Beregn din arbejdstid i Excel

Skrevet af Kasper Langmann, Microsoft Office Specialist.

Skal du udregne din arbejdstid, overarbejde eller antal timer du har brugt i anden sammenhæng, kan du løbe ind i problemer i Excel.

Her er formatering af tiden afgørende for, at du ikke løber ind i problemer, når du prøver at beregne tiden.

Jeg vil nu vise dig, hvordan du kan beregne din arbejdstid og evt. overarbejdstid i Excel, ved hjælp af et brugerdefineret format.

Det kan du gøre i få trin – om fem minutter ved du hvordan!

Download øvelsesfilen

Inden du går i gang med resten af guiden, så download øvelsesfilen og følg de trin jeg viser dig.

Download øvelsesfil
Download øvelsesfil

*Denne artikel er skrevet i Excel 2019 til Windows, men gælder også for Excel 2010, 2013 og 2016.
Læs alt om Office 2019/Office 365 og opgrader din Office version her.

Sådan beregner du tid i rigtigt format i 8 (nemme) trin!

I det skema, som du ønsker at beregne tider på, skal du her angive tiden ved at adskille timer og minutter med kolon (:).

Er du meget detaljeret og skal have sekunder med også, så sker dette også med et ekstra kolon – f.eks. 10:30:21.

I vores eksempel, som du også finder i øvelsesfilen, har vi en timeseddel for en vilkårlig uge. Her har vi både starttidspunkt og sluttidspunkt for således at kunne regne den totale arbejdstid ud.

(Her er vi så heldige at der er betalt frokostpause 😉. Ellers kan du f.eks. lave en ekstra kolonne, hvor pausen fratrækkes)

Eksempel arbejdstider på timeseddel

1: Når du har dit skema klart med tider i kolonner, er vi klar til at gå i gang.

2: Fratræk tiderne hinanden – start trækkes fra slut.

Start med mandag og træk herefter/ kopier formlen ned til og med fredag.

Herefter har du et skema med arbejdstider:

Eksempel på arbejdstimer pr dag

Det virker jo nemt nok og så bare en Autosum – så er det jo klaret…!?

Men nej, som oftest vil du opleve fejl.

Dette skyldes at Excel bruger klokkeslætsformatet som standard og her begynder tiden forfra efter 24 timer – for så starter en ny dag.

Det ser du nu.

3: Brug Autosum enten ved hjælp af knappen i fanen ‘Hjem’ eller genvejstasten Alt+=

Eksempel med autosum

Så langt så godt, men resultatet nu bliver ikke det, som vi skal bruge:

Eksempel med forkert timetal

I eksemplet har vi kun arbejdet 21 timer. Det vil være en ret dårlig handel, da vi har arbejdet over dobbelt så meget.

Altså er problemet, at Excel bruger klokkeslætsformatet HH:MM til at vise den forløbne tid.

For at undgå problemet skal vi således have ændret formatet til et brugerdefineret format, som ikke starter forfra efter 24 timer.

4: Markér cellen hvor de sammenlagte timer skal være – i vores eksempel D9.
Åben herefter formateringsdialogboksen – det gør du hurtigt med genvejstasten Ctrl+1.

5: I dialogboksen vælges det brugerdefinerede talformat [t]:mm og klik ‘OK’

Dette viser forløbne timer og minutter.

Eksempel på formatering

6: Markér cellen hvor de sammenlagte timer skal være – i vores eksempel D9. Åben herefter formateringsdialogboksen – det gør du hurtigt med genvejstasten Ctrl+1.

7: I dialogboksen vælges det brugerdefinerede talformat [t]:mm og klik ‘OK’

Dette viser forløbne timer og minutter.

Eksempel med rigtige timer

Sådan! Nu har vi et rigtigt format til at udregne timer.

8: Hvis du vil, kan du tilføje udregning af overarbejdstimer.

Det gør du let ved blot at fratrække den normale arbejdstid (her 37 timer) fra antallet af timer, som du har arbejdet (her 45 timer).

Du står i dette eksempel således med 8 overarbejdstimer:

Færdigt eksempel med overarbejde

Sådan!

Du kan nu skifte tidsformat i Excel, så du og Excel nu kan udregne dine timetal korrekt.

Dato og tid i EXCEL

Udover udregning af arbejdstid, kan du også støde på at skulle arbejde med tid og datoer i andre sammenhænge.

Her har vi også lidt læsestof:

  • Guide til funktionerne DATO og TID – klik her
  • Beregn antal dage mellem to datoer – klik her
  • Automatisk dags dato – klik her
  • Udregning af ugenummer – klik her