede, bøvlede eller tage unødigt lang tid, hvis ikke de følger med udviklingen af virksomheden.

Ved hjælp af dataanalyse er det muligt f.eks. at måle på, hvor lang tid en proces tager, eller om der er noget “i vejen” med den, ved helt simpelt at følge udviklingen over tid.

Herover er et tænkt eksempel, hvor en virksomhed tæller timer sammen for forskellige processer eller arbejdsgange.

Forsendelsen af varer tager længere og længere tid. Og det bør virksomheden se nærmere på.

Tager det længere tid i marts, fordi der er flere varer? Det er jo godt 👍

Eller tager forsendelserne længere tid, fordi der er blevet ansat nye medarbejdere, som mangler oplæring?

Uanset hvad er ovenstående et eksempel på, hvordan man ved hjælp af Excel kan visualisere data og dermed skabe et overblik over processer og arbejdsgange i virksomheden.

Visuelle opstillinger af data, som de er her og nu

En visuel præsentation af data her og nu kaldes også for “dashboards”.

Disse præsentationer viser f.eks., hvor mange ordrer der er i gang netop nu, eller hvor mange personer der er i telefonkøen. Værdierne ændrer sig hele tiden.

Sådanne “dashboards” er nyttige, når man skal reagere på noget her og nu. Man kan sige de kan bruges som “alarmoversigter”.

Indsamling af data

Ud over at oprette rapporter, så er et BI-værktøj velegnet til at indsamle data fra forskellige datakilder.

En datakilde kan være alle former for ustrukturerede data, som ikke nødvendigvis giver mening, når man ser på det med det blotte øje.

En datakilde kan være en database, en stor tekstfil eller et regneark for bare at nævne et par eksempler.

I stedet for møjsommeligt at indlæse data igen og igen, så har Excel en funktion, som hele tiden har forbindelse til de forskellige kilder.

Ved at klikke på “Data” fanebladet i Excel, får man adgang til forskellige funktioner, hvor man kan hente data fra forskellige kilder.

Nu kan du selv loade dine data direkte ind i Excel via en af mulighederne i dropdown-menuen.

Forudsige en bestemt tendens eller retning

Når vi har at gøre med store mængder ustrukturerede data, er der altid en risiko for, at man overser den større sammenhæng, fordi der er så meget information 🤯

Disse data kan f.eks. være salgstallene for din virksomhed de seneste 3 år.

Du vil nemt kunne komme til at overse en tendens, som betyder, at salget i din virksomhed helt stopper.

Her er det en fordel at kunne oprette diagrammer eller oprette rapporter, så man kan se, i hvilken retning salget tenderer.

Derved kan man rette op på salget i tide. Således kan du tage tingene i opløbet, inden du mister penge.

Igen: BI hjælper dig med at tage beslutninger. Tag blot “Finlands-eksemplet” igen:

For at kunne konkludere, om der er en tendens til, at salget i Finland halter, er du naturligvis nødt til at kigge på mange måneder, hvis ikke flere års data.

Men hvis man behandler den slags data og systematiserer den i et program som Excel, kan det skabe et overblik, som man måske ikke havde før.

Hvorfor Excel er et godt BI-værktøj

Excel er yderst brugbart som et værktøj til Business Intelligence.

Ofte kan man opsætte og forberede forespørgsler, så man senere med et enkelt klik kan hente data på tværs af anden software, skyen og andre datasæt.

Både den installerede version af Excel og Excel Online er glimrende til at analyse data med.

Excel kan meget hurtigt visualisere data

Med nye funktioner fra Excel er det muligt hurtigt at få en tabel lavet om til en graf eller pivottabeller, så du kan analysere data.

Selv om du bruger “big data”, som ligger på nettet, andre servere og “i skyen”, kan du hurtigt få adgang til analyseværktøjer.

Ved at gå ind i et tomt Excel ark kan du prøve at klikke på fanen “Data” og derefter “Hent data”.

Her kan du se, hvor mange datakilder du kan vælge. Mange af dem er eksterne systemer. Igennem disse forbindelser kan du udforske data.

Excel har mange funktioner

Excel har over 400 funktioner, som du kan bruge til at kombinere data på. Du kan nemt behandle selv store mængder ustrukturerede data.

Excel kan mere

Excel er ikke blot et BI-værktøj.

Det er også i stand til mange andre ting, som gør det er meget alsidigt i forhold til et Business Intelligence værktøj, hvis funktion udelukkende er at sortere i virksomhedens data.

Excel kan tilpasses

Excel er meget alsidig, så derfor kan du tilpasse mange ting, næsten som du har lyst til.

På den måde kan selv store datamængder fra eksterne systemer gøres overskuelige og letlæselige for alle. Dataanalyse er meget ligetil med Excel.

Hvorfor Excel er et mindre godt BI-værktøj

Der er dog ting, som gør, at Excel ikke nødvendigvis vil være dit valg.

Besværligt at samarbejde med andre om et datasæt

Selv i Excel Online kan det være problematisk, hvis du skal arbejde sammen med andre om dine data. Da er andre værktøjer mere effektive og nemmere at have med at gøre.

Det er svært at oprette forbindelse på tværs af organisationen, f.eks. ved at dele oplysninger, et bibliotek eller i filer.

Excel har svært ved meget store mængder data

Excel kan klare langt de fleste opgaver uden problemer.

Men begynder du at skulle lave analyse af flere års data og salgstal med flere gigabyte af data, så vil Excel sløve ned.

Forretningsdata har en tendens til at være i meget store mængder, som kan besværliggøre rapportering.

Da findes der andre værktøjer, som kan håndtere disse datamængder.

Besværligt at lave overvågning

I Excel er det ikke altid lige til at lave dashboards og andre funktioner, som viser data her og nu. Ofte skal man tvinge en “opdatering”.

Dette er uhensigtsmæssigt, når man f.eks. ønsker en slags overvågning eller realtids-dashboards.

Her findes der også andre værktøjer, som er mere effektive.

Godt gået – Hvad så nu?

Du nåede i mål – puha! 😮‍💨

Du er nu forhåbentlig blevet klogere på, hvad Business Intelligence (BI) er, og i hvilke situationer Excel er et helt udmærket program til formålet på grund af sin brugervenlighed og sine mange funktioner.

Vi har gennemgået, hvordan du bruger Excel til Business Intelligence ved for eksempel at:

• Fremstille rapporter
• Analysere processer
• Visuelle præsentationer af data, som de er her og nu (dashboards)
• Indsamle data
• Forudsige eller stille skarpt på en tendens

Business Intelligence er en af hjørnestenene i mange virksomheder – for at blive bedre, er vi nemlig nødt til at kunne analysere de data, der er tilgængelige.

Vil du blive endnu klogere på, hvordan du kan anvende Excels mere avancerede funktioner? Så skynd dig at tilmelde dig mit gratis online Excel kursus.